অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ এবং প্রসেস কিভাবে নথিভুক্ত করবেন

অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ এবং প্রসেস ডকুমেন্টেশন চ্যালেঞ্জিং হতে পারে। জটিল প্রসেস স্টাইল বুঝতে সহজ একটি সহজে উপস্থাপন করা হয় এবং যে কোন সহজ কাজ। আপনি একটি ভাল কাজ করতে মৌখিক এবং লিখিত ফর্ম উভয় চমৎকার যোগাযোগ দক্ষতা থাকতে হবে। ভাল ডকুমেন্টেশন তৈরি করার পদক্ষেপ কর্মচারীদের সাক্ষাত্কার, পর্যবেক্ষণ, মূল্যায়ন, এবং প্রতিষ্ঠান জড়িত। ডকুমেন্টেশন তৈরি করার একটি গুরুত্বপূর্ণ দিক পরে পরিবর্তন করার অনুমতি দেওয়া হয়। প্রক্রিয়া পরিবর্তন এবং, ফলস্বরূপ, নথি পাশাপাশি পরিবর্তন করতে হবে।

সাক্ষাৎকার কর্মচারী। এই প্রক্রিয়ার প্রথম পদক্ষেপ। অনুমান না এবং আপনার বোঝার চেক দ্বিগুণ প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করবেন না। কর্মচারীদের জন্য তারা কি সম্পর্কে কথা বলার জন্য জিজ্ঞাসা করুন। যদি কেউ একটি কাগজ অনুমোদন প্রয়োজন, যে কাগজ দেখতে চাইতে। কিছু মানুষ একটি টেপ রেকর্ডার ব্যবহার করতে চান এবং তারপর তারা তথ্য transcribe। কেউ যদি কথা বলছে এবং একই সাথে প্রচুর পরিমাণে বিস্তারিত দেখছে তবে এটি একটি ভাল ধারণা হতে পারে। "দেখান এবং বলুন" যেতে উপায়।

আপনার আশেপাশের পর্যবেক্ষণ। প্রক্রিয়াগুলি চেক করার জন্য চালান সংযুক্ত করা হয়, উদাহরণস্বরূপ, এটি আসলে করা হচ্ছে কিনা তা নোট করুন। অনেক বার লোকেরা আপনাকে নির্দিষ্ট প্রক্রিয়া করার সঠিক উপায় বলে, কিন্তু এর অর্থ এই নয় যে এটি করা হচ্ছে। যেহেতু আপনি বাস্তবতা নথিবদ্ধ করছেন, তাই এই প্রক্রিয়াটি পর্যবেক্ষণ করা সাক্ষাত্কারে সুস্পষ্ট নয় এমন ভাল তথ্য যুক্ত করতে মূল্যবান হতে পারে। ক্যাবিনেটের ভর্তি দেখতে, এবং নোট তাদের মানুষের desks আছে কি নোট।

এটি নথিভুক্ত করার সময় একটি প্রক্রিয়া কার্যকারিতা মূল্যায়ন। যদি আপনি প্রক্রিয়াগুলি দেখেন না বা দুইবার সঞ্চালিত না দেখেন তবে এটির একটি উল্লেখ করুন। আপনার কাজের নথিভুক্তকরণ প্রক্রিয়ার মান যোগ করার জন্য এটি আপনার জন্য সর্বোত্তম উপায়। যখন আপনি একটি প্রক্রিয়া মূল্যায়ন করেন, আপনি এটি নিরপেক্ষভাবে দেখছেন এবং আপনি উন্নতির জন্য পরামর্শ দিতে পারেন। সুপারিশ করার সময় প্রোটোকল অনুসরণ নিশ্চিত করুন। মনে রাখবেন: যদি আপনার সুপারিশগুলির কারণে প্রসেসগুলি পরিবর্তিত হয় তবে আপনাকে উন্নত প্রক্রিয়াগুলি নথিভুক্ত করতে হবে-কেবল পুরাতন নয়।

ফোল্ডারে এবং অনলাইন ফোল্ডার ফাইল ডকুমেন্টেশন। ডকুমেন্টেশন মানানসই করার জন্য টেম্পলেট থাকা এটি সহজে পড়তে সহায়তা করে। প্রতিটি বাইন্ডার বা ফোল্ডার একটি এলাকায় তথ্য সঙ্গে একটি সূচক থাকা উচিত। উদাহরণস্বরূপ, আপনি অ্যাকাউন্টের পেমেন্টযোগ্য সম্পর্কে একটি বিন্ডার থাকতে পারে যেখানে আপনি প্রক্রিয়াটি নথিভুক্তকরণের বিবরণী এবং ফ্লোচার্ট ফাইল করতে পারেন। আপনি Payroll সম্পর্কে আরেকটি দ্বিধারক হতে পারে এবং এখনও অন্য অ্যাকাউন্ট অ্যাকাউন্ট প্রাপ্তির যোগ্য হতে পারে। প্রসেসের উপর ডকুমেন্টেশন পৃথক তথ্য ব্যবহারকারী খুঁজে পেতে সাহায্য করতে পারেন। ডকুমেন্টেশনের আদেশ, সামনের সামগ্রীর টেবিল, ইত্যাদি সম্পর্কিত সমস্ত বাইন্ডারের একই সংগঠন রয়েছে। পরিবর্তনগুলির প্রয়োজন হলে এটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ এবং একটি নির্দিষ্ট আইটেমটি দ্রুত পাওয়া দরকার।

পরামর্শ

• আপনার ডকুমেন্টেশন তৈরি করতে শব্দ বা অন্যান্য প্রোগ্রাম ব্যবহার করুন।

  আপনার শিল্পের জন্য নির্দিষ্ট ডকুমেন্টেশন সফ্টওয়্যার বিবেচনা করুন যা আপনাকে লেখালেখিতে সময় এবং সংগঠন করতে পারে। স্বচ্ছতা উন্নত করার জন্য উভয় বিবরণ এবং প্রবাহচিহ্নগুলি করার কথা বিবেচনা করুন শব্দের বা প্রাথমিক ব্যবহারগুলি এড়িয়ে চলুন

  অন্যান্য বিবেচনার মধ্যে রয়েছে: ছোট বাক্য লিখুন এবং প্যাসিভ ভয়েস এড়াতে; এটি আলিঙ্গন না বা বিচার নির্দেশাবলী না। উদাহরণস্বরূপ, চমৎকার অভ্যর্থনাবিদ সম্পর্কে লিখবেন না। অভ্যর্থনাবিদ সম্পর্কে লিখুন। মানুষের প্রকৃত নাম ব্যবহার করবেন না- সর্বদা অবস্থানের নাম ব্যবহার করুন এবং ডকুমেন্টেশন জুড়ে তাদের সামঞ্জস্য রাখুন; একটি পরিচালক বা সুপারভাইজার এটি সঠিক কিনা তা নিশ্চিত করতে আপনার ডকুমেন্টেশন পড়ুন; এবং ডকুমেন্টেশন গোপনীয় তথ্য সচেতন হতে হবে। চেক স্বাক্ষরগুলির উদাহরণগুলি দেখান না বা এতে গোপনীয় বেতন সম্পর্কিত তথ্য দেখান না।

সতর্কতা

আপনার ডকুমেন্টেশন ব্যবহারকারীদের সচেতন হতে হবে। তারা কেবল অভ্যন্তরীণ মানুষই নয়, অডিটর এবং অন্যান্য স্টেকহোল্ডারও অন্তর্ভুক্ত করতে পারে। এই খুব দৃশ্যমান। সুতরাং, আপনার কাজটির কোন বিব্রতকর ব্যাকরণ বা বানান ত্রুটি নেই তা নিশ্চিত করুন।