প্রতিটি ব্যবসা, যত তাড়াতাড়ি বা পরে, তার সেরা প্রচেষ্টা সত্ত্বেও, সংক্ষিপ্ত পড়ে। আপনি প্রতিশ্রুত বা সময় হিসাবে কিছু প্রদান করতে ব্যর্থ হতে পারে। আপনার পরিষেবা গ্রাহকের প্রত্যাশা পরিমাপ করা হতে পারে না। কিছু গ্রাহক সমস্যা উপেক্ষা করতে পারে; অন্যরা আপনাকে ফেরত অনুরোধ করার জন্য একটি চিঠি লিখতে পারে। আপনি যদি একটি রিফান্ড প্রদান না করার সিদ্ধান্ত নেয়, এমনকি যদি আপনি একটি লিখতে সময় লাগে এমন গ্রাহক সবসময় সাড়া। আপনার প্রতিক্রিয়া গ্রাহক বিচ্ছিন্ন ছাড়া বার্তা জুড়ে পেতে tactful হতে হবে।
আপনি সত্যিই ফেরত জন্য গ্রাহকের অনুরোধ প্রত্যাখ্যান করতে চান কিনা তা নির্ধারণ করুন। এটি যুক্তিসঙ্গত কিনা তা নির্ধারণ করার জন্য সাবধানতার সাথে তার অনুরোধ মূল্যায়ন করুন। এই গ্রাহককে হারাতে সম্ভাব্যতা বিবেচনা করুন এবং ব্যবসায়িক ক্ষতি আপনার কোম্পানির রাজস্বের উপর প্রভাব ফেলবে। একটি রিফান্ড একটি গ্রাহক রাখা যুক্তিসঙ্গত খরচ হতে পারে; আপনি তার প্রতিস্থাপন বিজ্ঞাপনে উল্লেখযোগ্য অর্থ ব্যয় করতে হতে পারে। একটি আপত্তি হিসাবে, কিছু বাছাই একটি ডিসকাউন্ট, সম্ভবত ডিসকাউন্ট সেবা প্রদান বিবেচনা করুন।
আপনার কর্মের জন্য কারণ রূপরেখা। এটি আপনার মনের মধ্যে, বা একটি নোটপ্যাডে হতে পারে। আপনি লেখার শুরু করার আগে আপনার চিন্তাভাবনাগুলি সংগঠিত করার আগে এবং কোনও কী পয়েন্ট মিস করবেন না তা নিশ্চিত করুন। আপনি ফেরত প্রত্যাখ্যান করছেন কারণ আপনি গ্রাহক এটির অধিকারী মনে করেন না, তবে পরিস্থিতি সম্পর্কে কোনো অতিরিক্ত তথ্যও আপনার মনে রাখা উচিত। উদাহরণস্বরূপ, পরিষেবাটি সময়মত সরবরাহ করা হয়েছে, অথবা আপনি যা যা বলেছেন তা আপনি করেছেন। পরিস্থিতিটি আপনার পণ্য বা পরিষেবাদির সমস্যার কারণে নয় বরং ক্রেতা এর অনুতাপ হতে পারে।
চিঠি একটি রুক্ষ খসড়া লিখুন। কৌশলগত হতে, কিন্তু অস্বীকার অস্বীকার কারণ সরাসরি। যদি আপনি বিশ্বাস করেন যে ক্রেতা ক্রেতা এর অনুতাপ অনুভব করছে, তবে আপনার চিঠিতে এটি উল্লেখ করবেন না; পণ্য বা পরিষেবা প্রতিশ্রুতিবদ্ধ শর্তাবলী, এবং প্রতিশ্রুতিবদ্ধ শর্ত বা মানের মধ্যে বিতরণ করা হয় যে তথ্য সহজভাবে বিস্তারিত। ভাল ইচ্ছার অঙ্গভঙ্গি হিসাবে উপযুক্ত যে কোন ছাড় প্রস্তাব, এবং এটি পরিষ্কার যে এটি কারও কারও কারও কারও কারও নেই। তার অতীত ব্যবসায়ের জন্য গ্রাহককে ধন্যবাদ, এবং আপনি ভবিষ্যতে তাকে সেবা করতে সক্ষম হবেন বলে আশা করেন। যদি তার কোন প্রশ্ন বা মন্তব্য থাকে তবে আপনি উপলব্ধ হোন।
স্বচ্ছতার জন্য অক্ষর সম্পাদনা করুন। প্রক্রিয়া চালিয়ে যাওয়ার আগে একটু অপেক্ষা করুন; প্রায়শই এটির জন্য একটি চিঠি বা অন্য নথিটি সম্পর্কে এটি পরে আপনার কাছে আলাদা আলাদা দেখাচ্ছে। মনে রাখবেন যে কোনও গ্রাহককে আপনি লিখতে এবং পাঠাতে পারেন এমন একটি সম্ভাব্য স্থায়ী রেকর্ড। আপনার স্বরকে সাবধানতার সাথে পর্যালোচনা করুন এবং আপনার লেখালেখিতে বিরক্তিকর বা ব্যঙ্গাত্মক শব্দগুলির জন্য নজর রাখুন যা আপত্তিকর হতে পারে এবং এই গ্রাহকের সাথে যে কোনও ব্যক্তি বা তার সাথে যে কোনও ব্যক্তি ভাগ করে নেওয়ার ভবিষ্যত ব্যবসার কোনও সুযোগ বিনষ্ট করতে পারে।
গ্রাহকের চিঠি মেইল করুন। আপনার স্বাক্ষর এবং যোগাযোগের তথ্য সহ এটি প্রথম নিয়মিত মেল পাঠান। আপনার রেকর্ডের জন্য চিঠিটির একটি অনুলিপি রাখুন এবং আপনার নামে থাকা যেকোনো গ্রাহক ফাইলগুলিতে একটি অনুলিপি ফাইল করুন।
পরামর্শ
-
একটি ব্যবসায়িক সহযোগী সঠিকতা এবং স্বচ্ছতা, সেইসাথে স্বন জন্য চিঠি পর্যালোচনা করুন। বিভিন্ন মানুষ ভিন্ন শব্দ একইভাবে ব্যাখ্যা করতে পারে।
এটি পাঠানোর আগে বানান এবং ব্যাকরণ সমস্যার জন্য অক্ষর পর্যালোচনা নিশ্চিত করুন।
সতর্কতা
প্রত্যর্পণ প্রত্যাখ্যানের পরিমাণে যদি উল্লেখযোগ্য পরিমাণ টাকা জড়িত থাকে, তাহলে একজন আইনজীবী বা আপনার ইন-হাউজ আইনী দল সম্ভাব্য দায়গুলির জন্য চিঠির পর্যালোচনা করুন এবং এই বিষয়ে আপনার দায়বদ্ধতাগুলি নির্ধারণ করুন।
