প্রস্তাবের জন্য প্রতিটি অনুরোধের মধ্যে একটি কভার লেটার অন্তর্ভুক্ত হওয়া উচিত, এমনকি যদি আপনার বিডটিতে নির্বাহী সারাংশ থাকে। প্রতিটি এক ভিন্ন উদ্দেশ্যে কাজ করে, এবং তারা একসাথে ভাল প্রভাব ফেলতে না শুধুমাত্র কাজ করে, কিন্তু আপনি উভয় ক্লায়েন্ট এবং কাজের প্রয়োজনীয়তা বুঝতে প্রমাণ। তবে, একটি কভার লেটারটি আপনাকে মিনি-প্রস্তাবিত হয়ে ক্লায়েন্টের কী প্রয়োজনীয়তাগুলি বোঝা উচিত তা দেখাতে হবে, তবে কিছু লোক এটি লিখতে বেশি কঠিন।
ডান টোন সেট করুন
সম্ভাব্য ক্লায়েন্টের সাথে আপনার সম্পর্ক, এবং কখনও কখনও RFP কিটের নির্দেশাবলী, চিঠিটি আনুষ্ঠানিক বা ব্যক্তিগত স্বরে নেওয়া উচিত কিনা তা নির্ধারণ করে। যতক্ষণ আপনি সৎ এবং আন্তরিক, ব্যক্তিগতকৃত অক্ষর যা আপনি ক্লায়েন্টকে প্রশংসা করেন এবং ধন্যবাদ দেন, তা প্রায়শই কার্যকর। উদাহরণস্বরূপ, "আপনার সমস্ত সাহায্যের জন্য আপনাকে ধন্যবাদ দেওয়ার জন্য আমি এই সুযোগটি গ্রহণ করতে চাই" যেমন বিবৃতিগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন এবং চিঠির শরীরের মধ্যে "আপনার সহায়তা এবং নির্দেশিকা অমূল্য প্রমাণিত হয়েছে"।
বিন্যাস এবং শৈলী
লেটারহেড স্টেশনারি এবং একটি ব্যবসায়িক অক্ষর বিন্যাস ব্যবহার করে, অক্ষরটিকে তিনটি বিভাগে বিভক্ত করুন: একটি ভূমিকা, একটি শরীর এবং একটি সংক্ষিপ্ত বন্ধ করার অনুচ্ছেদ। স্যারিফ ফন্ট ব্যবহার করুন, যেমন গারামন্ড, জর্জিয়া বা টাইমস নিউ রোমান, অনেক লোক সেরিফ ফন্টগুলি সহজে পড়তে পারে। আপনার কভার লেটারটি এক বা দুই পৃষ্ঠার বেশি সীমাবদ্ধ করুন।
উদ্বোধন
একটি সংক্ষিপ্ত, প্রাসঙ্গিক খোলার বিবৃতি সহ "কভার প্রস্তাবটি আমি আপনাকে প্রতিশ্রুতিবদ্ধ করেছি" সহ কভার লেটারটি খুলুন অথবা "আমি আপনার প্রস্তাব প্রকল্প সম্পর্কে আপনার সাথে কথা বলতে পেরে উপভোগ করেছি।" অনুচ্ছেদের সাথে এটি অনুসরণ করুন যা আপনি নির্দিষ্ট বিশোধন দ্বারা সম্পূর্ণ বোঝার সাথে যোগাযোগ করুন RFP ড্রাইভিং প্রয়োজনীয়তা। প্রস্তাবটি কোনও সংযুক্তিকে অন্তর্ভুক্ত করে কিনা তা পাঠককে বলুন এবং যদি তা হয় তবে সংক্ষিপ্তভাবে সামগ্রীগুলি হাইলাইট করুন এবং মূল্য উদ্ধৃতিটি বৈধ যে সময় ফ্রেমটি নির্দিষ্ট করে তা উপস্থাপনের মাধ্যমে ভূমিকা শেষ করুন।
শরীর
কোনও প্রয়োজনীয় তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন, যেমন আপনার ব্যবসার ইতিহাস, যোগ্যতা বা রেফারেন্স যা RFP চিঠির শরীরের জন্য কল করতে পারে। চারটি মূল ক্লায়েন্টের চাহিদাগুলি মোকাবেলার জন্য অক্ষরের বাকি অংশটি ফোকাস করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনার পণ্য বা পরিষেবা ক্লায়েন্টের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ চাহিদাগুলি কীভাবে পূরণ করবে তা সারসংক্ষেপে বুলেট পয়েন্টগুলি ব্যবহার করুন। তারপরে, অবশিষ্ট অনুচ্ছেদের প্রতিটি বুলেট পয়েন্টে প্রসারিত করুন।
বন্ধ
বন্ধ অনুচ্ছেদে, নাম, শিরোনাম, ঠিকানা, টেলিফোন নম্বর, ফ্যাক্স নম্বর এবং ইমেল ঠিকানা সহ বিন্দু যোগাযোগকারী ব্যক্তির সম্পূর্ণ তথ্য প্রদান নিশ্চিত করুন। একটি "পরবর্তী ধাপ" বা কল-টু-অ্যাকশন অন্তর্ভুক্ত করুন, যেমন "আপনার কাছে যেকোনো প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার জন্য আমি এই সপ্তাহের পরে আপনার সাথে যোগাযোগ করব" অথবা "আমি আপনাকে এই প্রস্তাবটি নিয়ে আলোচনা করতে আগামী সপ্তাহে কল করব" একটি নমুনা প্রকাশের সাথে শেষ করুন এবং আপনার নাম এবং শিরোনাম।
