অ্যাকাউন্টিং কর্মীদের কাগজপত্র এবং একটি ফাইলিং সিস্টেম ছাড়া অনেক হ্যান্ডেল, অফিস দ্রুত একটি জগাখিচুড়ি হয়ে যাবে। একাউন্টিং বিভাগের জন্য পলল এবং অন্যান্য গোপনীয় তথ্য রক্ষার জন্য লক করা সহ, বহু ফাইলিং ক্যাবিনেটের জন্য সাধারণ। আর্থিক ফাইল এবং তথ্য অ্যাক্সেস সীমিত করা উচিত - অফিস পাবলিক স্পেস মধ্যে অবস্থিত করা উচিত নয়। অ্যাকাউন্টিং অফিসে একটি ফাইলিং সিস্টেম বাস্তবায়নে কিছু চ্যালেঞ্জ তৈরি হয়, তবে এটি সফলভাবে সম্পন্ন করা যেতে পারে এবং বিভাগের দক্ষতা বৃদ্ধি করতে পারে।
দুটি ধরনের ফাইল সেট আপ করুন। একটি ফাইলিং মন্ত্রিসভা বা ড্রয়ারের দৈনিক ফাইলের জন্য, যা সাধারণত বছরের শেষে পরে সংরক্ষিত হয়। এই ফাইল আপনার ব্যয় এবং আয় আইটেম অধিকাংশ অন্তর্ভুক্ত। দ্বিতীয় ধরনের ফাইল স্থায়ী বা দীর্ঘমেয়াদী আইটেমের সঞ্চয়স্থানের সাথে সম্পর্কিত যা সময়ের সাথে অ্যাক্সেস করতে হবে। উদাহরণগুলি নীতি এবং পদ্ধতি, চুক্তি, স্থায়ী সম্পদ, বীমা নীতি এবং অন্যান্য ডকুমেন্টেশনগুলির জন্য ফাইল হবে যা বছরের শেষে শেষ হতে পারে না।
টাইপ করে ফাইল ডকুমেন্টেশন। খরচ বেতন এবং অ্যাকাউন্টিং অন্যান্য এলাকায় থেকে পৃথকভাবে দায়ের করা হয়। মিশ্রিত করা এবং মেলে না। যদি কিছু লেনদেন একাধিক এলাকা, যেমন খরচ এবং স্থায়ী সম্পত্তির অন্তর্গত, কাগজপত্রের কপি করে এবং উভয় ফাইলগুলিতে ডকুমেন্টেশন রাখুন। ব্যয়গুলি বিক্রেতা নাম অনুসারে বর্ণানুক্রমিকভাবে দায়ের করা যেতে পারে, যখন নির্দিষ্ট সম্পদ ফাইলগুলি ক্রয় তারিখ দ্বারা শ্রেণীবদ্ধ করা যেতে পারে। আপনার ব্যবসায়ের উপর নির্ভর করে, আয় পুনরুদ্ধারের তারিখ বা জমা দেওয়ার তারিখ তারিখের পরে ব্যাংক পুনর্বিবেচনার জন্য দায়ের করা হয়।
আপনার ফাইল সঙ্গে বিভিন্ন রং ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি আপনার সমস্ত খরচ লাল ফোল্ডারে, সবুজ আয় এবং হলুদ ফোল্ডারগুলিতে চুক্তিবদ্ধ করতে পারেন। আপনি যদি একটি আয় আইটেম খুঁজছেন, সরাসরি সবুজ ফোল্ডার জন্য, সময় এবং শক্তি সংরক্ষণ করুন। যদি আপনি চারপাশে একটি লাল ফাইল রাখেন তবে আপনি কোন সমস্যা বা বিলম্ব ছাড়াই এটি সঠিক ফাইলিং মন্ত্রিসভাতে স্থানান্তর করতে পারেন। রঙ সমন্বয় ফাইলিং সহজ করে তোলে।
পরামর্শ
-
একটি গরম ফাইল স্থাপন করুন যেখানে আপনি এমন আইটেমগুলি রাখেন যা আপনার তাত্ক্ষণিক মনোযোগের প্রয়োজন এবং আপনার ডেস্কে রাখুন।
