ডিজিটাল বয়স কম কাগজ তৈরি করে, ইলেকট্রনিক স্টোরেজ চাহিদা বৃদ্ধি পায়। রেকর্ড, অ্যাক্সেস, স্টোর এবং শেষ পর্যন্ত ধ্বংস করার জন্য প্রতিষ্ঠানের তথ্য পরিচালনার দল দ্বারা প্রতিষ্ঠিত নির্দেশাবলী বৈদ্যুতিন রেকর্ড জীবনচক্রের শর্তাবলী নির্দেশ করে। ইলেকট্রনিক রেকর্ডগুলির জীবনচক্রটি বেশিরভাগ ব্যবসা এবং সরকারী সংস্থার জন্য তৈরি, ব্যবহার, সঞ্চয় এবং স্বভাব অন্তর্ভুক্ত করে। কিছু সংগঠনগুলি কিছু রেকর্ড সংরক্ষণ করে অমূল্য বলে মনে করা হয়, যখন তারা নষ্ট হয় না তখন চক্রের শেষ পর্যায় হিসাবে।
সৃষ্টি
কোনও ইলেকট্রনিক ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের জন্য সবচেয়ে বড় চ্যালেঞ্জগুলির মধ্যে একটি হল ভবিষ্যতের ব্যবহার, পুনরুদ্ধার এবং সঞ্চয়স্থানের জন্য একটি যৌক্তিক এবং সামঞ্জস্যপূর্ণ পদ্ধতিতে নতুন রেকর্ডগুলির উত্থান। সংস্থাটির নীতি ম্যানুয়াল দ্বারা কোনও রেকর্ড গঠন করা হয় যা ফেডারেল এবং রাষ্ট্রীয় বিধিবদ্ধ মন্তব্যে লিখিত হয়। জীবন চক্রের শুরুতে সঠিকভাবে সনাক্ত করা হলে, রেকর্ডের কার্যকারিতা শেষ না হওয়া পর্যন্ত এবং এটি ধ্বংস হয়ে গেলে রেকর্ডটি সহজেই অ্যাক্সেসযোগ্য। সংস্থার উপর নির্ভর করে, কিছু রেকর্ড কম্পিউটারে নির্দিষ্ট ডেটা প্রবেশ করার সময় সিস্টেম দ্বারা স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি হয়। অন্যান্য সিস্টেমের একটি রেকর্ড ম্যানুয়ালি একটি ব্যক্তির প্রয়োজন।
ব্যবহার
রেকর্ডটি বৈদ্যুতিনভাবে তৈরি হয়ে গেলে, এটি সাধারণত ব্যবসা বা সরকারী উদ্দেশ্যে তথ্যের তথ্য হিসাবে বিতরণ এবং ব্যবহার করা হয়। এই কারণে, রেকর্ড সহজ এক্সেস জন্য একটি সংগ্রহস্থল মধ্যে সংরক্ষিত হয়। সক্রিয় থাকা সত্ত্বেও বেশিরভাগ রেকর্ডগুলি গোপন করা হয় তবে রেকর্ড লেবেলগুলি সনাক্তকারী তথ্য দিয়ে একটি ডাটাবেসের মাধ্যমে অ্যাক্সেস করা হয়।
সংগ্রহস্থল এবং রক্ষণাবেক্ষণ
একটি ফাইল ব্যবহার করার পরে এবং নিয়মিত প্রয়োজন হয় না, একটি রেকর্ড প্রায়ই নিষ্ক্রিয় হিসাবে সংরক্ষণ করা হয়। সাংগঠনিক নীতি হিসাবে উল্লিখিত নিয়ম অনুযায়ী ধ্বংস হওয়ার পূর্বে অ্যাক্সেসের জন্য রেকর্ডগুলি সংরক্ষণ করা আবশ্যক। সঠিক স্টোরেজ এ যেমন জোর কারণ গোপনীয়তা সমস্যা সম্পর্কিত। বিশুদ্ধ সাংগঠনিক নীতি দায়ী রেকর্ড রক্ষণাবেক্ষণের একটি প্রধান অংশ হিসাবে নিরাপত্তা ঠিকানা।
স্বভাব
ফেডারেল এবং রাষ্ট্র আইনগুলি মেনে চলার জন্য রেকর্ডগুলি কয়েক বছরের নির্দিষ্ট সময়ের জন্য অ্যাক্সেসযোগ্য হতে হবে। রেকর্ড ধারণ এবং স্বভাব সম্পর্কে রেকর্ডিং ধারণার জন্য ন্যূনতম প্রয়োজনীয়তা হিসাবে ফেডারেল এবং রাষ্ট্র বিধিনিষেধ ব্যবহার সম্পর্কে সর্বাধিক সাংগঠনিক নীতি। ব্যবসায়গুলি মামলা দায়েরের জন্য রেকর্ড রাখে, যদি অতীতে নেওয়া কিছু ব্যবসায়িক পদক্ষেপকে রক্ষার জন্য বাধ্য করা হয়। রেকর্ড কিভাবে সমালোচনামূলক গুরুত্ব নিষ্পত্তি করা হয়। যেহেতু ইলেক্ট্রনিক ফাইলগুলি বিশেষজ্ঞ হাতে পুনরুদ্ধার করা যেতে পারে, তাই এটি গুরুত্বপূর্ণ যে ইলেকট্রনিক ফাইলগুলিকে তথ্য পুনরুদ্ধারের কোনও সম্ভাব্য উপায় ছাড়াই মুছে ফেলা হবে।
