একটি অভ্যন্তরীণ সংস্থার মেমোর মাধ্যমে অতিরিক্ত দায়িত্ব নিয়োগের সাথে যোগাযোগ করা জবাবদিহিতা প্রতিষ্ঠার একটি ভাল উপায় এবং আপনার কর্মচারী নতুন কর্তব্য বুঝতে পারে তা নিশ্চিত করুন। ঠিক যেমন আপনি অন্য কোনও ব্যবসায়িক মেমোতে করেন তেমনি কর্মচারীকে নির্দেশগুলি বোঝার জন্য যতটা প্রয়োজনীয় তত বেশি তথ্য অন্তর্ভুক্ত করে এটি সংক্ষিপ্ত এবং সরল রাখুন।
মেমো ফরম্যাট
একটি পরিষ্কার, বর্ণনামূলক শিরোনাম লিখুন। আপনি ইমেলের মাধ্যমে মেমো পাঠাচ্ছেন, এছাড়াও বিষয় ক্ষেত্রের শিরোনামটি লিখুন, উচ্চ গুরুত্বের পতাকা সহ ইমেলটি ট্যাগ করুন এবং একটি পাঠ্য প্রাপ্তি অন্তর্ভুক্ত করুন। যদিও আপনি সাধারণত শিরোনাম, খোলার বিবৃতি, টাস্ক সেগমেন্ট এবং ক্লোজিং, আলোচনা এবং সারাংশ বিভাগগুলি সহ একটি সাধারণ মেমো ফর্ম্যাটটি অনুসরণ করেন তবে সাধারণত এটি প্রয়োজনীয় নয়। টাস্ক সেগমেন্টে, নতুন বা অতিরিক্ত দায়িত্ব সনাক্ত এবং হাইলাইট করতে সংখ্যাসূচক তালিকা বা বুলেট পয়েন্ট ব্যবহার করুন।
তথ্যপূর্ণ কন্টেন্ট
এই ধরনের মেমোতে খোলার এবং টাস্ক বিভাগগুলি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিভাগ। খোলার বিভাগে প্রয়োজনীয় ব্যাকগ্রাউন্ড তথ্য প্রদান করুন। উদাহরণস্বরূপ, কর্মচারীকে বলুন যে আপনি কেন অতিরিক্ত দায়িত্ব পালন করছেন এবং এই নতুন কর্তব্যগুলি কখন শুরু হবে। কর্মচারী অতিরিক্ত দায়িত্ব অনুমান করার আগে যে কোনও মিটিংয়ের জন্য সরবরাহের তারিখ এবং সময়। যদি প্রয়োজন হয়, কর্মচারী প্রশ্নের জন্য উল্লেখ করতে পারেন একটি যোগাযোগ বিন্দু প্রদান। প্রতিটি অতিরিক্ত দায়িত্ব সংজ্ঞায়িত করুন - স্পষ্টভাবে এবং সম্পূর্ণ - টাস্ক সেগমেন্টে। একটি সংক্ষিপ্ত ধন্যবাদ এবং সমর্থন আন্তরিক শো সঙ্গে মেমো বন্ধ করুন।
