প্রস্তাবপত্রের চিঠি লেখার একটি স্বল্প চিঠি বিন্যাসে একটি প্রস্তাব প্রস্তুত করার পদ্ধতি। পরিষেবার জন্য একটি প্রস্তাব সম্ভাব্য গ্রাহকদের থেকে ব্যবসা একটি প্ররোচিত অনুরোধ। কোনও সম্ভাব্য গ্রাহকের কাছে কোনও প্রস্তাবের প্রস্তাব দেওয়ার আগে গুরুত্বপূর্ণ গবেষণা পরিচালনা করা উচিত। যদি চিঠিটি খুব জেনেরিক হয় বা চিঠির গ্রাহকের অ্যামমেট চাহিদাগুলি না থাকে, তবে চিঠিটি দ্রুত রিসাইকেল বিনতে বাতাসে উঠতে পারে। একটি সফল প্রস্তাব পত্রের কীগুলি স্পষ্ট সংক্ষিপ্ত লেখা এবং পদ, সুবিধা এবং বাজেটের সংক্ষিপ্ত ব্যাখ্যা অন্তর্ভুক্ত করে।
লক্ষ্য ক্লায়েন্ট চিহ্নিত করুন এবং ব্যাপক গবেষণা পরিচালনা। বর্তমানে ব্যবহৃত পরিষেবা সহ, বার্ষিক ভিত্তিতে প্রদত্ত মূল্য এবং বর্তমান পরিষেবাদিগুলির সন্তুষ্টি স্তর সহ অতীতের পরিষেবা সম্পর্কিত খরচগুলি তদন্ত করুন। সংক্ষিপ্ত তদন্তের সময় একই প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করার জন্য একটি স্বাধীন জরিপ সংস্থাকে নিয়োগের মাধ্যমে এই ধরনের তদন্ত সম্পন্ন করা যেতে পারে। আপনার ব্যবসা এই সেবা প্রয়োজন সন্তুষ্ট করতে পারেন কিভাবে পরীক্ষা করুন। অন্যের বা সাধারণভাবে আপনার কোম্পানির পরিষেবাগুলি ব্যবহার করার সুবিধাগুলি নিশ্চিত করুন।
আপনার প্রস্তাবের সুযোগকে এক থেকে দুই বাক্যের মধ্যে স্থানান্তরিত করুন। সারসংক্ষেপটি আপনার সংস্থার নাম, আপনি কী করবেন, কীভাবে অনন্য তা অন্তর্ভুক্ত করতে হবে, প্রত্যাশা গ্রাহকদের আপনার পরিষেবাদি, প্রত্যাশিত মূল্য এবং ফলাফলগুলির বিষয়ে থাকতে পারে।
কেন আপনি ক্লায়েন্ট সমীপবর্তী হয় ব্যাখ্যা করুন। ক্লায়েন্ট সম্পর্কে আপনি যা জানেন তা চিহ্নিত করুন, যেমন, "আমরা বুঝতে পেরেছি যে আপনি গত বছর ডকুমেন্ট পরিচালনার পরিষেবাগুলিতে $ 9,000 ব্যয় করেছিলেন। এই তথ্যটি আমরা সর্বশেষ জরিপ সংস্থার মাধ্যমে পরিচালিত সাম্প্রতিক জরিপ থেকে সংগ্রহ করেছি।"
ক্লায়েন্টের জন্য সমস্যা বর্ণনা করুন। তিনি যদি খুব বেশী পরিশোধ করা হয়, ব্যাখ্যা করুন কিভাবে এবং কেন। সে যদি পরিষেবা ব্যবহার না করে তবে তাকে কেন প্রয়োজন তা ব্যাখ্যা করুন। আপনার দাবি প্রমাণিত পরিসংখ্যান বা গবেষণা ফলাফল প্রদান করুন। আপনার পরিষেবাদি ব্যবহার করে ক্লায়েন্ট কীভাবে উপকৃত হবে তা সনাক্ত করুন।
প্রস্তাবিত পরিষেবাগুলি সম্পাদন করার জন্য আপনার ব্যবসার ক্ষমতার সংক্ষিপ্তসার। আপনি যে পদ্ধতি ব্যবহার করেন, কৌশল, পণ্য, দক্ষতার স্তরের কর্মচারী এবং পরিষেবা প্রদানের মূল উদ্দেশ্য ব্যাখ্যা করুন। স্পষ্টভাবে আপনি কীভাবে প্রতিদ্বন্দ্বী থেকে উল্লেখযোগ্যভাবে আলাদা আলাদাভাবে সংজ্ঞায়িত করেছেন তা নির্ধারণ করুন: "আমরা আমাদের প্রতিযোগীদের চেয়ে ভাল।"
গ্রাহকের প্রত্যাশিত খরচ প্রদান করে মূল্য আলোচনা করুন। অতিরিক্ত পরিষেবাদি প্রেরণ করুন যা গ্রাহক যোগ করতে পারেন এবং সেই অতিরিক্ত পরিষেবাদির জন্য খরচ।
ক্লায়েন্ট ধন্যবাদ দ্বারা চিঠি বন্ধ। ক্লায়েন্টের জন্য আপনার চিঠির সাড়া দিতে বা আরও অনুসন্ধানের জন্য একটি নাম এবং সংখ্যা তালিকাভুক্ত করুন। কোম্পানির সর্বোচ্চ র্যাঙ্কিং কর্তৃপক্ষের নাম এবং স্বাক্ষর নিয়ে চিঠিটি সাইন ইন করুন।
