কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমগুলি এত সাধারণ হয়ে উঠেছে যে এটি কেবলমাত্র হাতের লেখা লিডার এবং পুরাতন স্কুল যুক্ত মেশিনগুলির উপর ভিত্তি করে সমসাময়িক বিকল্পগুলির কল্পনা করার পক্ষে সবেমাত্র ধারণা করে। কিন্তু কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিংয়ের উপর অত্যধিক নির্ভরশীল হওয়া সহজ। প্রযুক্তি সমাধানগুলির মধ্যে গভীরতর হওয়ার আগে, একটি মেশিন এবং সফ্টওয়্যার প্রোগ্রামকে আপনার সমস্ত ডেটা সংরক্ষণ এবং প্রয়োজনীয় সাংখ্যিক সম্পর্কগুলি গণনা করার সম্ভাব্য ক্ষতিগুলি বিবেচনা করুন।
তথ্য মানের
একটি কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম সরবরাহ করে এমন তথ্যটির গুণমানটি আপনি ইনপুট করেন এমন তথ্যের গুণমানের উপর নির্ভর করে। আপনি কুইক বুকগুলিতে প্রতিটি একক চেক, রসিদ এবং চালান প্রবেশ করতে পারেন তবে আপনি যদি আপনার ব্যবসার জটিলতার সঠিকভাবে প্রতিফলিত করতে আপনার কুইক বুকস চার্ট অ্যাকাউন্ট সেট আপ না করে থাকেন তবে আপনার প্রচেষ্টায় কেবল আংশিক বা অপ্রাসঙ্গিক তথ্য পাওয়া যাবে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার ব্যবসায় একাধিক ধরনের অ্যাকাউন্টের সাথে কাজ করে যেমন অনলাইন খুচরো বিক্রেতা, ইট এবং মর্টার স্টোরফ্রন্ট এবং গ্রাহকদের সরাসরি বিক্রয়, আপনার অ্যাকাউন্টিং ডেটা বিশেষভাবে অর্থপূর্ণ হবে না যদি না আপনি এই বিভাগগুলিকে পৃথকভাবে ট্র্যাক করেন।
হিউম্যান এলিমেন্ট
যদিও কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমগুলি পরিমাণগুলি এবং সঞ্চয় তথ্য গণনা করার জন্য প্রযুক্তি ব্যবহার করে, তবে এই তথ্যটি মানুষের দ্বারা প্রবেশ করা আবশ্যক, এবং এই মানুষ অবশ্যই প্রশিক্ষিত হতে হবে। সফ্টওয়্যার প্রোগ্রামগুলিতে প্রশিক্ষণের কর্মীরা ব্যয়বহুল হতে পারে এবং কম্পিউটারের অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমগুলি পরিবর্তিত হওয়ার কারণে জ্ঞান নিয়মিত আপডেট করতে হবে। ভুলগুলি শেখার বক্ররেখাতে অনেক পর্যায়ে ঘটে এবং কম্পিউটারিয়াইজড সিস্টেমে একে অপরকে গড়ে তোলার সূত্রগুলি সম্ভবত জটিল ত্রুটিগুলি সংযোজন করার সম্ভাবনা রয়েছে, যা সমস্যার উত্সটিকে আরও কঠিন করে তোলে।
প্রযুক্তি খরচ
একটি কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের কার্যত প্রতি দৃষ্টিভঙ্গি ব্যয়বহুল। কম্পিউটার কাগজপত্রের তুলনায় ব্যয়বহুলভাবে ব্যয়বহুল এবং আপনার অ্যাকাউন্টিং ডেটার জন্য প্রয়োজনীয় সফটওয়্যারটি আরও ব্যয় যুক্ত করে যা প্রায়শই পুনর্নবীকরণ বা আপডেট করা হয়। মেরামত, কাস্টম সফটওয়্যারের জন্য পেশাদারদের বিশেষভাবে জটিল দুর্ঘটনার জন্য আপনাকে মেরামত করতে অর্থোপার্জন করতে হবে, অথবা পেশাদারদের ভাড়া নিতে হবে।
নিরাপত্তা এবং স্থায়ীত্ব
কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম সাইবার নিরাপত্তা সমস্যা ঝুঁকিপূর্ণ। ক্লাউড ভিত্তিক সিস্টেমগুলি আপনার কোম্পানির তথ্য দূরবর্তীভাবে সঞ্চয় করে, যেখানে এটি হ্যাক করা যেতে পারে। আপনার সিস্টেমটি এমন একটি ভাইরাস সংক্রামিত হতে পারে যা তথ্য ধ্বংস করে বা দূষিত করে। কম্পিউটারগুলি পর্যায়ক্রমে ক্র্যাশ করে, তাই যদি আপনি বিশেষ করে ফাইলগুলি ব্যাক আপ করার জন্য পরিশ্রমী না হন তবে আপনি অনেক ঘন্টা কাজের কাজ হারাতে পারেন। সুতরাং, কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমগুলি তথ্য সংগঠিত করে এবং হিসাব দ্রুত এবং কার্যকরী করে তুললে, তারা সুরক্ষাটির মিথ্যা ধারণা তৈরি করতে পারে। নিচের লাইনটি হল তারা আপনার ক্রিয়াকলাপের বিশদগুলির সাথে সরাসরি সিস্টেমের জ্ঞান বা প্রথম দিকের পরিচিতিগুলির জন্য সম্পূর্ণভাবে দাঁড়াতে পারে না।
