হ্যান্ডওভার রিপোর্ট একটি বহির্মুখী কর্মচারী দ্বারা ব্যবহৃত একটি প্রাথমিক সরঞ্জাম যা অতীতের কাজের একটি নতুন ভাড়া এবং কোনও নির্জন কর্মচারী রূপান্তর নিশ্চিত করার জন্য কী করা দরকার তা জানার জন্য ব্যবহৃত হয়। এই ধরনের রিপোর্ট বিভিন্ন উপায়ে ব্যবহার করা যেতে পারে। এটি একটি সরল শিফট পরিবর্তন বা স্থায়ী প্রতিস্থাপন কর্মচারী জন্য তথ্য অন্তর্ভুক্ত করতে পারে। প্রতিবেদনে আপনার জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত প্রয়োজনীয় তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা উচিত যাতে আপনার অবস্থান ছেড়ে দেওয়ার পরে কোন অপ্রয়োজনীয় এবং অপ্রত্যাশিত সমস্যা দেখা দেয় না তা নিশ্চিত করতে হবে।
একটি কর্মচারী হ্যান্ডওভার রিপোর্ট প্রস্তুতি
আপনি আপনার হস্তান্তর নোট নির্মাণ শুরু করার আগে, ইনকামিং কর্মচারী জানতে হবে সব তথ্য একটি তালিকা তৈরি করুন। আপনি প্রতিদিন, মাসিক বা বার্ষিকভাবে যা করতে চান তার পাশাপাশি দৈনন্দিন ভিত্তিতে আপনি কী করবেন তা বিবেচনা করুন। গুরুত্বপূর্ণ যোগাযোগ, প্রোটোকল, কমান্ডের শৃঙ্খলা, পাসওয়ার্ড, কী, গুরুত্বপূর্ণ তারিখ, প্রশিক্ষণ প্রোগ্রাম এবং অন্য কোনও কাজের নির্দিষ্ট তথ্য হিসাবে আপনার মৌলিক দায়িত্ব এবং কর্তব্যগুলি ছাড়া অন্য তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন।
সময়সীমা এবং অগ্রাধিকার সম্পর্কে চিন্তা করুন
যখন আপনি আপনার তালিকাটি সম্পূর্ণ মনে করেন তখন অগ্রাধিকার, ফ্রিকোয়েন্সি, তথ্য এবং ক্রম অনুসারে তালিকাটি ভাঙ্গতে শুরু করুন। বর্তমান প্রকল্পগুলি তালিকাভুক্ত করুন, তারা যে তারিখগুলি বা সময় শুরু করেছিল, কীভাবে তাদের অগ্রগতি করা উচিত এবং তাদের প্রত্যাশিত সমাপ্তি তারিখ বা সময় তালিকাভুক্ত করা উচিত। আগত কর্মচারীকে হস্তান্তরের পরে অগ্রাধিকার দিতে হবে এমন কোন কর্মগুলি জানতে হবে।
মূল উদ্দেশ্য সঙ্গে শুরু করুন
অবস্থান এবং আপনার প্রতিষ্ঠানের অবস্থানের লক্ষ্যে একটি সারাংশ লেখার মাধ্যমে শুরু করুন - যাতে আপনার প্রতিস্থাপনটি কোথায় শুরু করা উচিত তা জানেন। অনুসরণ কি রিপোর্ট উদ্দেশ্য উপর নির্ভর করে। একটি শিফট পরিবর্তন হ্যান্ডওভার রিপোর্টের জন্য, উদাহরণস্বরূপ, আপনার শিফটে কী শুরু হয়েছিল তা নিয়ে শুরু করুন এবং পরবর্তীটি পূরণ করতে হবে। এছাড়াও, নোট সম্পন্ন নোট, তাই আসন্ন শিফট আপনি কি কি নকল না। নতুন, স্থায়ী কর্মচারী, আপনি বর্তমানে যে ছোট-দীর্ঘমেয়াদী প্রকল্পের কাজ করছেন সেগুলির তালিকা এবং সেইসাথে অতীতে উল্লেখযোগ্য উল্লেখযোগ্য প্রকল্পগুলির তালিকা লিখুন। নতুন তারিখ জানতে হবে এমন সকল তারিখ এবং সময়সীমা অন্তর্ভুক্ত করুন।
টিপস এবং সম্পদ যোগ করুন
এটি সফলভাবে হাতে কাজগুলি সম্পন্ন করার টিপস অন্তর্ভুক্ত করার জন্য সহায়ক। উদাহরণস্বরূপ, আপনি হাতের কাজ সম্পর্কিত ব্যক্তিদের জন্য যোগাযোগের তথ্য রূপরেখা করার পাশাপাশি চাকরির নির্দিষ্ট দস্তাবেজের অবস্থান এবং আপনার প্রতিস্থাপনের জন্য আইটেমগুলির একটি বিস্তারিত ডিরেক্টরি তৈরি করতে পারেন। সম্ভব হলে, উত্পাদনশীলতা এবং কাজের কর্মক্ষমতা উন্নত করার উপায় অন্তর্ভুক্ত করুন। এটি আপনার প্রতিস্থাপনের সরঞ্জামগুলিকে আপনি প্রক্রিয়াটির প্রবাহে কোন বাধা ছাড়াই শুরু করতে চালিয়ে যাবেন এবং সফল ফলাফলের সম্ভাবনা বাড়িয়ে দেবে।
একটি টেমপ্লেট ব্যবহার করুন
কর্মচারী হ্যান্ডওভার রিপোর্ট তৈরি করার প্রক্রিয়াটি সহজতর করার জন্য, অফিস কম্পিউটার প্রোগ্রাম ব্যবহার করে আপনার প্রতিবেদন তৈরি করুন। একটি বিদ্যমান হ্যান্ডওভার প্রতিবেদন টেমপ্লেটটি ব্যবহার করুন বা কাজের নির্দিষ্ট আইটেমগুলির উপর ভিত্তি করে নিজের তৈরি করুন - একটি অনুসন্ধান ইঞ্জিনে "হ্যান্ডওভার রিপোর্ট টেমপ্লেট" টাইপ করা প্রচুর উদাহরণ দিতে হবে। এবং সমস্ত প্রাসঙ্গিক তথ্য নতুন কর্মচারীকে পাওয়া যায় তা নিশ্চিত করার জন্য আপনার অবস্থান থেকে বেরিয়ে যাওয়ার আগে হ্যান্ডওভার প্রতিবেদনটি প্রমাণ করতে ভুলবেন না।
