বেশিরভাগ সংস্থাগুলি বার্ষিক বাজেট প্রণয়ন করে, যা সাধারণত বার্ষিক পরিকল্পনা হিসাবে উল্লেখ করা হয়। শীর্ষ ব্যবস্থাপনা, বিশেষ করে সিইও, চূড়ান্ত বাজেট অনুমোদনের জন্য দায়ী, যা তখন কোম্পানির পরিচালনা করার জন্য গাইডবই হয়ে ওঠে। অনুমোদন প্রক্রিয়া কখনও কখনও বাজেট প্রণয়নের চেয়ে বেশি সময় নিতে পারে, কারণ ব্যয়ের অগ্রাধিকার সম্পর্কে কঠিন সিদ্ধান্ত নেওয়া উচিত। এই সিদ্ধান্তগুলি মেনে চলা ব্যবস্থাপনা দলের মধ্যে উল্লেখযোগ্য ব্যাক-আউট আলোচনা দরকার।
বাজেট একীকরণ
কর্পোরেশনগুলি বিভাগে বা বিভাগে যথেষ্ট পরিমাণে, এই কার্যকরী ইউনিটগুলির পরিচালকরা তাদের নিজস্ব বাজেট প্রণয়ন করার জন্য দায়ী, যা তারা অর্থ বিভাগে জমা দেয়। সম্পূর্ণরূপে কোম্পানির জন্য বাজেট তৈরির জন্য বিভাগীয় বাজেটগুলি অর্থ কর্মীদের দ্বারা সংহত করা হয়। বিভাগীয় পরিচালকদের ব্যবহারের জন্য নির্দেশিকা প্রদানের জন্য বাজেট প্রক্রিয়াটি প্রায়শই শীর্ষ পরিচালনার সাথে শুরু হয় যেমন অর্থনৈতিক পরিবেশ আগামী বছরের মধ্যে কী হবে তার অনুমিতি। ম্যানেজারের বাজেট অনুমোদিত হয় কিনা বা প্রায়ই নির্দেশিত নির্দেশাবলী অনুসরণ করে তা প্রায়শই একটি ফাংশন। যদি শীর্ষ ব্যবস্থাপনা খরচ কমানোর চেষ্টা করছে, একজন পরিচালক যিনি তার বিভাগের জন্য ২0 শতাংশ ব্যয় বাড়ানোর প্রস্তাব দেন তার সম্ভবত তার বাজেট সংশোধন করতে হবে।
আর্থিক স্টাফ দ্বারা পর্যালোচনা
অর্থ বিভাগ বিভাগীয় বাজেটের প্রাথমিক পর্যালোচনা পরিচালনা করে। তারা প্রস্তাবিত ব্যয়ের বিশ্লেষণ করে, বা রাজস্ব উত্পাদন বিভাগের ক্ষেত্রে, অনুমিতিগুলি রাজস্ব পূর্বাভাস প্রস্তুত করতে ব্যবহৃত হয়। তারা গত বছরের বাজেট থেকে উল্লেখযোগ্য বৈচিত্র্যের সন্ধান। তাদের লক্ষ্য প্রতিটি বাজেট যুক্তিসঙ্গত এবং অর্জনযোগ্য নিশ্চিত করা হয়। শীর্ষস্থানীয় ব্যবস্থাপনাটি যদি কোম্পানির জন্য প্রস্তাবিত ব্যয়গুলি খুব বেশি হয় তবে সিদ্ধান্ত নেওয়ার ক্ষেত্রে তারা সম্ভাব্য বাজেটের শুল্ক সনাক্ত করতে চায়।
শীর্ষ ব্যবস্থাপনা দ্বারা পর্যালোচনা
শীর্ষ ব্যবস্থাপনা একত্রীকৃত বাজেট দেখায় এবং রাজস্ব এবং মুনাফা পূর্বাভাসগুলি আগামী বছরের জন্য নির্ধারিত লক্ষ্যগুলির সাথে সঙ্গতিপূর্ণ কিনা তা নির্ধারণ করে। যদি প্রফেশনাল মুনাফা তাদের প্রত্যাশার চেয়ে কম হয়, তবে কোম্পানিটিকে অতিরিক্ত রাজস্ব উৎপাদনের উপায়গুলি নির্ধারণ করতে হবে বা নীচের লাইন মুনাফা উন্নত করতে খরচ কাটাতে হবে। অর্থ বিভাগ কর্তৃক প্রদত্ত বিশ্লেষণগুলি তাদের অঞ্চলের ম্যানেজারদের কাছ থেকে আরও ব্যাখ্যা প্রয়োজন এমন এলাকাসমূহ চিহ্নিত করতে সাহায্য করার জন্য অত্যন্ত উপকারী - অথবা যে ব্যয়গুলি খুব বেশী বলে মনে হয় এবং কাটা যেতে পারে।
বিভাগ ম্যানেজার সঙ্গে আলোচনা
ম্যানেজার জমা দেওয়া বাজেটের অনুরোধগুলি সম্পর্কে আরও ভালভাবে বোঝার জন্য সিনিয়র ম্যানেজমেন্ট প্রতিটি বিভাগের ম্যানেজারের সাথে দেখা করে, মাঝে মাঝে উপস্থিতিতে আর্থিক কর্মীদের সদস্যের সাথে। বিভাগ ম্যানেজার তার অনুরোধ রক্ষা করার জন্য প্রস্তুত করা আবশ্যক। শীর্ষ ব্যবস্থাপনা প্রধান বাজেট কাটা ফলাফল পরিমাপ আছে। উদাহরণস্বরূপ বিপণন ব্যয়ের কাটিং ভবিষ্যতের আয় সম্পর্কে প্রতিকূল প্রভাব ফেলতে পারে। কোম্পানির লাভজনকতা বজায় রাখতে যথেষ্ট ব্যয় কম রাখার সময় প্রতিটি বিভাগের সংস্থানগুলি কার্যকরীভাবে কাজ করার প্রয়োজন আছে তা নিশ্চিত করার জন্য শীর্ষ ব্যবস্থাপনাটি কঠিন কাজ।
কঠিন সিদ্ধান্ত গ্রহণ করা
একজন শীর্ষস্থানীয় ব্যাটসম্যান যদি কোনও ব্যবস্থাপনায় উল্লেখযোগ্যভাবে হ্রাস পায় তবে একজন বিভাগ পরিচালক তার সুখী বাজেটের সাথে সুখী হতে পারেন না। কিন্তু আশাবাদী শীর্ষ ব্যবস্থাপনায় এই কঠিন সিদ্ধান্তের কারণগুলি জানানো হয়েছে। বাজেট অনুমোদন প্রক্রিয়া চূড়ান্ত হলে, প্রতিটি ম্যানেজার মোটামুটি চিকিত্সা করা উচিত। আদর্শিকভাবে, তিনি মনে করেন তাঁর বিভাগীয় গোলগুলিতে পৌঁছানোর জন্য পর্যাপ্ত সম্পদ রয়েছে এবং ফলস্বরূপ আগামী বছরের মধ্যে সর্বাধিক প্রচেষ্টার জন্য প্রস্তুত।
