বিজনেস ডিকশনারি অনুসারে, একটি ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম একটি "ইলেকট্রনিক সিস্টেম যা ডকুমেন্টগুলি সংগঠিত ও পরিচালনা করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে। এই ডকুমেন্টগুলি সাধারণত সফ্টওয়্যারের সাথে সংগঠিত হয়, যা ব্যবহারকারীকে অ্যাক্সেস, সংশোধন, এবং কেন্দ্রীয়ভাবে নথি সংরক্ষণ করার ক্ষমতা প্রদান করে। "কোম্পানিগুলি সহজে রেফারেন্সের জন্য ঐতিহাসিক কাগজ নথিগুলি বৈদ্যুতিন ফাইলগুলিতে রূপান্তর এবং সঞ্চয়স্থান স্থান কমাতে এই সিস্টেমগুলি ব্যবহার করে। বেশিরভাগ সংস্থাগুলি তাদের অপারেশনগুলির সাথে যুক্ত কিছু ধরণের কাগজপত্র তৈরি করে। এই দস্তাবেজ পরিচালনা করার সেরা উপায় খোঁজার মাধ্যমে কোম্পানির অভ্যন্তরীণ কার্যপ্রবাহ উন্নত করতে পারে।
ব্যবসা নথি জন্য ইনকামিং পয়েন্ট পর্যালোচনা। ব্যবসা মালিকদের এবং পরিচালকদের তাদের দলিলগুলি কীভাবে প্রবেশ করবে তা নির্ধারণ করতে হবে এবং ইলেকট্রনিকভাবে তাদের সেরা ক্যাপচার কীভাবে তা নির্ধারণ করতে হবে।
বৈদ্যুতিন তথ্য ক্যাপচার সফ্টওয়্যার বাস্তবায়ন। কোম্পানিগুলি বাইরের পক্ষগুলিকে অনুরোধ করতে পারে যেমন বিক্রেতা, সরবরাহকারী বা অনুরূপ গোষ্ঠী- ইমেল বা ওয়েবসাইটগুলির মাধ্যমে ইলেকট্রনিকভাবে তথ্য পাঠাতে। এটি কোম্পানিগুলিকে সরাসরি ডকুমেন্ট পরিচালন ব্যবস্থায় তথ্য লোড করতে দেয়।
একটি বৈদ্যুতিন ফাইলিং সিস্টেমের মধ্যে কাগজ নথি স্ক্যান করতে কর্মচারীদের প্রয়োজন। একজন কর্মচারী তার কাজটি সম্পন্ন করার পরে, পরিচালকগণ কোম্পানির কম্পিউটার বা সার্ভার সঞ্চয়স্থানে সমস্ত প্রাসঙ্গিক তথ্য স্ক্যান করতে পারেন। কর্মচারী তারপর সংবেদনশীল তথ্য নিষ্পত্তি করতে মূল ছিনতাই করতে পারেন।
একটি নথি ফাইন্ডিং সিস্টেম সেট আপ করুন। সঞ্চিত নথিগুলি দ্রুত খুঁজে পাওয়ার ক্ষমতাটি ঐতিহাসিক তথ্যের জন্য অনুসন্ধান করা একজন কর্মচারীর সময় কাটাতে পারে। ব্যক্তিদের পরবর্তী তারিখে তথ্য সঞ্চয় এবং খুঁজে পেতে জন্য একটি আদর্শ বৈদ্যুতিন ফাইলিং সিস্টেম তৈরি করা উচিত।
পরামর্শ
-
কোম্পানি তাদের নথি ব্যবস্থাপনা সিস্টেম আউটসোর্স সিদ্ধান্ত নিতে পারে। ব্যবসার তথ্য সংরক্ষণে বিশেষজ্ঞ হতে পারে তাই একটি কোম্পানী নথির জন্য শারীরিক স্টোরেজ স্পেস copious পরিমাণে প্রয়োজন হয় না।
সতর্কতা
ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমগুলি কোনও সংস্থার জন্য অনেক সুবিধা প্রদান করে, তবে তাদেরও অসুবিধা হতে পারে। কম্পিউটারগুলি কম্পিউটার বা সার্ভার ব্যর্থতার বিরুদ্ধে সুরক্ষা করার জন্য তথ্য ব্যাক আপ করার সময় কোম্পানিগুলি আপত্তিজনক বা জালিয়াতি থেকে বৈদ্যুতিন তথ্য সুরক্ষিত করতে সক্ষম হওয়া আবশ্যক।
