আজ, অনেক ব্যবসা এবং রাষ্ট্র সংস্থাগুলি প্রতিস্থাপনের পরিকল্পনাগুলির সাথে ব্যয় অ্যাকাউন্টটি প্রতিস্থাপিত করেছে। এই প্রতিদান পরিকল্পনা অনুমোদন ব্যয় চেয়ে অন্যান্য কারণে কর্পোরেট বা রাষ্ট্র ব্যয় অ্যাকাউন্ট ব্যবহার থেকে বাধা দেয়। যাইহোক, রসিদগুলিতে আইটেমগুলির ট্র্যাক রাখা আপনার পক্ষে কঠিন হতে পারে; মাঝে মাঝে ব্যক্তিগত খরচ ব্যবসায়ের ব্যয়গুলির সাথে মিশ্রিত হয়ে যায় এবং আপনি সমস্যার প্রতিবেদন করার জন্য দায়বদ্ধ এবং শুধুমাত্র অফিসিয়াল ব্যবসায়ের জন্য আপনার কাছে প্রদত্ত প্রতিদানটি গ্রহণ করার জন্য দায়বদ্ধ। যখন এটি ঘটবে, তখন আপনাকে রসিদগুলি ব্যাখ্যা করতে এবং কোন খরচটি ফেরত দিতে হবে তা ব্যাখ্যা করতে একটি চিঠি লিখতে বলা হবে।
তারিখ টাইপ করে চিঠি শুরু করুন। একটি লাইনটি এড়িয়ে যান এবং যোগাযোগের ব্যক্তির নাম এবং শিরোনাম, কোম্পানির নাম এবং পৃথক ঠিকানাগুলিতে কোম্পানির ঠিকানা টাইপ করুন। অন্য লাইনের স্থানটি ছেড়ে যান এবং একটি কলোন অনুসরণ করে "প্রিয় মিস / মি। (শেষ নাম)" টাইপ করুন।
নিজেকে সনাক্ত করুন এবং অবিলম্বে আপনার চিঠি জন্য উদ্দেশ্য ব্যাখ্যা। উদাহরণস্বরূপ, "আমার নাম অ্যাকাউন্টিং বিভাগ থেকে জিল হ্যারিসন, এবং আমি আমার সাম্প্রতিক ব্যবসায়িক-সম্পর্কিত ভ্রমণ থেকে আমার রসিদগুলি ব্যাখ্যা করতে লিখছি, যাতে আমার কাছে কোন আইটেমগুলি ফেরত দেওয়া উচিত তা ব্যাখ্যা করার জন্য এবং আমার ব্যক্তিগত খরচগুলি যা দরকার না পরিশোধ।"
একটি সংখ্যাযুক্ত তালিকায় ফেরত দিতে হবে যে খরচ বিস্তারিত, এবং ফেরত প্রক্রিয়াকরণ ব্যক্তির সাহায্য করার জন্য যথাযথ প্রাপ্তি এবং প্রাপ্তির তারিখ পড়ুন। যদি আপনার সংস্থা প্রতি ডেমের ভিত্তিতে কাজ করে তবে আপনাকে প্রতিদিন খাদ্য, বাসস্থান বা অন্যান্য আইটেমের জন্য নির্দিষ্ট পরিমাণ ডলার বরাদ্দ করা হয়, প্রতিদিন প্রতি খরচ ভাঙা হয় যাতে প্রতি ডায়মাসের পরিমাণের অধীনে থাকাকালীন প্রসেসর দেখতে পারে।
আপনার ব্যক্তিগত খরচ যে রসিদ হাজির তালিকা তালিকা। এইগুলি কী তা ব্যাখ্যা করার দরকার নেই, কেবলমাত্র এটিই আপনার ব্যক্তিগত চার্জ। পাশাপাশি এই খরচ মোট দিতে। আপনার ব্যবসা বা সংস্থান আপনাকে এই ব্যক্তিগত আইটেমগুলির সাথে সম্পর্কিত ট্যাক্স চার্জগুলি ফেরত প্রদানের পরিমাণ থেকে সরিয়ে দিতে পারে।
আপনি কি পরিশোধের জন্য অস্বীকার করছেন তার মোট সাথে আপনি যা প্রদান করতে চান তার শেষে মোট প্রদান করুন। এই দুটি সংখ্যা প্রাপ্তির মোট ডলার পরিমাণ যোগ করা উচিত। আপনি যে পরিমাণ ডলারের জন্য প্রতিদান অনুরোধ করছেন এবং ডলারের পরিমাণ আপনি প্রতিদান প্রত্যাখ্যান করছেন তা দিন; প্রায়শই প্রতিষ্ঠানগুলি আইনি কারণে আপনার এই বিবৃতিগুলিকে স্পষ্ট ভাষায় রাখতে বাধ্য।
তার সময়ের জন্য প্রসেসরকে ধন্যবাদ এবং রসিদগুলি অনুসারে সাজানোর অসুবিধার জন্য ক্ষমাপ্রার্থী। প্রাপ্তির চার্জ সম্পর্কে তার কোনও প্রশ্ন থাকলে তার কাজ টেলিফোন নম্বর এবং ইমেল ঠিকানা সরবরাহ করুন।
"আন্তরিকভাবে" টাইপ করে চিঠিটি বন্ধ করুন এবং তিন লাইনের স্পেস এড়িয়ে যান। আপনার সম্পূর্ণ নাম এবং শিরোনাম টাইপ করুন। কোম্পানির লটারহেডের চিঠিটি মুদ্রণ করুন এবং টাইপ করা নামটির উপরে আপনার নামটি সাইন ইন করুন। চিঠি এবং রসিদ উভয়ের একটি অনুলিপি তৈরি করুন এবং আপনার রেকর্ডের জন্য তাদের বজায় রাখুন। যোগাযোগের ব্যক্তির চিঠিটি মেইল করুন যারা প্রতিদান প্রক্রিয়া করবে।
