যখন আপনি আপনার কাজ গ্রহণ করেন, তখন মানব সম্পদ বিভাগ বা আপনার সুপারভাইজার আপনার সময়সূচী নিয়ে আলোচনা করেছিলেন এবং তারা প্রস্তাবিত ঘন্টাগুলিতে আপনি সম্মত হন। যে সময় আপনি সময়সূচী গ্রহণ করেছিলেন, সম্ভবত আপনার জানার কোন উপায় ছিল না যে আপনার পরিস্থিতিগুলি পরিবর্তিত হবে অথবা আপনি যেসমস্ত রাতে সম্মত হবেন সেই সময়ে আপনি কেবল কাজ করতে পারবেন না। যদি আপনি ক্রমাগত দেরী হয়ে থাকেন বা আপনার ব্যক্তিগত পরিস্থিতিতে পরবর্তীতে কাজ করার বিষয়ে রিপোর্ট করার প্রয়োজন হয়, তাহলে আপনার সুপারভাইজারকে পরে শুরু করার জন্য লিখিতভাবে জিজ্ঞাসা করা ভাল। একটি লিখিত অনুরোধ জমা দেওয়ার অনুরোধ আপনার অনুরোধ অস্বীকার করা হয় বা আপনার সময়সূচী পরিবর্তিত হয় এবং আপনার এটি প্রমাণ প্রয়োজন হলে আপনার অনুরোধের আনুষ্ঠানিক রেকর্ড তৈরি করে।
প্রারম্ভিক অনুমতি পত্রের জন্য আনুষ্ঠানিক পত্র বিন্যাস ব্যবহার করুন
এটি একটি আনুষ্ঠানিক অনুরোধ কারণ, আপনার লিখিত অনুরোধটি সঠিক ব্যবসায়িক অক্ষর বিন্যাসে রচনা করুন। ব্যবসায় চিঠিপত্র সাধারণত ব্লক বিন্যাসে, যার অর্থ অনুচ্ছেদের বাম মার্জিনের সাথে ফ্লাশ হয়; অনুচ্ছেদের ইন্ডেন্ট না। আপনার চিঠি, addressee এর নাম এবং ঠিকানা, বিষয় লাইন, শরীর এবং বন্ধ অভিবাদন তারিখ বাম মার্জিন সঙ্গে ফ্লাশ হয়। আপনার বিষয় লাইনটি আপনার নাম, অবস্থান এবং কর্মচারী সংখ্যাটি যদি আপনার সামাজিক নিরাপত্তা নম্বর থেকে আলাদা থাকে তবে - আপনার নিরাপত্তার কারণে আপনার সোশ্যাল সিকিউরিটিটি এমন একটি চিঠিতে অন্তর্ভুক্ত করবেন না যা কোনও ব্যক্তির ডেস্কে থাকতে পারে যাকে এটি জানতে হবে না । উপরন্তু, আপনার চিঠিটির জন্য সাদা বা বন্ধ সাদা কাগজ ব্যবহার করুন, টাইমস নিউ রোমান বা ক্যালিব্রি মত একটি ফন্ট, এবং আপনি আপনার কপিরাইট দিয়ে আপনার সুপারভাইজার এবং মানব সম্পদ বিভাগ সরবরাহ করার আগে আপনার নাম সন্নিবেশ করুন।
আপনার অফিসটি মূলত কাগজহীন এবং ইমেলের মাধ্যমে যোগাযোগ করা হলে আপনি পরিবর্তে ইমেল কাজ করার জন্য দেরী করতে প্রস্তুত করতে পারেন। ভাষাটি আনুষ্ঠানিকভাবে রাখুন, অথবা একটি চিঠি হিসাবে আপনার অনুরোধ প্রস্তুত করুন এবং পরিবর্তে এটি একটি ইমেল সংযুক্ত করুন।
সরাসরি আপনার অনুরোধ রাজ্য
আপনার প্রকৃত অনুরোধে পাঠানোর আগে পাঠকের সম্পূর্ণ চিঠি স্ক্যান করার পরিবর্তে, আপনার চিঠির প্রথম অনুচ্ছেদের অনুরোধটি জানান। উদাহরণস্বরূপ, আপনি লিখতে পারেন, "আমি 14 ই জুন, ২013 তারিখে, এবং 14 জুন, ২018 তারিখে, 14 ই জুন, ২013 তারিখে ক্রয় বিভাগে একটি এন্ট্রি-লেভেল এজেন্ট হিসাবে কাজ শুরু করেছিলাম, সিনিয়র ক্রয় এজেন্টে উন্নীত হয়েছিল। আমার বর্তমান কর্মসূচিটি 8 টা থেকে 8 টা পর্যন্ত। সোমবার থেকে শুক্রবার 5 টা পর্যন্ত, এই চিঠির উদ্দেশ্য একটি সময়সূচী পরিবর্তনের অনুরোধ করা যাতে আমার ঘন্টা 9 টা থেকে সন্ধ্যা 6 টা পর্যন্ত"
দেরি করবেন না
ইতিবাচক স্বরে আপনার অনুরোধটি ফ্রেম করুন এবং "দেরী" শব্দটির ব্যবহার এড়াতে। আপনি স্থায়ী সময়সূচী পরিবর্তনের অনুরোধ করছেন, আপনি বিভিন্ন ঘন্টার জন্য জিজ্ঞাসা করছেন, প্রতি দিন দেরী করার অনুমতি নেই। এবং আপনি আপনার সুপারভাইজার কাজ করার জন্য দেরি হয়ে যাওয়ার সময় দ্বারা আপনার কাজের ঘন্টা কমাতে অনুরোধ করছেন না। যদি আপনার অনুরোধ একটি নির্দিষ্ট সময়সীমার জন্য হয়, তাহলে এই চিঠির উদ্দেশ্য অনুসারে, "এই চিঠির উদ্দেশ্য একটি সময়সূচী পরিবর্তনের অনুরোধ করা যাতে 1 এপ্রিল থেকে 30 এপ্রিল সন্নিবেশ বছর আমার ঘন্টা 9 মি.মি. পর্যন্ত 6 পিএম হয়ে যায়।"
একটি নিখুঁত কারণ দিন
আপনার নিয়োগকর্তার সাথে সৎ থাকার ক্ষেত্রেও এটি ভাল অনুশীলন, যদি আপনি একটি ঘন্টার মধ্যে আসতে অনুরোধ করেন কারণ আপনি সকালের লোক নন এবং আপনি এটি সময়ের সাথে নাও করতে পারেন তবে আপনি এটি পুনর্বিবেচনা করতে পারেন আপনার অনুরোধের জন্য একটি যুক্তিসঙ্গত ভিত্তিতে। কিন্তু আপনার কারণ যদি আপনার ব্যক্তিগত বা পারিবারিক দায় থাকে যা আপনার কাজে যাওয়ার অতিরিক্ত সময় থাকে তবে সেটি আরও ভালোভাবে পরিসেবা দেওয়া যেতে পারে। আপনি খুব ব্যক্তিগত হতে হবে না; উদাহরণস্বরূপ, আপনার সন্তানের দিন যত্ন বা আপনার পত্নী সঙ্গে carpooling থেকে বাছাই করা, অনুরোধের জন্য যুক্তিসঙ্গত ভিত্তিতে মনে হচ্ছে। যাইহোক, আপনি আপনার সুপারভাইজার বা ব্যবস্থাপকের সাথে আপনার সম্পর্কের উপর ভিত্তি করে বিচারক হন এবং আপনি কোন নির্দিষ্ট সময়সূচী পরিবর্তন করতে চান তা নির্দিষ্টভাবে জানতে চান কিনা তা নির্ধারণ করুন।
এটা নিয়োগকর্তা এর সময় মূল্যবান করা
আপনার অনুরোধ যদি আপনি ক্রমাগত দেরী হয়ে থাকেন এবং আপনি বিশ্বাস করেন যে আপনার নির্দিষ্ট সময়সূচী থেকে এক ঘণ্টার মধ্যে পরে আসার সময় আপনাকে কার্যক্ষেত্রে রিপোর্ট করতে সহায়তা করবে, সময়মত কাজ করার সাথে আপনার চ্যালেঞ্জগুলি সম্পর্কে স্পষ্ট হোন। আপনি যদি একটি পৃথক সময়সূচী ছিল আপনার উপস্থিতি উল্লেখযোগ্যভাবে উন্নতি করতে পারে যে সুপারিশ। এটি আপনার কাজের কার্যকারিতাটির একটি দৃষ্টিভঙ্গি সম্বলিত একটি উপায় এবং আপনি আপনার চিঠিতে উল্লেখ করতে পারেন যে আপনি উপস্থিতির সমস্যা এলাকাটির সমাধান করে আপনার কর্মক্ষমতা উন্নত করার জন্য সক্রিয় হওয়ার চেষ্টা করছেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি এই বাক্যটি শুরু করতে পারেন, "আমার মনে হয় নতুন কাজের ঘন্টাগুলি ব্যবসার উপর নিম্নলিখিত ইতিবাচক প্রভাব ফেলবে …"
আশ্বাস প্রদান করুন
আপনি আপনার সুপারভাইজারকে আশ্বস্ত করার প্রয়োজনীয়তা অনুভব করতে পারেন যে আপনার সময়সূচী পরিবর্তন বিভাগের ক্রিয়াকলাপগুলি বা কর্মক্ষেত্রে পরিচালনা করার আপনার দক্ষতাকে নেতিবাচকভাবে প্রভাবিত করবে না। আপনি যে গ্রাহক কলগুলি পেয়েছেন তা ট্র্যাক করেছেন এবং লক্ষ্য করুন যে আপনার গ্রাহকরা প্রায় 9 a.m. এর পরে কল করুন, তারপরে আপনি আপনার চিঠিতে যোগ করতে পারেন যে আপনি গ্রাহক কলগুলিতে শীর্ষে নজর রাখছেন এবং সময়সূচী পরিবর্তন সংস্থাকে উপকৃত করতে পারে। আপনার চিঠিতে, আপনি এও উল্লেখ করতে পারেন যে আপনি আপনার সমস্ত নির্ধারিত কাজগুলি সম্পন্ন করার কোনও চ্যালেঞ্জ দেখেন না, এটি আরও নিশ্চিত করে যে আপনি এটি নিয়ে চিন্তা করেছেন এবং নির্ধারিত সময়সূচী পরিবর্তনের কারণে সমস্যাগুলি হবেনা।
অনুসরণ করুন
অফিসে দেরিতে আসার জন্য আপনার চিঠির চূড়ান্ত অনুচ্ছেদটি আপনার অনুরোধটি পুনঃস্থাপন করা উচিত এবং যদি সময়সূচী পরিবর্তন স্থায়ী হয় তবে সেই তারিখটি দিন যা আপনি পরিবর্তনটি কার্যকর করতে চান তা দিন। সময়সূচী পরিবর্তন বাস্তবায়ন করতে আপনি প্রয়োজন অতিরিক্ত কাগজপত্র আছে কিনা তা জিজ্ঞাসা করুন। এটি অন্তত কাগজপত্র সম্পর্কে আপনার প্রতিক্রিয়া জানানোর জন্য এইচআর বিভাগ বা আপনার সুপারভাইজারের উপর জোর দেয়। এছাড়াও, যখন এই ভাবে লিখিত হয় তখন এটি এমন একটি অক্ষরের চেয়ে বেশি ইতিবাচক শোনাচ্ছে যা আপনাকে নিশ্চিত করে যে অনুরোধটি অনুমোদিত হবে। এইচআর বিভাগ ও সুপারভাইজারকে তাদের বিবেচনায় ধন্যবাদ এবং আপনি যখন অনুমোদন পেতে ফলোআপ করবেন তখন তাদের জানাবেন।
