একটি নীতি এবং পদ্ধতি ম্যানুয়াল একটি লিখিত নথি যা একটি সংস্থার নিয়ম এবং এটি চালানোর নির্দিষ্ট উপায়গুলি সম্পর্কে বিস্তারিত জানায়। এই আগত মেইল প্রক্রিয়া করার পদ্ধতির সংস্থার সাধারণ দৃষ্টিভঙ্গি থেকে সবকিছু জুড়ে। একটি নীতি এবং পদ্ধতি ম্যানুয়াল জন্য কয়েক মৌলিক ধারনা কর্মচারীদের একটি ম্যানুয়াল আরো দরকারী করতে হবে।
বিভাগ থেকে প্রতিক্রিয়া সংগ্রহ করুন
একটি প্রতিষ্ঠানের জন্য একটি আনুষ্ঠানিক ম্যানুয়াল লেখার আগে, আপনি তাদের বিভিন্ন নীতি এবং পদ্ধতি সম্পর্কে বিভিন্ন বিভাগ থেকে প্রতিক্রিয়া পাবেন। এমনকি যদি আনুষ্ঠানিক নীতি এবং পদ্ধতির ম্যানুয়াল না থাকে তবে বিভাগগুলি সম্ভবত তাদের নিজস্ব অনানুষ্ঠানিক নীতি, মেমো এবং বিক্ষিপ্ত গাইডবইগুলি থাকে। একটি নীতি এবং পদ্ধতি ম্যানুয়াল, এটি একটি নতুন ব্যবসা বা প্রতিষ্ঠানের জন্য লিখিত না হওয়া পর্যন্ত, বিভাগ ইতিমধ্যে চালানো হয় কিভাবে বিবেচনা করা উচিত। সম্পূর্ণ নতুন নীতি এবং পদ্ধতির পরিচয় সম্ভবত লার্নিং বক্ররেখার কারণে প্রযোজনাগুলিকে হ্রাস করতে পারে। পরিবর্তে, বিভ্রান্তি এড়াতে এক জায়গায় সমস্ত আনুষ্ঠানিক নীতি এবং পদ্ধতিগুলি একত্রিত করার জন্য একটি স্থান হিসাবে নীতি এবং পদ্ধতি ম্যানুয়াল মনে করুন।
তবে, এটি একটি পরম নিয়ম নয়। একটি নীতি এবং পদ্ধতি ম্যানুয়াল লেখার সুবিধাগুলির একটি হল যে এটি আপনাকে একটি সংস্থার কাজের কার্যকারিতা পর্যালোচনা করার সুযোগ দেয়। ম্যানুয়াল লেখার সময়, বিভিন্ন বিভাগের ম্যানেজার এবং কর্মচারীদের সাথে কথা বলুন যে তারা যে কোনও নীতি এবং পদ্ধতিগুলির সাথে বর্তমানে কাজ করে সেগুলি গুরুতর, কঠিন বা অসঙ্গত। যদি তাই হয়, আপনি ম্যানুয়াল সম্পন্ন করার আগে কাজ করার আরও কার্যকর উপায় আলোচনা করতে একটি সভা অনুষ্ঠিত করতে পারেন।
নীতি এবং পদ্ধতির মধ্যে পার্থক্য
নীতিগুলি সাধারণ নিয়মগুলি অন্তর্ভুক্ত করে যা বর্ণনা করা যায় না বা কী করতে পারে তা বর্ণনা করে না, এবং এই দার্শনিক থেকে নির্দিষ্ট পর্যন্ত এই পরিসরগুলি অন্তর্ভুক্ত করে। উদাহরণস্বরূপ, একটি নীতি "আমরা পরিবেশগতভাবে বন্ধুত্বপূর্ণ," বা "প্রবেশ বিভাগে সমস্ত ভর্তি অনুরোধ জমা দিতে" হতে পারে। পদ্ধতিগুলি একটি নীতি সম্পাদনের জন্য ধাপে ধাপে প্রক্রিয়াগুলি বর্ণনা করে। একটি নীতি এবং পদ্ধতি ম্যানুয়াল তৈরি করার সময়, নীতিগুলির শিরোনামগুলি এবং প্রতিটি নীতি উপাধিগুলির তালিকাগুলি বা তালিকাগুলি তৈরি করে দুইয়ের মধ্যে পার্থক্য করে। এটি ম্যানুয়ালকে এমন কর্মচারীদের দ্রুত নেভিগেট করার অনুমতি দেবে যারা নীতিটি কীভাবে সম্পন্ন করবেন তার নির্দিষ্ট তথ্য খুঁজে বের করতে চান।
পরিষ্কার এবং নির্দিষ্ট হতে হবে
একটি নীতি এবং পদ্ধতির ম্যানুয়াল লেখার সময়, আপনি কোন শব্দগুচ্ছ, জটিল বাক্য এবং অস্পষ্ট নির্দেশাবলী কাটাতে আপনার কাজ ঘন ঘন পর্যালোচনা করতে হতে পারে। বাক্য 15 শব্দ বা কম রাখা চেষ্টা করুন। রান-অন বা বাক্যগুলি এড়িয়ে চলুন যা একাধিক উপায়ে ব্যাখ্যা করা যেতে পারে। চালান প্রক্রিয়াজাতকরণের জন্য পদ্ধতিগুলি বর্ণনা করে এবং পরিচালককে পাঠানোর জন্য নির্দিষ্ট ফর্মটির নাম প্রদান করে যেমন "সমস্ত চালান প্রক্রিয়া করে এবং ম্যানেজারের কাছে একটি ফর্ম পাঠান" এর মতো নির্দেশাবলী দেওয়ার পরিবর্তে।
আপনি এক বা একাধিক কর্মচারী তাদের যে কোনও অংশগুলি বোঝার অসুবিধা করতে পারে তা পরীক্ষা করার জন্য নীতি এবং পদ্ধতির ম্যানুয়াল পর্যালোচনা করতে চান।
পর্যালোচনা এবং নিয়মিত আপডেট
একটি নীতি এবং পদ্ধতি ম্যানুয়াল একটি জীবন্ত নথি। এটি দরকারী রাখতে, পর্যালোচনা এবং এটি প্রয়োজন হলে নিয়মিত আপডেট করুন। নীতি এবং পদ্ধতি ম্যানুয়াল কোন পরিবর্তন করতে হবে কিনা তা দেখতে প্রতি বছর একবার একটি সভা অনুষ্ঠিত। এতে কাজ করার নতুন উপায়গুলি, কঠিন বা বিভ্রান্তিকর অনুচ্ছেদগুলি এবং ম্যানুয়ালটিকে আরও কার্যকর করার জন্য বুদ্ধিমানের পদ্ধতিগুলি পুনরায় চালু করা, যেমন আরও তথ্য বা রঙের বিভিন্ন অধ্যায়গুলি কোডিং করে।
সময় সংবেদনশীল তথ্য যেমন যোগাযোগের নাম, ব্যক্তিদের ফোন নম্বর এবং ওয়েবসাইটের URL গুলিকে নীতিতে অন্তর্ভুক্ত করা এড়িয়ে চলুন। ম্যানুয়াল নির্দিষ্ট ব্যক্তি বা শিরোনাম উল্লেখ করার পরিবর্তে, বিভাগের নাম পড়ুন। এই নীতি এবং পদ্ধতি ম্যানুয়াল প্রাসঙ্গিক দীর্ঘ থাকার নিশ্চিত করতে সাহায্য করবে।
