ফাইল সংগঠন একটি ব্যবসা বা ব্যক্তিগত অফিসের জন্য কার্যপ্রবাহ উন্নত। বিভিন্ন ফাইলিং সিস্টেম বিভিন্ন চাহিদা এবং পছন্দ পূরণ বিদ্যমান। স্ট্যান্ডার্ড ফাইলিং ফর্ম্যাটগুলি তিনটি বিস্তৃত বিভাগের মধ্যে পড়ে: বিষয়, সংখ্যাসূচক এবং আলফানিউমেরিক। ফাইলগুলি অবশ্যই শব্দ এবং সংখ্যা উভয় থাকা উচিত যখন অফিস কর্মীরা আলফানিউমেরিক পদ্ধতি ব্যবহার করুন।
ফাইল সংগঠিত কিভাবে
আলফানিউমেরিক ফাইলগুলিতে একটি লেবেল থাকবে যা শব্দ এবং সংখ্যা ধারণ করে। এই সমন্বয় একটি নাম এবং একটি ফোন নম্বর বা ক্লায়েন্ট নম্বর অন্তর্ভুক্ত হতে পারে। কয়েক ফাইল ফোল্ডার সহ কোম্পানি বা ব্যক্তি নাম ব্যবহার করে সংগঠিত করতে পারেন। বড় সংখ্যক ফাইলের সংখ্যাসূচক ক্রম প্রয়োজন কারণ কর্মচারী কোড নম্বর ব্যবহার করে ফাইলটি খুঁজে পেতে থাকে।
Alphanumeric ফাইলিং ব্যবহার করে
প্রতিটি কোড নম্বর শুধুমাত্র একটি ফাইল প্রযোজ্য নিশ্চিত করুন। সংখ্যাসূচক ক্রম ফাইল সংগঠিত। নির্দিষ্ট সংখ্যা সহজে খুঁজে পেতে ফাইলগুলির মোট নম্বরের উপর নির্ভর করে দশ বা দশকের স্ট্যাকের মধ্যে ফাইলগুলিকে বান্ডিল করতে রাবার ব্যান্ড বা ডিভিডারগুলি ব্যবহার করুন।
