আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য দান করার জন্য সবচেয়ে ভাল উপায় হল ব্যক্তিগতভাবে জিজ্ঞাসা করা। যদি আপনি স্থানীয় সুপারমার্কেটের সামনে দাঁড়ানো বা দরজায় যেতে না পারেন তবে আপনার পরবর্তী সেরা বিকল্পটি আপনার কারণ ব্যাখ্যা করে এবং ব্যক্তিগতভাবে দান করার জন্য চিঠি লিখতে হয়। যাইহোক, কোনও বিক্রয় চিঠির মতো, আপনার দান পত্র অবশ্যই দর্শকদের আগ্রহকে ধরে রাখতে এবং তাদের সহানুভূতি অর্জন করতে পারে বা তারা চিঠিটি পড়তে বা আপনার কারণে দান করতে থাকবে না।
তারিখ টাইপ করে আপনার চিঠি শুরু করুন। একটি স্থান ছেড়ে যান এবং প্রাপকের নাম এবং ঠিকানাটি পৃথক লাইনগুলিতে টাইপ করুন। একটি অতিরিক্ত লাইন এড়িয়ে যান এবং একটি কলোন অনুসরণ করে "প্রিয় মিঃ / মি। (শেষ নাম)" টাইপ করুন। যদি আপনার মেইলিং লিস্ট থাকে তবে প্রাপকের নাম এবং ঠিকানাটি সন্নিবেশের ঠিকানা এবং সালামের নামটি সন্নিবেশ করতে আপনার ওয়ার্ড প্রসেসিং প্রোগ্রামে মেল মার্জ ফাংশনটি ব্যবহার করুন।
একটি বিস্ময়কর ঘটনা বা পরিসংখ্যান, অথবা অন্য বিবৃতি অবিলম্বে পাঠক মনোযোগ ধরা হবে সঙ্গে চিঠি শুরু। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি এলাকার পরিবারকে সরবরাহকারী একটি স্যুপ রান্নাঘরের জন্য দানের জন্য চিঠি লেখার জন্য চিঠি লেখেন, তবে আপনি লিখতে পারেন, "আপনি কি জানেন যে আমাদের শহরে ছয়টি শিশু ছুটির দিনে রাতে ক্ষুধার্ত হয়?" অনেক পাঠক এই বিবৃতি দ্বারা অবাক হবেন এবং আপনার চিঠি পড়তে থাকবেন।
আপনার প্রোগ্রাম ব্যাখ্যা করুন এবং আপনি কি করবেন। কংক্রিট দিন, আপনার প্রোগ্রাম কীভাবে অন্যদের সহায়তা করে বা তার ফাংশন সম্পাদন করে তার নির্দিষ্ট উদাহরণ দেয় যাতে প্রাপক কীভাবে তাদের অর্থ ব্যবহার করতে পারে তা দেখতে পারেন। যদি অর্থটি আপনার সংস্থাকে আংশিকভাবে উপকৃত করে তবে তাদের দান কত পরিমাণে চলে যাবে তা ব্যাখ্যা করুন এবং প্রশাসনিক ফি হিসাবে অতিরিক্ত পরিমাণে কীভাবে যেতে হবে তা ব্যাখ্যা করুন।
একটি নির্দিষ্ট পরিমাণ অর্থ জিজ্ঞাসা করুন। যদি আপনার শ্রোতা ধনী না হয় বা আপনার দাতাকে সাহায্য করার জন্য অনেক দাতাদের কাছ থেকে অল্প পরিমাণ অর্থের প্রয়োজন হয়, তাহলে 5.00 ডলারের মত একটি ছোট পরিমাণ অর্থের জন্য জিজ্ঞাসা করুন এবং প্রস্তাব করুন যে পাঠক আরো দান করতে পারেন। আপনি যদি যুক্তিসঙ্গত পরিমাণ অর্থের চাইতে বেশি লোককে সামর্থ্য দিতে পারেন তবে চিঠি প্রাপকদের দান করার সম্ভাবনা বেশি।
সাহায্যের জন্য এবং দানর প্রয়োজনের জন্য আপনার আবেদনকে পুনরাবৃত্তি করে আপনার চিঠিটি বন্ধ করুন। একটি ছোট দান এমনকি একটি পার্থক্য করতে পারেন কিভাবে পরামর্শ দিন, এবং বিশেষভাবে দান কিভাবে তাদের বলুন।
টাইপ করুন "আন্তরিকভাবে," এবং তিন লাইন স্পেস এড়িয়ে যান। আপনার সম্পূর্ণ নাম এবং শিরোনাম টাইপ করুন। আপনার প্রতিষ্ঠানের লেটারহেডের চিঠিটি মুদ্রণ করুন এবং আপনার টাইপ করা নামটির উপরে প্রতিটি অক্ষরে সাইন ইন করুন। আপনি স্বতন্ত্রভাবে স্বাক্ষর করার জন্য অনেকগুলি অক্ষর পাঠাচ্ছেন তবে চিঠি ফাইলটিতে আপনার স্বাক্ষরের গ্রাফিকটি সন্নিবেশ করান বা এতে আপনার স্বাক্ষর দিয়ে তৈরি স্ট্যাম্প থাকে।
