একটি paperless অফিস পরিবেশ সাহায্য করতে পারে, কিন্তু একটি পর্যাপ্ত কর্মপ্রবাহ সিস্টেম স্থাপন করা হয় না, কিন্তু এটি প্রক্রিয়া মাথাব্যথা তৈরি করতে পারেন। ডিজিটাল স্পেসে সবকিছু সরাতে ডকুমেন্ট কন্ট্রোল এবং ওয়ার্কফ্লো পদ্ধতিগুলি ইনস্টল করার প্রয়োজন যা সংক্রমণে কিছুই হারিয়ে যায় না। যখন শারীরিক ইন-বক্সগুলি ইতিহাসের ধুলোবিনে ফিরে আসে, তখন ভার্চুয়ালগুলি তাদের প্রতিস্থাপন করতে হবে।
ডিজিটাল যাচ্ছে
একটি paperless অফিসে, লক্ষ্য অনলাইন সম্ভব সবকিছু সরানো হয়। মুদ্রিত নথিগুলি স্ক্যান করা হয় এবং আপনার কম্পিউটার সিস্টেমে একটি ভাগ করা স্থানে রাখা হয় যেখানে অনুমোদিত ব্যবহারকারীরা তাদের অ্যাক্সেস করতে পারে। পরিবেশগত সুবিধার পাশাপাশি, একটি ভাল পরিচালিত কাগজহীন অফিস ঐতিহ্যগত ফাইলিং সিস্টেমগুলির চেয়ে তথ্য সহজে খুঁজে পেতে পারে। একটি ভার্চুয়াল সংরক্ষণাগারের ফোল্ডারগুলি পুরোনো দস্তাবেজগুলি সংরক্ষণ করে যাতে তারা ঘন ঘন অ্যাক্সেস করা এলাকাগুলিকে নষ্ট করে না তবে প্রয়োজনে এখনও উপলব্ধ থাকে।
ভাগ করা ক্যালেন্ডার
একটি ভাগ করা ক্যালেন্ডারে কর্মচারী সময়সূচী মুভিং নিয়োগকর্তা ছুটির সময় এবং কাজের সময়সূচী প্রভাবিত অন্যান্য বিষয় পরিচালনা করতে পারবেন। এটি সহকর্মীদের মিটিং এবং অন্যান্য নির্ধারিত ইভেন্ট ট্র্যাক করতে পারবেন। কাজ ক্যালেন্ডারগুলি ভাগ করে এমন দলগুলি কার মধ্যে রয়েছে এবং কে অফিস থেকে বাইরে রয়েছে তা পর্যবেক্ষণ করতে এবং সেই সাথে প্রকল্পগুলিতে কার্যপ্রবাহ গঠন করতে সক্ষম। সপ্তাহের শেষের দিকে কোনও প্রধান স্টেকহোল্ডাররা একটি সম্মেলনের দিকে যাচ্ছেন তা দেখতে সক্ষম হওয়ায়, উদাহরণস্বরূপ, কোনও কী দস্তাবেজ খসড়া বা চুক্তির খসড়া পেতে দ্রুত অনুপ্রাণিত হতে পারে যাতে সেই স্টেকহোল্ডারদের তাদের ইনপুট অফার করার সুযোগ পান কন্টেন্ট সম্পন্ন করা হয়।
নথি ব্যবস্থাপনা
কাগজপত্রের অফিসগুলিতে এমন একটি সিস্টেম দরকার যা নথিগুলি কীভাবে রক্ষণাবেক্ষণ এবং সঞ্চয় করা যায় তা জারি করে। ডকুমেন্টগুলি খুঁজে পাওয়া সহজ করতে একটি নথি নামকরণ কনভেনশন এবং ফোল্ডার গঠন তৈরি করুন। ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম প্রায়ই "চেক আউট" এবং ট্র্যাকিং ট্র্যাক উভয় জন্য অনুমতি দেয়। এটি একাধিক লোককে একই সময়ে একটি নথিতে কাজ করতে বাধা দেয় এবং সংস্করণ নিয়ন্ত্রণকে অনুমতি দেয়। শেয়ারকৃত অবস্থানে আপডেট হওয়া নথিগুলি ম্যান্ডেট করা ব্যবহারকারীরা কোনও ফাইল ডাউনলোড করে, আপডেটগুলি তৈরি করে এবং ইমেলের মাধ্যমে তাদের পাঠাতে সমস্যাগুলি হ্রাস করে এবং তারপর আনুষ্ঠানিক সংস্করণটি বর্তমান রাখতে ব্যর্থ হয়।
প্রকল্প ব্যবস্থাপনা
প্রকল্প ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার প্রকল্প মাইলফলক এবং সময়সীমা ট্র্যাক করতে সাহায্য করে। আপনাকে এমন একটি সিস্টেমের প্রয়োজন হবে যা কাজগুলি এবং প্রকল্প সময়সূচীর ট্র্যাক রাখতে পারে এবং কর্মচারীকে কিছু শেষ হওয়ার নির্দেশ দিতে দেয়। একটি নতুন টাস্ক তার মনোযোগ প্রয়োজন যখন বিজ্ঞপ্তি কাউকে সতর্ক করা উচিত। ব্যক্তিরা তাদের নিজস্ব প্রকল্পগুলি সন্ধান করতে পারে, যখন পরিচালকরা সারা দলের মধ্যে কী করা হচ্ছে তার একটি সামগ্রিক বর্ণন পেতে পারে এবং প্রয়োজনীয় হিসাবে সংস্থান পুনঃস্থাপন করতে পারে। প্রকল্পগুলি শিখেছি পাঠগুলির সাথে সম্পূর্ণরূপে ডিজিটালভাবে সংরক্ষণাগারভুক্ত হওয়া উচিত, তাই একই ধরণের প্রকল্প শুরু হওয়ার পরে জ্ঞান স্থানান্তর সহজেই ঘটতে পারে।
