একটি লিখিত সতর্কতা একটি কর্মচারী লিখুন কিভাবে

ম্যানেজারের চাকরির অংশগুলি সেই কর্মচারীদের শৃঙ্খলাবদ্ধ করা, যারা নিয়ম মেনে চলতে ব্যর্থ হয়। একটি সহজ মৌখিক সতর্কবার্তা প্রথমবারের মতো যথেষ্ট, ছোটখাট ইনফ্রাকশনগুলি, আরও গুরুতর বা পুনরাবৃত্তি ইনফ্রাকশনগুলি একটি নথিভুক্ত, লিখিত সতর্কতার জন্য কল করতে পারে। এটি কর্মচারীকে কেবল তার ভুল কী বলে এবং তার থেকে কী প্রত্যাশা করা হয় তা ব্যাখ্যা করতে সহায়তা করবে না তবে কর্মচারীর ফাইলের জন্য সতর্কতার একটি অনুলিপি রাখতে সহায়তা করবে যা পরবর্তীতে উপকারী হতে পারে। এই ধরনের সতর্কতা লেখার একটি কঠিন কাজ মনে হতে পারে, কিন্তু একটি লিখিত সতর্কতা টেমপ্লেট দিয়ে, প্রক্রিয়াটি আসলে মোটামুটি সহজ হতে পারে।

পরামর্শ

• একটি লিখিত সতর্কতা একটি আদর্শ টেমপ্লেট অনুসরণ করা উচিত এবং কোন নিয়ম যেমন ভাঙ্গা হয়েছে, অপরাধ বিস্তারিত বিবরণ এবং কর্মচারী উন্নতির প্রয়োজন কিভাবে তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।

লিখিত সতর্কতা কেন ব্যবহার করুন

একটি লিখিত সতর্কতা কর্মচারী এবং কোম্পানীর উভয় জন্য দরকারী হতে পারে। কর্মচারীর জন্য, সতর্কবাণীটি তার কাছ থেকে কী আশা করে তার উপর স্পষ্ট নির্দেশনা এবং নির্দেশনা প্রদান করতে পারে এবং আরও সতর্কতা এড়াতে তার কাজের কর্মক্ষমতা কীভাবে উন্নত করতে পারে। কোম্পানির জন্য, লিখিত সতর্কতা প্রমাণ করতে পারে যে ব্যবস্থা গ্রহণ করা হলে সমস্যা আরও বাড়তে পারে যদি সমস্যাটি চলতে থাকে। কর্মচারী কোন ধরণের আইনি বিবাদ ফাইল করে, যেমন একটি ভুল সমাপ্তি মামলা হিসাবে, এটি সমস্যাটির ডকুমেন্টেশন হিসাবে কাজ করে।

এই সতর্কবার্তা ব্যবহার করার সময়

প্রতিটি ব্যবসা কোম্পানির নিজস্ব নিয়ম এবং সেখানে কাজরত মানুষের ধরনের উপর ভিত্তি করে বিভিন্ন কর্মীদের সঙ্গে বিভিন্ন সমস্যা হবে। বলা হচ্ছে, কর্মীদের সব শিল্প জুড়ে লিখিত হয় সবচেয়ে সাধারণ কারণ অত্যধিক ক্লান্তি।

একটি মৌখিক সতর্কবার্তা দেওয়ার পরে সাধারণত একজন কর্মচারীর কাছে একটি সতর্কতা চিঠি জারি করা হয় তবে এটি সর্বদা মামলা নয়। যদি গুরুতর একবারের অপরাধ সংঘটিত হয়, তাহলে মৌখিক মৌখিক সতর্কতা অবলম্বন করা এবং অবিলম্বে লিখিত সতর্কতা রয়েছে যা কর্মচারীর ফাইলটিতে যেতে পারে। সতর্কতার সাথে সময় এবং তারিখ সহ সমস্ত মৌখিক সতর্কতাগুলি নথিবদ্ধ করা উচিত এবং এটি কর্মচারী ফাইলের মধ্যে প্রবেশ করা উচিত, তাই কর্মচারীকে সতর্ক করা হয়েছে কিনা সে বিষয়ে কোনও বিভ্রান্তি নেই এবং এটি সম্পর্কে সতর্ক করা হয়নি একটি বিশেষ সমস্যা।

Reprimand একটি চিঠি ব্যবহার করে

আপনার প্রয়োজনের আগে লিখিত সতর্কবার্তা এবং কর্মচারী শৃঙ্খলা পত্রের জন্য টেমপ্লেটগুলি সন্ধান করা একটি ভাল ধারণা। আপনার কোম্পানির জন্য এইগুলি কাস্টমাইজড করা উচিত এবং আপনি আসলে একজন কর্মচারী লেখার আগে ব্যবহারের জন্য প্রস্তুত। প্রতিটি কর্মচারী যিনি সতর্কতা বা শৃঙ্খলা বিজ্ঞপ্তি পেয়েছেন সেটি অবশ্যই নথিভুক্ত নির্দিষ্ট সমস্যা সম্পর্কিত প্রাসঙ্গিক তথ্য সহ পূরণ হওয়া উচিত। এই সমস্ত কর্মচারী মোটামুটি এবং সমানভাবে চিকিত্সা করা হবে তা নিশ্চিত করা হবে।

সর্বদা একটি পূর্বনির্ধারিত সতর্কতা ফর্ম চিঠি প্রতি ফাঁকা ভরাট।যদি কিছু প্রযোজ্য না হয় তবে আপনি "N / A" লিখতে পারেন তাই এটি স্পষ্ট যে এটি প্রযোজ্য নয় এবং আপনি ফর্ম পূরণ করতে অবহেলা করছেন না। আপনি যদি কোনও টেমপ্লেট ব্যবহার করে একটি চিঠি লিখেন তবে আপনাকে এটি করার প্রয়োজন নেই তবে যত তাড়াতাড়ি সম্ভব বিস্তারিতভাবে অক্ষরটি পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে লিখুন। আইনি সমস্যা পরে উঠলে এই পদক্ষেপগুলি গ্রহণ করা আপনার পক্ষে সুরক্ষা করতে পারে। এই কারণে, সর্বদা আনুষ্ঠানিক ভাষা ব্যবহার করুন এবং শর্টথ্যান্ড বা জার্গন ব্যবহার এড়াতে।

যদিও আপনি একটি টেমপ্লেট দিয়ে কাজ করা উচিত, তিরস্কার একটি চিঠি ব্যবহৃত নির্দিষ্ট স্বন ইনফ্রাকশন এর তীব্রতার উপর ভিত্তি করে পরিবর্তিত হওয়া উচিত। উদাহরণস্বরূপ, কর্মচারীটি কয়েকবার দেরী করলে উদাহরণস্বরূপ, আপনি কেবল আচরণটি সংশোধন করতে এবং তার সাথে সময়মত দেখাতে উত্সাহিত করার জন্য আরো ইতিবাচক স্বর সেট করতে পারেন। একজন কর্মচারী যদি কোনও গ্রাহকের কাছে অভিশাপ দেয়, তবে আপনি হয়তো আরো গুরুতর স্বর রাখতে চান যা সম্ভাব্য জরিমানাগুলিকে আবারও ভুলতে হবে।

কর্মচারীকে চিঠিটি দিন, ইমেলের মাধ্যমে নয় এবং কর্মচারীর ডেস্ক এ ছেড়ে দিয়ে নয়। আপনি সাক্ষী উপস্থিত হতে বা না চয়ন করতে পারেন, কিন্তু বাকি কর্মীদের সামনে সার্বজনিকভাবে পরিচালনা করবেন না। এটি কঠিন এবং অস্বস্তিকর হতে পারে, তবে এটি করা গুরুত্বপূর্ণ। এটি কর্মচারীর সাথে পরিস্থিতি সম্পর্কে কথা বলতে আসলেই উপকারী হতে পারে, যদিও সে বিশ্বাস করে যে চিঠিটি আপনার চেয়ে কম বা কঠোর কঠোর শোনাচ্ছে এবং এমনকি আপনার উপস্থিতিও সেই চিঠিকে জোর দিতে সাহায্য করতে পারে যা আপনি চিঠিতে গ্রহণ করতে চান । আপনি কর্মচারীকে কিছু ইতিবাচক প্রতিক্রিয়া প্রদান করে চিঠিটি ঝাপিয়ে ফেলতে পারেন তবে আপনি যে সতর্কতাটি প্রদানকারী সেটির তীব্রতা সম্পর্কে কোনো বিভ্রান্তির সৃষ্টি করেন তা কখনই করবেন না।

উপস্থিত থাকা অবস্থায় সর্বদা কর্মচারী থেকে স্বাক্ষর পান। তিনি যদি সাইন ইন করতে অস্বীকার করেন, তাহলে তাকে একটি চিঠিতে স্বাক্ষর করতে বলুন যে তিনি সতর্কতা স্বাক্ষর করতে অস্বীকার করেছিলেন। কর্মচারীর রেকর্ডের জন্য স্বাক্ষরিত কপি রাখুন। যদি কর্মচারী চিঠিটিতে স্বাক্ষর করে বলে যে তিনি সতর্কতা স্বাক্ষর করতে অস্বীকৃতি জানায়, এই চিঠিটি প্রধান করে। এছাড়াও তার রেকর্ড জন্য কর্মচারী একটি কপি প্রদান।

কর্মচারী লিখুন উদাহরণ আপ

একটি লিখিত সতর্কতা চিঠিটি মৌলিক আনুষ্ঠানিকতা, যেমন বিষয়, তারিখ, সময়, আপনার নাম, আপনার চাকরির শিরোনাম, কর্মচারীর নাম এবং চাকরির শিরোনাম এবং মেমোর একটি অনুলিপি প্রাপ্ত অন্য কোনও ব্যক্তির নামগুলি দিয়ে শুরু করা উচিত। আপনি ফর্মের শীর্ষে আপনার কোম্পানির লোগোটি অন্তর্ভুক্ত করতে চাইতে পারেন তবে এটি ঐচ্ছিক।

আপনার যদি কোনও কর্মচারী হ্যান্ডবুক থাকে, তাহলে আপনাকে অবশ্যই প্রথমে বলা উচিত যে কোম্পানির নীতির কোন অংশ লঙ্ঘন করা হয়েছে। আপনি নির্দিষ্ট নীতিটি লিখতে পারেন বা কেবল হ্যান্ডবুক সম্পর্কিত বিভাগে একটি রেফারেন্স অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন। যদি আপনার হাতে একটি হ্যান্ডবুক না থাকে তবে কেবলমাত্র প্রয়োগযোগ্য কোম্পানির নিয়মগুলির সংক্ষিপ্ত সারসংক্ষেপ লিখুন।

এটি প্রথম বা চূড়ান্ত সতর্কতা কিনা তা অন্তর্ভুক্ত করুন, এবং যদি এটি একটি গুরুতর ইনফ্রাকশন হয় তবে এটিও নোট করুন। সতর্কতা একটি সময় ফ্রেম থাকা উচিত, অর্থাত যথেষ্ট সময় পাস হলে, কর্মচারীর রেকর্ড থেকে সতর্কতা সরানো হবে এবং পূর্ব সতর্কতার হিসাবে গণনা করা হবে না। অন্য কথায়, থার্ডিনের বিষয়ে পূর্ববর্তী লিখিত সতর্কতা কর্মচারীটির বিরুদ্ধে তিন বছরের মধ্যে পরে আসতে শুরু করা উচিত নয়। চিঠিটি এখনও রেফারেন্সের জন্য কর্মচারী এর কর্মীদের ফাইল থাকা উচিত, যদিও। সাধারণত, প্রথমবার সতর্কবার্তাটি ছয় মাস স্থায়ী হওয়া উচিত, একটি গুরুতর অপরাধ আট মাস স্থায়ী হওয়া উচিত এবং একটি চূড়ান্ত সতর্কতা এক বছরের শেষ হওয়া উচিত, তবে এটি আপনার কোম্পানির নীতি অনুসারে পরিবর্তিত হতে পারে।

পরবর্তীতে, জড়িত সমস্ত মানুষের তারিখ, সময় এবং নাম সহ যতটা সম্ভব সম্ভব বিস্তারিতভাবে বর্ণনা করুন। কর্মচারী অন্য কর্মচারীর অর্থ ছিল বলার মত বিষয়বস্তুর বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করবেন না। পরিবর্তে, কর্মচারী কি ঠিক করেছেন তা বানান করুন যা অর্থ হিসাবে ব্যাখ্যা করা যেতে পারে। আপনি যদি এই অ্যাকাউন্টগুলি পরিবর্তিত হন তবে ঘটনাগুলির বিবরণ, কর্মীর বিবরণগুলির ঘটনা এবং ঘটনাগুলির কোনো সাক্ষী বিবরণগুলি লেখার জন্য আপনি চয়ন করতে পারেন। যদি আপনি একটি পূর্বনির্ধারিত ফর্ম ব্যবহার করেন এবং সমস্ত প্রাসঙ্গিক বিবরণ লেখার জন্য পর্যাপ্ত স্থান নেই, তবে প্রয়োজন হলে দ্বিতীয় টুকরা কাগজ সংযুক্ত করা ঠিক।

কর্মচারীকে উন্নত করতে সাহায্য করার জন্য কর্মচারীর আচরণ কীভাবে পরিবর্তন করতে হবে এবং কীভাবে তা পরিবর্তন করা উচিত তা নিয়ে কী ঘটেছে তার বিশদ বিবরণ অনুসরণ করুন। সে যদি তার আচরণ সংশোধন করতে ব্যর্থ হয় তবে তার পরিণতি কী হবে তার উপর স্পষ্টভাবে বিস্তারিত তথ্য দিয়ে এটি অনুসরণ করুন। লিখিত সতর্কতা একটি শৃঙ্খলাবদ্ধ কাজ নয় তা মনে রাখুন, তাই সমস্যাটি কী চলতে থাকবে তা শোধ করতে হবে তা নিশ্চিত করুন। পরিশেষে, চিঠিটিতে সাইন ইন করুন এবং তারিখটি দিন, কর্মচারীর কাছে উপস্থাপন করুন এবং সভায় তাকে এবং সাক্ষীগণকে সাইন ইন করুন এবং তারিখ দিন।