একটি ক্লায়েন্ট থেকে পেমেন্ট অনুরোধ করার সময়, যথাযথ ব্যবস্থা তাদের পাঠাতে কার্যকর অক্ষর তৈরি করতে ব্যবহার করা হয়। একটি ক্লায়েন্ট নির্দিষ্ট তারিখ দ্বারা একটি বিল দিতে ব্যর্থ হলে পেমেন্ট অনুরোধ চিঠি ব্যবহার করা হয়। একটি ক্লায়েন্ট একটি বিল পরিশোধ করতে যতক্ষণ লাগে, একটি কোম্পানী এই ব্যক্তিটিকে আরো বেশি চিঠি লিখে। পেমেন্ট অনুরোধ একটি চিঠি নম্র, পরিষ্কার করা উচিত এবং অসামান্য বিল সম্পর্কে বিবরণ দিতে হবে।
কোম্পানির লাইটহেড ব্যবহার করুন কারণ এটি সমস্ত সংস্থার যোগাযোগের তথ্য ধারণ করে এবং প্রায়শই আরো আনুষ্ঠানিকভাবে দেখায়।
চিঠি ঠিকানা। ক্লায়েন্টের নাম এবং ঠিকানা অনুসরণ করে চিঠি তারিখ অন্তর্ভুক্ত করুন। "প্রিয়" বলার দ্বারা ব্যক্তিটিকে ঠিকানা দিন, ক্লায়েন্টের পূর্ণ নাম অনুসরণ করুন।
চিঠি উদ্দেশ্য রাষ্ট্র। পেমেন্ট অনুরোধের জন্য একটি চিঠি চিঠিটির শুরুতে এই উদ্দেশ্যে স্পষ্টভাবে যোগাযোগ করা উচিত। একটি পেশাদারী স্বন ব্যবহার করুন এবং শব্দ ইতিবাচক এবং উষ্ণ রাখা।
ঋণ বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করুন। এই ঋণের পরিষেবা প্রদানের তারিখ, মূল তারিখ এবং কোন বিলম্বিত ফি সহ প্রদত্ত পরিমাণটি দিন। গ্রাহককে মূল নথিটি সহজে খুঁজে পেতে অনুমতি দেওয়ার জন্য চালান নম্বরটি অন্তর্ভুক্ত করুন। অনেক কোম্পানি এই ধরণের চিঠিতে মূল চালানের একটি কপিও অন্তর্ভুক্ত করবে। গ্রাহককে সেই সুদের হার সম্পর্কেও জানাবেন যার জন্য দেরী ফি গণনা করা হয়।
পেমেন্ট জন্য ক্লায়েন্ট জিজ্ঞাসা করুন। ক্লায়েন্টকে জানতে দিন যে অতিরিক্ত দেরী ফি নির্দিষ্ট পরিমাণের দ্বারা পূর্ণ পরিমাণ অর্থ প্রদান করে এড়াতে পারে। ক্লায়েন্টকে এই তারিখে পূর্ণ অর্থ প্রদান করতে না পারলে সেগুলি করার জন্য আপনাকে কল করতে বলুন। প্রয়োজন হলে আপনার ফোন নম্বর এবং সরাসরি এক্সটেনশান অন্তর্ভুক্ত করুন। ক্লায়েন্ট ইচ্ছা যদি আপনার ইমেল ঠিকানা অন্তর্ভুক্ত করুন এবং এই ভাবে মাধ্যমে তার চিঠিপত্র অফার।
ক্লায়েন্ট ধন্যবাদ। পেমেন্ট ইতিমধ্যেই করা হয়েছে যদি ক্লায়েন্ট আপনার কৃতজ্ঞতা প্রদান এবং অবিলম্বে পেমেন্ট পাঠানোর জন্য ক্লায়েন্ট ধন্যবাদ। ক্লায়েন্টকে বলুন যে যদি তার কোন প্রশ্ন থাকে, তবে সে বিষয়ে আপনাকে কল করতে দ্বিধা করবেন না।
চিঠি সাইন ইন করুন। আপনার নাম এবং শিরোনাম অনুসরণ করে "আন্তরিকভাবে" লেখা চিঠিটি শেষ করুন।
