আপনার প্রতিষ্ঠানটি একটি নতুন প্রোগ্রাম তৈরি করেছে, এবং আপনার ক্লায়েন্টদের এটি সম্পর্কে জানাতে হবে। এটি করার সবচেয়ে সহজ উপায় হল প্রতিটি ক্লায়েন্টকে প্রোগ্রাম সম্পর্কে তার কাছে একটি চিঠি পাঠানো। ক্লায়েন্টের মনোযোগ পেতে, আপনার চিঠিটি আকর্ষনীয় হতে হবে যাতে সে এটি পড়তে পারে এবং আপনার চিঠিটি তথ্যপূর্ণ হতে হবে যাতে সে বুঝতে পারে যে প্রোগ্রামটি ঠিক কীভাবে হয়। প্রোগ্রামটি আপনার ক্লায়েন্টকে উপকৃত করবে এমনকি যদি, লোকেরা প্রত্যক্ষ মেলিং পড়তে অনিচ্ছুক হতে পারে, তাই তথ্য এবং প্রয়াসের মধ্যে সঠিক সঠিক ভারসাম্য বজায় রাখতে হবে।
তারিখ টাইপ করুন, এবং একটি লাইন এড়িয়ে যান। আপনার ওয়ার্ড প্রসেসিং প্রোগ্রামে ক্লায়েন্টদের নাম এবং ঠিকানা যোগ করতে মেল মার্জ ফাংশনটি ব্যবহার করুন, অথবা যদি আপনি একটি সাধারণ অক্ষর পছন্দ করেন তবে তাদের বাদ দিন।
একটি অতিরিক্ত লাইনটি এড়িয়ে যান এবং একটি কলোন অনুসরণ করে "প্রিয় মিঃ / এমএস। (ক্লায়েন্ট নাম)" টাইপ করুন অথবা টাইপ করুন "প্রিয় মূল্যবান ক্লায়েন্ট" এবং সাধারণ অভিবাদনের জন্য একটি কলোন। তবে মনে রাখবেন যে, বিশেষ করে তাদের কাছে বার্তাগুলি পড়ার সম্ভাবনা বেশি, যাতে আপনি ক্লায়েন্টদের নাম এবং ঠিকানাগুলিতে যোগ করতে পারেন তবে আপনাকে তা করতে হবে।
ক্লায়েন্টদের মনোযোগ দখল করবে এমন কিছু দিয়ে চিঠি শুরু করুন। একটি প্রাসঙ্গিক ঘটনা বা পরিসংখ্যান তাদের আগ্রহ হতে পারে; এই ক্ষেত্রে. "আপনি কি জানেন যে আপনি আমাদের নতুন প্রোগ্রামে আপনার সন্তানদের প্রতি মাসে 50.00 ডলারের জন্য নিশ্চিত করতে পারেন?" এরকম সরাসরি সুবিধা দিয়ে শুরু করলে ক্লায়েন্টদের মনোযোগ ধরা হবে এবং আরও পড়তে উত্সাহিত হবে।
প্রোগ্রাম সম্পর্কে সাধারণ বিবরণ দিন। পর্যাপ্ত তথ্য সরবরাহ করুন যা ক্লায়েন্টগুলি একটি সুনিশ্চিত সিদ্ধান্ত নিতে পারে কিন্তু আপনি এত সুন্দর মুদ্রণ দ্বারা তাদের দমন করবেন না। তাদের বলুন কোথায় তারা বিবরণ পেতে পারেন; উদাহরণস্বরূপ, প্রোগ্রাম অ্যাপ্লিকেশন বরাবর, আপনার ওয়েব সাইট বিবরণ এবং একটি স্বাগত প্যাকেট রাখুন।
তারা আগ্রহী হলে কি করতে ক্লায়েন্টদের বলুন। একটি ফোন নম্বর বা ওয়েবসাইট যেখানে তারা সাইন আপ করতে পারে। প্রযোজ্য তারিখ, স্থান এবং সময়সীমা, প্রযোজ্য।
"আন্তরিকভাবে" টাইপ করে চিঠিটি বন্ধ করুন এবং তিন লাইনের স্পেস এড়িয়ে যান। তোমার নাম লিখ. আপনার প্রতিষ্ঠানের ওয়েব সাইটে চিঠিগুলি মুদ্রণ করুন এবং প্রতিটি অক্ষরে আপনার টাইপ করা নামের উপরে আপনার নাম সাইন ইন করুন। আপনি যদি প্রতিলিপিতে সাইন ইন করতে অক্ষম হন তবে আপনার নামের একটি গ্রাফিক তৈরি করুন এবং নথির মধ্যে ঢোকান যাতে আপনি অক্ষরগুলি মুদ্রণ করলে তাদের প্রতিটির একটি "স্বাক্ষর" থাকবে।
