অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ ইচ্ছাকৃত বা অচেনা তথ্য এন্ট্রি ত্রুটি, জালিয়াতি এবং চুরি প্রতিরোধ করার জন্য কাজ করে চেক এবং ভারসাম্য একটি সিস্টেম প্রদান করে। একটি শক্তিশালী অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা নিশ্চিত করতে হবে যে কোন একক কর্মী বা গোষ্ঠীর কর্মচারী নগদ প্রবাহ, আর্থিক তথ্য, জায় এবং অন্যান্য ব্যবসায়িক সম্পদের উপর অত্যধিক নিয়ন্ত্রণ বা প্রভাব বজায় রাখে না। আপনার ব্যবসায়কে সুরক্ষিত করার সেরা উপায়গুলির মধ্যে একটি হিসাবে আপনি যতটা কর্তব্যগুলি ভাগ করে নিতে পারেন।
পৃথক অসঙ্গতি কর্তব্য
কর্তব্যগুলির সম্পূর্ণ বিচ্ছিন্নতা অসঙ্গতিপূর্ণ ফাংশনগুলিকে আলাদা করে - এমন একটি কাজ বা ক্রিয়াকলাপ যা এক বা একাধিক কর্মচারীকে ত্রুটি, প্রতারণা বা চুরি উভয়কে গোপন এবং গোপন করার সুযোগ দেয়। অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষক ইনস্টিটিউট সম্পদ, অনুমোদন এবং অনুমোদন, এবং রেকর্ডিং এবং অসঙ্গতি কর্তব্য তিনটি মূল বিভাগ হিসাবে রিপোর্টিং সনাক্তকারী সনাক্ত। আইএএ এর মতে, ওয়ার্কফ্লো দায়বদ্ধতাগুলি কোনও ব্যক্তির আর্থিক ও শারীরিক সম্পদের জন্য অ্যাকাউন্টিংয়ের উভয় অ্যাক্সেস এবং দায়বদ্ধতা থেকে আটকানো উচিত।
চুরি এবং প্রতারণা প্রতিরোধ করুন
Payroll এবং ক্রয় দুটি পৃথকীকরণ কর্তব্য কর্তব্য প্রয়োজন। বেতন বিভাগে, ভূত কর্মচারীদের প্রতিরোধ করুন - কাউকে বেতন দেওয়ার পদ্ধতিতে রেকর্ড করা হয়েছে তবে আপনার জন্য কাজ করে না - কর্মচারী ব্যক্তিগত এবং আর্থিক তথ্য সংগ্রহ এবং বজায় রাখার জন্য দায়ী ব্যক্তিটিও পেরোলে প্রক্রিয়া করে না। আদেশ এন্ট্রি এবং অনুমোদন কর্তব্য পৃথক করে অননুমোদিত ক্রয় বা বিক্রেতার পক্ষপাতের বিরুদ্ধে গার্ড।
ত্রুটি হ্রাস করুন
কর্তব্যগুলি পৃথকীকরণ আপনার নিচের লাইনকে প্রভাবিত করে এমন অচেনা ত্রুটিগুলিকে কমাতে সহায়তা করতে পারে। সহায়ক দলিলগুলিতে লেনদেনের পর্যালোচনা এবং তুলনা করার জন্য একটি টিম নেতা বা সুপারভাইজার নিয়োগ করুন, যেমন একটি Payroll প্রতিবেদনে কর্মচারী সময় কার্ড তুলনা করা, একটি সাধারণ উদাহরণ। যেমন অর্ডার এন্ট্রি এবং অনুমোদন চুরি এবং জালিয়াতির দৃষ্টান্তের বিরুদ্ধে কর্তব্য পালনকারীরা এই কর্তব্যগুলিকে পৃথক করে - এবং সামগ্রিকভাবে দুইবার চেক করার জন্য অনুমোদিত দায়বদ্ধতার সাথে ব্যক্তির প্রয়োজন - এছাড়াও ডেটা এন্ট্রি ত্রুটিগুলি কমাতে পারে।
ছোট ব্যবসা বিবেচনা
শুধুমাত্র কয়েক কর্মচারী বা একটি শক্ত ভাড়া নিয়োগ বাজেট সঙ্গে ছোট ব্যবসা সর্বদা সম্পূর্ণ বিচ্ছিন্নতা অর্জন করতে পারবেন না। এই ক্ষেত্রে, কমানো নিয়ন্ত্রণ অপরিহার্য। যদিও প্রতিরক্ষামূলক নিয়ন্ত্রণগুলি প্রতিহতকারীর পরিবর্তে "গোয়েন্দা" হয়, তবে তারা এখনও ঝুঁকি নিরসনের উদ্দেশ্যগুলি পূরণ করে যুক্তিযুক্ত আশ্বাস সরবরাহ করতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, দৈনিক এবং সাপ্তাহিক প্রতিবেদনের পর্যালোচনা, নিয়মিত ঘূর্ণায়মান কাজ, আর্থিক লেনদেনের অমানবিক স্পট-চেক পরিচালনা করা বা একটি ঘোষিত শারীরিক তালিকা গণনা এবং দ্বি-বার্ষিক অভ্যন্তরীণ অডিটগুলি নির্ধারণ করা সমস্ত গোয়েন্দা নিয়ন্ত্রণ।
