একটি দস্তাবেজ নিয়ন্ত্রণ সিস্টেমের উদ্দেশ্যটি নিশ্চিত করা যে আপনার সংস্থানগুলি ব্যবহার করে এমন দলগুলি কার্যকর এবং বর্তমান। মাস্টার তালিকা হিসাবে পরিচিত নথিগুলির একটি সহজ তালিকা ব্যবহার করে এটি অর্জন করা যেতে পারে।
নীতি এবং পদ্ধতি ম্যানুয়াল
আপনার নীতি এবং পদ্ধতি ম্যানুয়াল মধ্যে ডকুমেন্ট কন্ট্রোল ঠিকানা প্রথম পদক্ষেপ হতে হবে। উপরন্তু, আপনার প্রতিষ্ঠানকে দস্তাবেজের মাস্টার লিস্টের জন্য দায়ী হওয়ার দ্বারা দস্তাবেজ নিয়ন্ত্রণ তত্ত্বাবধান করতে প্রশাসককে সনাক্ত করা উচিত।
নথি মাস্টার তালিকা
কার্যকরভাবে পরিচালনা করার জন্য আপনার প্রতিষ্ঠানের মধ্যে ব্যবহৃত নথি সনাক্তকারী একটি মাস্টার তালিকা তৈরি করুন। নথি উদাহরণ সহ পদ্ধতি ম্যানুয়াল, মান ম্যানুয়াল, কাজ নির্দেশাবলী এবং ফর্ম অন্তর্ভুক্ত। একটি স্প্রেড শীট ফর্ম্যাট ব্যবহার করে, নথির নাম এবং সংস্করণ অন্তর্ভুক্ত করুন। যদি আপনি একটি বাহ্যিক উত্স থেকে একটি বাধ্যতামূলক পদ্ধতি উল্লেখ করছেন, মাস্টার তালিকার মান উল্লেখ করে ট্রেসযোগ্যতা সাহায্য করবে।
সংশোধন প্রক্রিয়া
সংশোধিত ডকুমেন্ট মাস্টার তালিকায় উল্লেখ করা আবশ্যক। উদাহরণস্বরূপ, গুণমান নিশ্চিতকরণ নীতি এবং পদ্ধতি, সংস্করণ বি। আপনি নিজের সনাক্তকরণ সিস্টেম তৈরি করতে পারেন। কিছু প্রতিষ্ঠান সংশোধন তারিখ ব্যবহার করুন। একটি পদ্ধতি সংশোধন করা হয়, আপনি পদ্ধতির মধ্যে উল্লেখ যে কোন ফর্ম বা নির্দেশাবলী পর্যালোচনা করতে হবে।
