রেকর্ড ব্যবস্থাপনাগুলি সংস্থাগুলির, অলাভজনক সংস্থার, সরকারী সংস্থাগুলি, সামাজিক সংস্থাগুলি, চিকিৎসা, বাণিজ্য, আর্থিক, স্কুল, কলেজগুলি এবং বিশ্ববিদ্যালয়গুলির এবং অন্যান্য সমস্ত ধরণের সংস্থাগুলির অবশ্যই একটি নির্দিষ্ট কাজ যা তথ্য নির্দিষ্ট সময়ের জন্য রাখা প্রয়োজন। ব্যক্তিগত পরিবারের ভাল রেকর্ড ব্যবস্থাপনা অনুশীলন করতে হবে। রেকর্ডস ম্যানেজমেন্ট রেকর্ডের জীবন চক্র পরিচালনার বা ট্র্যাকিংয়ের একটি নিয়মিত, সংগঠিত, পরিকল্পিত এবং নিয়ন্ত্রিত প্রক্রিয়া ছাড়াও। একটি রেকর্ড একটি বাস্তব কাগজ বস্তু হতে পারে বা এটি ডিজিটাল বা ইলেকট্রনিক ফর্ম হতে পারে। রেকর্ডগুলি আর্থিক, চিকিৎসা, তথ্যপূর্ণ, আনুষ্ঠানিক নথি, অফিসের নথি, বেতন, সরকারি ফর্ম এবং শত শত অন্যান্য রেকর্ডগুলির মধ্যে ইমেলগুলিতে রাখা যেতে পারে। রেকর্ডস ম্যানেজমেন্ট রেকর্ডের জীবনচক্রের তিনটি পর্যায়কে সম্বোধন করে: একটি রেকর্ড তৈরি বা প্রাপ্তি; রক্ষণাবেক্ষণ, নিরাপদ সঞ্চয়স্থান, পুনরুদ্ধার, বা একটি রেকর্ড সাধারণ ব্যবহার; একটি রেকর্ড নিষ্পত্তি।
রেকর্ড সৃষ্টি
রেকর্ড তৈরি বা প্রাপ্তি রেকর্ড ব্যবস্থাপনা জন্য চাহিদা সৃষ্টি করে। রেকর্ডটি তৈরি হওয়ার পরে এটি একটি কর্মসংস্থান আবেদন, একটি চালান বা একটি জায় নিয়ন্ত্রণ প্রতিবেদন হতে পারে, সেই রেকর্ডের জন্য অন্যান্য সমস্ত ক্রিয়াকলাপ বা পরিচালন ফাংশনগুলি নিযুক্ত করা দরকার। রেকর্ড ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়ার একটি ফাংশন এটি তৈরি বা প্রাপ্ত হওয়ার পরে রেকর্ডের প্রবাহ নির্ধারণ করা হয়। কে রেকর্ড দেখতে হবে? রেকর্ড দেখে প্রত্যেকে রেকর্ড কোথায় গিয়েছেন বা কোথায় কাজ করেছেন (যেমন অ্যাকাউন্টে পেমেন্ট রেকর্ডিং)? রেকর্ডের নিরাপদ স্টোরেজ নিশ্চিত করার জন্য কে দায়ী? এই সব প্রশ্নের ভাল যোগাযোগ উত্তর প্রয়োজন।
রেকর্ড বজায় রাখা
রেকর্ড বজায় রাখার রেকর্ড রেকর্ড সংরক্ষণ উন্নয়নশীল জড়িত। রেকর্ডগুলি সংরক্ষণ করার সময় অনেকগুলি বিবেচনার বিষয়গুলি উপলব্ধ করা উচিত, যাদের তথ্যটি উল্লেখ করতে বা রেকর্ডের ব্যক্তিগত প্রকৃতিতে অ্যাক্সেস থাকা প্রয়োজন তাদের দ্বারা পুনরুদ্ধারের জন্য উপলব্ধ রেকর্ড তৈরি করা। রেকর্ড তৈরি করার অন্য পাশে রেকর্ডটি অ্যাক্সেস করতে পারে না তা বোঝানো হচ্ছে। যখন রেকর্ডটি তার স্টোরেজ থেকে বের হয়, তখন রেকর্ডের রেকর্ড আছে এমন কোনও সিস্টেমের কাছে ভাল রেকর্ড পরিচালনার জন্য এটি অপরিহার্য, যেখানে তাদের রেকর্ড থাকে এবং তারা রেকর্ডটি ফেরত দেওয়ার ইচ্ছা রাখে। রেকর্ড সঠিক রিটার্ন নিশ্চিত করা রেকর্ড ব্যবস্থাপনা সিস্টেমের একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ। রেকর্ডের নিরাপদ সঞ্চয়স্থানটি অন্য অফিসে বা ব্যাংকের একটি নিরাপদ আমানত বাক্সে প্রতিটি রেকর্ডের ডিজিটাল কপিগুলি সংরক্ষণ করতে পারে। রেকর্ড কাগজ বা ইলেকট্রনিক কপি ক্ষতি প্রতিরোধ করতে একটি শুষ্ক, শীতল অবস্থান সংরক্ষণ করা উচিত। সংরক্ষণাগার প্রক্রিয়া রেকর্ড ব্যবস্থাপনা রক্ষণাবেক্ষণ পর্যায়ে অংশ। একটি রেকর্ড সংরক্ষণাগার জন্য যোগ্য হয়ে যখন নির্ধারণ নির্ধারণ রেকর্ড ব্যবস্থাপনা অংশ। রেকর্ডগুলি কোথায় সংরক্ষণ করা হয় এবং কতক্ষণ রেকর্ড সংরক্ষণাগারভুক্ত হয় তা নির্বাচন করা এই ফাংশনের অংশ। ঐতিহাসিক রেকর্ডের মতো কিছু রেকর্ড জীবন এবং কখনও কখনও কোম্পানির বাইরে রাখা যেতে পারে। শহর, রাজ্য এবং নগরশিল্পের জন্য, ঐতিহাসিক রেকর্ডগুলি অনির্দিষ্ট সময়ের জন্য সংরক্ষণ করতে হতে পারে।
রেকর্ড নিষ্পত্তি
সঠিক সময় ফ্রেম রেকর্ড নিষ্পত্তি গুরুত্বপূর্ণ। অধিকাংশ রেকর্ড নিষ্পত্তি নিষ্পত্তি shredding দ্বারা সম্পন্ন করা উচিত। নিষ্পত্তি জন্য বিবেচনার রেকর্ড কতক্ষণ সংরক্ষণ করা হবে তা নির্ধারণ অন্তর্ভুক্ত। রেকর্ড রাখার জন্য সময় ফ্রেম রেকর্ড প্রকৃতির উপর নির্ভরশীল। কিছু রেকর্ড স্টোরেজ ট্যাক্স রেকর্ডের মতো সরকারী প্রবিধান দ্বারা নির্ধারিত হয়, কিছু ঋণ ব্যবস্থাপনার জন্য ব্যাংকগুলি এবং কিছু আইনী নির্দেশিকা যেমন আইন অন্তর্ভুক্ত করে। এতে কোম্পানিগুলির মধ্যে শ্যাডডিংয়ের মতো রেকর্ডগুলি কীভাবে নিষ্পত্তি করা হয় বা কোনও বাইরের কোম্পানির ছিনতাইয়ের এবং ট্র্যাকিং সিস্টেম বিকাশের কাজে নিয়োগ করা সেগুলি নির্ধারণ করতে সহায়তা করে। বিভাগ দ্বারা রেকর্ড যেখানে নিষ্পত্তি, কিভাবে তারা নিষ্পত্তি করা হয়েছিল এবং যেখানে দীর্ঘমেয়াদী রেকর্ড ব্যবস্থাপনা উপকারী হতে পারে তালিকা। উপরন্তু, রেকর্ড নিষ্পত্তি করার জন্য একটি সাইন-অফ প্রক্রিয়া বাস্তবায়ন করতে পারে এমন সকলকে নিশ্চিত করতে সহায়তা করতে পারে যে কোনও রেকর্ড ধ্বংস হওয়ার আগেই জানা উচিত।
রেকর্ড ব্যবস্থাপনা জন্য অন্যান্য বিবেচ্য বিষয়
রেকর্ড ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের সাথে মিটমাট করার জন্য অন্যান্য অনেকগুলি বিকল্পগুলি রেকর্ড রেকর্ড ব্যবস্থাপনা সম্পর্কিত প্রতিটি পদ্ধতির সাথে সম্পর্কিত নীতিগুলি এবং পদ্ধতিগুলি ডকুমেন্টিং এবং যোগাযোগ করা, রেকর্ড পরিচালনার প্রতিটি পর্যায়ে নিয়ন্ত্রণ পদ্ধতি এবং পদ্ধতিগুলি উন্নয়ন এবং বাস্তবায়ন এবং রেকর্ড পরিচালনা পদ্ধতিগুলি সহজ এবং সহজে যোগাযোগ এবং সহজ রাখা। ব্যবস্থা করা.
শিক্ষা রেকর্ড ব্যবস্থাপনা জন্য সম্পদ
কার্যকর রেকর্ড ব্যবস্থাপনা শিখতে শত শত সম্পদ রয়েছে। কারিগরি স্কুল, কলেজ এবং বিশ্ববিদ্যালয়, অনলাইন প্রশিক্ষণ, এবং রেফারেন্স বইগুলি স্থানীয় বইয়ের দোকান বা কলেজ বুকস্টোরে প্রচুর পরিমাণে প্রভাব বিস্তার করে যা কার্যকর এবং আইন-শৃঙ্খলা রক্ষাকারী পরিচালনা ব্যবস্থার উন্নয়ন করতে সহায়তা করে। এছাড়াও রেকর্ড রেকর্ডের জন্য নির্দিষ্ট নিয়ম সংক্রান্ত স্থানীয়, রাষ্ট্র এবং ফেডারেল প্রবিধানগুলির সাথে সর্বদা চেক করুন।
