একটি ম্যানেজমেন্ট তথ্য সিস্টেম (এমআইএস), বা তথ্য ব্যবস্থাপনা সিস্টেম, বিশেষ করে অন্যান্য ব্যবসার সাথে কাজ করে এমন ব্যবসার জন্য সমালোচনামূলক, তাই দুইজন তথ্য ভাগ করে নিতে বা তথ্য হস্তান্তর করতে হবে। উপরন্তু, একাধিক বিভাগ বা ইউনিটের ব্যবসাগুলি এক কেন্দ্রীয় অবস্থানে তথ্য সংকলন করতে এমআইএস ব্যবহার করতে পারে, যার ফলে তথ্য ক্ষতি প্রতিরোধ করা যায়। একটি এমআইএস চার মূল বৈশিষ্ট্য আছে।
তথ্য সংগ্রহ
প্রতিষ্ঠান তথ্য সংরক্ষণ করার জন্য একটি এমআইএস ব্যবহার। এমআইএস দুটি ডাটাবেস সিস্টেমের মধ্যে তথ্য সংরক্ষণ করে। ডাটাবেসের প্রথম ধরনের, রিলেশনাল ডাটাবেস, ব্যবহারকারীদের কাছ থেকে ইনপুট সঞ্চয় করে, তারপর সেই তথ্যটি সিস্টেম জুড়ে অন্যান্য তথ্য সম্পর্কিত করে। ডাটাবেস পরবর্তীতে গ্রাফ বা চার্টগুলিতে তথ্য রাখে যাতে ব্যবহারকারীরা তথ্য তুলনা করতে পারে। দ্বিতীয় ধরনের ডাটাবেস, হায়ারার্কিক্যাল ডাটাবেস, এটি প্রাপ্ত হওয়া ক্রম অনুসারে তথ্য সঞ্চয় করে তবে ব্যবহারকারীর জন্য কোন তুলনা টেবিল সরবরাহ করে না।
রিপোর্ট জেনারেশন
এমআইএস তথ্য সংরক্ষণ করতে কাজ করে, এটি রিপোর্ট তৈরি করতে যে তথ্য ব্যবহার করে। বিভিন্ন ধরনের রিপোর্টিংয়ের জন্য সিস্টেমে উপলব্ধ নির্দিষ্ট টেমপ্লেটগুলি সহ সিস্টেমের ব্যবহারকারীরা কী ধরনের প্রতিবেদনগুলি নির্ধারণ করে। ব্যবহারকারী দ্বারা প্রম্পট করার সময়, সিস্টেমটি প্রয়োজনীয় প্রতিবেদনটি কম্পাইল করে, টেম্পলেটের মধ্যে তথ্য সন্নিবেশ করায়, তারপর ব্যবসার জন্য রিপোর্ট মুদ্রণ করে।
অ্যাক্সেসিবিলিটি এবং ইন্টিগ্রেশন
খোলা এক্সেস সঙ্গে এমআইএস ফাংশন। ওপেন অ্যাক্সেস মানে প্রাথমিক এমআইএস, ব্যবসায়ের মধ্যে অন্যান্য সিস্টেমের সাথে সংযুক্ত, বা সংহত হতে পারে, বিভিন্ন উত্স থেকে এবং একাধিক অবস্থানে ডেটাতে পরিবর্তন সক্ষম করে। এই ফাংশন দুটি গুরুত্বপূর্ণ ফলাফল প্রদান করে। সংস্থাগুলি নীতি এবং প্রবিধানের সাথে তথ্য সরবরাহ করার জন্য সিস্টেম আপডেট করতে পারে এবং পেশাদার পরিষেবা কর্মীদের প্রয়োজন ছাড়াই সিস্টেমটি রক্ষণাবেক্ষণ করা যেতে পারে।
স্কেলেবিলিটি
এমআইএসের একটি গুরুত্বপূর্ণ বৈশিষ্ট্য হল যে ব্যবসায়গুলি একটি সিস্টেমের একটি ছোট সংস্করণ ক্রয় করতে পারে এবং তারপরে সময়ের সাথে সাথে এটি অর্থের অনুমোদন হিসাবে যোগ করে। ব্যবসার বৃদ্ধি হিসাবে প্রাথমিক সিস্টেমের সাথে ব্যবসাগুলি বাড়তি ডেটা ক্ষমতা এবং সেইসাথে সিস্টেম বৈশিষ্ট্যগুলি যোগ করতে পারে, ব্যবসা মালিকের প্রতি কয়েক বছর ধরে সম্পূর্ণরূপে নতুন সিস্টেমটি কিনে দেওয়ার প্রয়োজনটি বাদ দেয়।
