নির্ধারিত সময়ের যে প্রশাসনিক কাজগুলি কেউ করতে চায় তা নির্ধারণের সময় নির্ধারণ করা হয়; তবে, গুরুত্বপূর্ণ তারিখগুলি এবং মাইলফলকগুলি রেকর্ড করার জন্য একটি নিয়মিত পদ্ধতি বিকাশে ব্যর্থতা সেরা সজ্জিত পরিকল্পনাগুলি ধ্বংস করতে পারে। একটি মাস্টার ক্যালেন্ডারে গুরুত্বপূর্ণ তারিখগুলি অন্তর্ভুক্ত করা উচিত, স্বয়ংক্রিয় হতে হবে এবং আসন্ন তারিখগুলি সম্পর্কে লোকেদের অবহিত করতে একটি টিকালার সিস্টেম অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। মাস্টার ক্যালেন্ডারটি কার্যকরভাবে কার্যকর করার জন্য এটি অবশ্যই স্বজ্ঞাত, কার্যকর, এবং সমস্ত ব্যবহারকারীর জন্য ভাল-লিখিত পদ্ধতি থাকতে হবে।
রক্ষণাবেক্ষণ এবং ব্যাকআপের জন্য দায়বদ্ধতার জন্য এক ব্যক্তিকে মনোনীত করুন। এই ব্যক্তিটি বিতরণের আগে ক্যালেন্ডারে কী তারিখ পর্যালোচনা এবং প্রবেশের জন্য দায়ী হওয়া উচিত।
চূড়ান্ত তারিখ এবং সময়সীমা লিখুন। চূড়ান্ত তারিখ সম্ভবত একটি সাম্প্রদায়িক মাস্টার ক্যালেন্ডার তৈরি এবং বজায় রাখার জন্য সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কারণ। এই তারিখগুলি দাঁড়ানো উচিত এবং গাঢ় মুখ, রঙ্গিন বা সমস্ত ক্যাপগুলিতে প্রবেশ করা উচিত।
নির্দিষ্ট সময়সীমা আগে tickler তারিখ নির্ধারণ করতে পেশাদার এবং সমর্থন কর্মীদের সঙ্গে কাজ। এটি কার্যকলাপ এবং প্রতিষ্ঠানের উপর নির্ভরশীল। উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি প্রধান বাজেট মিটিংয়ের এক সপ্তাহ আগে একটি অনুস্মারক সরবরাহ করতে চাইতে পারেন। তবে, একটি গ্রুপ খুশি ঘন্টা ইভেন্টের এক ঘন্টা আগে শুধুমাত্র একটি অনুস্মারক প্রয়োজন হতে পারে। ইভেন্টটি অবিলম্বে অফিসে না থাকলেও আপনি ভ্রমণের জন্য সময় তৈরি করতে চান।
পরিবর্তন ব্যবহারকারীদের জানানোর জন্য একটি প্রক্রিয়া নির্ধারণ করুন। এটি একটি আনুষ্ঠানিক বা অনানুষ্ঠানিক প্রক্রিয়া হতে পারে। যাইহোক, এটা পরিষ্কারভাবে পদ্ধতিতে রূপরেখা করা উচিত। আপনি পরিবর্তন নিশ্চিত করার জন্য একটি উপায় প্রদান করতে হবে। এটি সমস্ত স্টাফ বা মিটিং অংশগ্রহণকারীদের একটি নিশ্চিতকরণ অনুরোধ সঙ্গে একটি দ্রুত ইমেল হতে পারে।
ফলো আপ তারিখ অন্তর্ভুক্ত করার জন্য একটি বিকল্প প্রদান করুন। ফলো আপ তারিখগুলি অন্য মিটিংয়ের ফলস্বরূপ তারিখগুলি আসে। অর্থাৎ, তারা একটি মূল সভায় সংযুক্ত করা হয়। পরবর্তী সাক্ষাতের আগে সম্পূর্ণ করার জন্য অর্থের জন্য একটি উদাহরণ একটি AR (পদক্ষেপ প্রয়োজন) হবে। আসল সভায় ফলো-আপ তারিখগুলি সংযুক্ত করতে সক্ষম হওয়াকে প্রক্রিয়াটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে চালানোর এবং পরবর্তী মিটিং বা ইভেন্টে আরও দক্ষতা আনতে একটি ভাল উপায়।
একটি দৈনিক এবং সাপ্তাহিক ভিত্তিতে উভয় মাস্টার ক্যালেন্ডার প্রিন্ট আউট এবং বিতরণ। এই প্রতিষ্ঠানের উপর নির্ভর করে ঐচ্ছিক।
একটি কেন্দ্রীয় অবস্থানে ক্যালেন্ডার রাখুন। এটি একটি ভাগ করা ফাইল বা ভাগ করা বুলেটিন বোর্ডে অনলাইন হতে পারে।
