আজকের পৃথিবীতে, আপনি বিভিন্ন পদ্ধতি ব্যবহার করে পেশাগতভাবে যোগাযোগ করতে পারেন। অক্ষর, ইমেল এবং অভিবাদন কার্ডের জন্য উপযুক্ত ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের নিয়মগুলি জানা গুরুত্বপূর্ণ। ক্ষুদ্র ভুলগুলি আপনার চিঠিপত্র গ্রহণকারী এবং তাকে অপমানিতকারী ব্যক্তিকে প্রভাবিত করতে পার্থক্য তৈরি করতে পারে। এছাড়াও, কোনও টাইপযুক্ত অক্ষর বা হাতের লেখা নোটের বিপরীতে একটি ইমেল যথেষ্ট হলে এটি জানা সহায়ক।
ঐতিহ্যবাহী চিঠি
একটি ভারী বা textured স্টক ব্যবহার করে letterhead প্রথাগত অক্ষর মুদ্রণ। লেটারহেডে প্রেরকের নাম, ঠিকানা, ফোন নম্বর এবং ইমেল ঠিকানা অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। যদি লেটারহেড পাওয়া যায় না বা চিঠিটি ব্যক্তিগত হয় তবে চিঠি পাঠানো ব্যক্তি বা ব্যক্তির জন্য উপযুক্ত শিরোনাম উপরের বাম কোণে উপস্থিত হওয়া উচিত। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি এবং আপনার পত্নী কোনও ব্যবসায়ের অভিযোগের একটি চিঠি পাঠাচ্ছেন তবে নিম্নলিখিতগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন:
জনাব এবং মিসেস জন এ ডো 123 123 সেন্ট সেন্ট ভিউ, মার্কিন যুক্তরাষ্ট্র 555-555-5555 [email protected]
পরবর্তীতে, আপনার চিঠিপত্রের প্রাপক এবং বাম মার্জিনের ঠিকানাটি তালিকাভুক্ত করুন। নাম এবং ঠিকানা আনুষ্ঠানিক হতে হবে, তার শিরোনাম এবং পদবিন্যাস সহ।
তারিখটি বানান বিন্যাসে পরবর্তীতে আসে, উদাহরণস্বরূপ: 23 জুন, ২010। তারিখ অনুযায়ী, "RE: (রেফারেন্স)" ফর্ম ব্যবহার করে চিঠির বিষয়টিকে উল্লেখ করে একটি লাইন অন্তর্ভুক্ত করুন।
অভিবাদন পরবর্তী এবং পার্টি সঙ্গে আপনার সম্পর্ক প্রতিফলিত করা উচিত। আপনি যদি প্রথম নামের ভিত্তিতে থাকেন তবে তাকে "প্রিয়" এর সাথে অভিবাদন জানান এবং তার প্রথম নাম অন্তর্ভুক্ত করুন। যদি চিঠিটি কোন বিভাগে বা কোনও অজানা প্রাপকের কাছে যায় তবে "প্রিয় স্যারস" বা "প্রিয় স্যার বা ম্যাডাম:" বা এমনকি "কার কাছে এটি চিন্তিত হতে পারে" ব্যবহার করুন।
সমস্ত ব্যবসা অক্ষর আনুষ্ঠানিকভাবে বন্ধ করা উচিত। পেশাদার সমাপ্তির জন্য সর্বোত্তম পছন্দটি কেবল "আন্তরিক" বা "সেরা শ্রদ্ধা।" Frilly শেষ এড়ানো।
হস্তাক্ষর নোট
একটি হাতের লেখা নোট অনেক ধন্যবাদ, যেমন ধন্যবাদ, যেমন কৃতিত্বের জন্য অভিনন্দন, পারিবারিক জন্ম, প্রচার এবং সমবেদনা।
খামে প্রাপকের আনুষ্ঠানিক নাম এবং ঠিকানা অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। আপনার রিটার্ন ঠিকানাটি খামের পিছনে উপস্থিত হওয়া উচিত, যদিও এটি সম্মুখের উপরের বাম কোণে যেতে পারে।
কার্ড আপনার সম্পর্কের উপর ভিত্তি করে একটি পরিচিত অভিবাদন অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। আপনি যদি প্রথম নামের ভিত্তিতে থাকেন তবে প্রথম নামটি ব্যবহার করুন। যদি না হয়, অনুভূতি ফিট করে যে একটি সম্মানজনক অভিবাদন নির্বাচন করুন।
নোটের শরীরকে ছোট রাখুন এবং নীল বা কালো কালিতে সুন্দরভাবে লিখুন বা মুদ্রণ করুন। যদি আপনার কাছে উপযুক্ত হস্তাক্ষর না থাকে তবে এমন কাউকে খুঁজে বের করুন।
বিন্দু পেতে. আপনি যদি বলছেন ধন্যবাদ, একটি বা দুটি বাছাই করুন যা প্রাপকের স্মরণ করিয়ে দেয় যে আপনি তার জন্য ধন্যবাদ দিচ্ছেন, তবে খুব বিস্তারিত জানবেন না। আপনি যদি কাউকে অভিনন্দন জানান তবে কীভাবে এবং কীভাবে উপযুক্ত হয় তা অন্তর্ভুক্ত করুন। যদি কোনও ক্লায়েন্টের সংশ্লিষ্টতা সংবাদপত্রের মধ্যে থাকে, উদাহরণস্বরূপ, ঘোষণাকে ক্লিপ করুন এবং এটি কার্ড সহ অন্তর্ভুক্ত করুন অথবা আপনার নোটে এটি উল্লেখ করুন।
"আন্তরিকভাবে" সঙ্গে নোট শেষ। যদি আপনি প্রাপকের সাথে কম পরিচিত হন তবে আপনার আনুষ্ঠানিক নাম এবং শিরোনামের সাথে চিঠিতে স্বাক্ষর করুন। আপনি যদি আরো পরিচিত হন, আপনার প্রথম নাম উপযুক্ত।
ইমেইল
ইমেল ব্যবসা যোগাযোগ বিনয় জন্য বিতর্ক একটি নতুন বিষয় উপস্থাপন করে। প্রথম নিয়মটি আপনার প্রাপক ইমেল চিঠিপত্র গ্রহণ বা পছন্দ করে তা জানতে হয়।
একটি সম্মানজনক ইমেইল প্রোফাইল উপস্থাপন করুন। আপনার ঠিকানা এবং বিষয় লাইন সনাক্তকরণযোগ্য এবং আপনার ব্যবসা বা পেশাদারী অবস্থা প্রতিফলিত করা উচিত। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি ক্লায়েন্টদের ইমেল পাঠাচ্ছেন তবে এটি "[email protected]" এর পরিবর্তে "[email protected]" হওয়া উচিত।
প্রথাগত অক্ষরের সাথে অভ্যন্তরীণ ঠিকানার কোন প্রয়োজন নেই, তাই অভিবাদনের সাথে শুরু করুন, যা প্রাপকের সাথে আপনার সম্পর্ককে প্রতিফলিত করে এবং যতটা সম্ভব আনুষ্ঠানিক হতে হবে। একটি সাধারণ ব্যবসায় ইমেল ভুল প্যাস একটি সাধারণ অভিবাদন অভাব, যা প্রাপকের কাছে বলে যে ইমেলটি তার উদ্দেশ্যে করা হয়েছে।
ব্যক্তির পরিচালিত হওয়া উচিত এমন ব্যবসায়িক সমস্যা সমাধানের জন্য একটি ইমেল ব্যবহার করবেন না। ইমেল দ্বন্দ্ব এড়ানোর জন্য, এবং মনে রাখবেন যে ইমেলগুলি সর্বদা হার্ড ড্রাইভ এবং সার্ভারগুলিতে বাস করে এবং আদালতে ব্যবহার করা যেতে পারে।
ব্যবসা ইমেল মধ্যে rambling এড়াতে। যদি আপনাকে অনেকগুলি বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করতে হয় তবে তাদের জন্য একটি দস্তাবেজ তৈরি করুন এবং ইমেলের শরীরের মধ্যে রেখে দেওয়ার পরিবর্তে এটি সংযুক্ত করুন।
ইমোটিকন, কম্পিউটার বিদ্রূপ, বিস্ময়ের চিহ্ন বা প্রশ্ন চিহ্ন একবারের বেশি, এবং ক্যাপ লক এড়িয়ে চলুন। যদি আপনার সামগ্রী বা বিন্যাস সম্পর্কে সন্দেহ থাকে, তবে এটি লেটারহেডে মুদ্রণ এবং তার পেশাদারি মূল্যায়ন করার চেষ্টা করুন। এটি কাগজে পেশাদার বলে মনে হয় না, এটি একটি ইমেল পেশাদারী নয়।
"ধন্যবাদ আপনাকে" বা "আন্তরিকভাবে" সঙ্গে বন্ধ পেশাদার তৈরি করুন। আপনার ব্যবসা এবং যোগাযোগের তথ্য আপনার ইমেইল স্বাক্ষর যেতে হবে। স্ক্যান করা বা অন্যথায় বৈদ্যুতিন বিন্যাস স্বাক্ষর গ্রহণযোগ্য। আপনি সাধারণত একটি উদ্ধৃতি, ট্যাগলাইন বা অন্যান্য তথ্য ব্যবহার করে, এটি ব্যবসার পরিস্থিতিতে জন্য কতটা উপযুক্ত তা মূল্যায়ন করুন।
