নির্দিষ্ট পরিস্থিতিতে, একটি প্রতিষ্ঠানের মিটিং মিনিট একটি আইনি নথি প্রতিনিধিত্ব করে যা পরিচালক বোর্ডের ভোট ছাড়াই পরিবর্তন করা যাবে না। ভুলভাবে মিনিট সংশোধন করলে ভোট, চুক্তি, ভাড়া এবং মিটিংয়ের সময় গৃহীত অন্যান্য পদক্ষেপগুলি ভয়েস বা বাতিল হতে পারে। আপনি সঠিকভাবে আপনার মিনিট সংশোধন নিশ্চিত করার জন্য একটি সহজ পদ্ধতি ব্যবহার করুন।
পরিচালক বোর্ডের ভোটের মাধ্যমে মিনিটগুলি ইতিমধ্যেই আনুষ্ঠানিকভাবে অনুমোদিত হয়েছে কিনা তা নির্ধারণ করুন, অথবা যদি তারা শুধুমাত্র চেয়ারম্যান বা নির্বাহী কমিটির কাছে পর্যালোচনা করার জন্য জমা দেওয়া হয়েছে কিনা তা নির্ধারণ করুন। একটি বোর্ড দ্বারা ভোট দেওয়া হয়নি যে খসড়া মিনিট একটি বোর্ড ভোট ছাড়া সংশোধন করা যেতে পারে।
যদি প্রস্তাবিত পরিবর্তনগুলি কোন ব্যক্তির কাছে বা মিনিট আগে পূর্ণ বোর্ডে যাওয়া ব্যক্তিদের পর্যালোচনা করা হয়, তবে আপনি যে পরিবর্তনগুলি চান তা সুপারিশ করুন। মূলত জমা দেওয়া মিনিটগুলিতে চূড়ান্ত প্রস্তাবিত শব্দটি তুলনা করুন। পরিবর্তনের কারণ ব্যাখ্যা করুন। যদি সবাই সম্মত হয়, একটি সচিব মূলত জমা, অপ্রকাশিত মিনিট সংশোধন আছে।
প্রস্তাবিত পরিবর্তনগুলি মিনিটের জন্য বোর্ড এবং বোর্ড মিটিংয়ে অনুমোদিত না হলে নিম্নলিখিত পদ্ধতিটি ব্যবহার করুন:
চেয়ারম্যান মিটিং মিনিট অনুমোদন একটি গতি আছে। গতি সেকেন্ড হতে অপেক্ষা করুন। আলোচনায় চেয়ারম্যানের বিষয়টি খোলা আছে। সংশোধনী প্রস্তাব পরিবর্তন ব্যক্তির জন্য তার কারণ উপস্থিত আছে। আলোচনার পর, পরিবর্তনকারীরা মিনিট সংশোধন করতে এবং প্রস্তাবনার সঠিক শব্দাদি দেওয়ার গতি প্রস্তাব করে। গতি সেকেন্ড হতে অপেক্ষা করুন। চেয়ারম্যান আলোচনা বন্ধ করুন এবং প্রশ্ন কল করুন, বা ভোট নিতে। ভোট রেকর্ড, পক্ষে যারা নাম, বিরোধিতা এবং abstaining সহ।
প্রস্তাবিত পরিবর্তন বোর্ড দ্বারা অনুমোদিত মিনিটের জন্য তৈরি করা হচ্ছে, বোর্ড অনুমোদনের জন্য মিনিট সংশোধন করার জন্য একই পদ্ধতি অনুসরণ করুন।
রেকর্ডিং সেক্রেটারী বা মিনিটে মিনিট গ্রহণকারী ব্যক্তি মিনিটের পরিবর্তনগুলি করে। নথির উপরের অংশে যেটি মিনিটগুলি মূলত গৃহীত হয়েছিল সেই তারিখটিতে, মিনিট সংশোধন করা হয়েছে তা মনে রাখবেন। পরিবর্তন তারিখ এবং মিনিট সংশোধন ব্যক্তির নাম অন্তর্ভুক্ত করুন।
