একটি নিশ্চিতকরণ চিঠি, ব্যবসা পত্র লিখুন কিভাবে

আপনি প্রয়োজন ফলাফল পেতে টেলিফোন কল উপর নির্ভর করবেন না। গ্রাহক সেবা, বীমা সংস্থাগুলি, ব্যবসাগুলি, অথবা অন্য কোনও গুরুত্বপূর্ণ বিষয় সম্পর্কে টেলিফোনে কথা বলার সময়, আপনাকে ভবিষ্যতের ব্যবহারের জন্য লিখিত রেকর্ড তৈরির জন্য একটি নিশ্চিতকরণ চিঠিটি অনুসরণ করতে হবে।

আইটেম আপনি প্রয়োজন হবে

• শব্দ প্রসেসর

• কাগজ

• খাম

• স্ট্যাম্প

একটি নিশ্চিতকরণ চিঠিটি একটি টেলিফোন কথোপকথনের লিখিত রেকর্ড করার একটি উপায় যা পরবর্তীতে ব্যবহার করা যেতে পারে তা প্রমাণ করার জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে। নিশ্চিতকরণ চিঠিটি তিনটি বিষয় সম্পাদন করে: 1) পক্ষগুলি দায়ীদের নজর রাখতে সহায়তা করে; 2) আলাপচারিতা বলে যে কথোপকথন ভুলে যাওয়া হবে না; এবং 3) ঘটনাগুলির আপনার সংস্করণটি প্রমাণ করার জন্য আদালতের কার্যধারা প্রমাণ হিসাবে ব্যবহার করা যেতে পারে।

আপনার টেলিফোন কথোপকথনের আগে আলোচনার বিষয়গুলির একটি চেকলিস্ট তৈরি করে আপনার চিঠির পরিকল্পনা করুন। প্রতিটি আলোচনা আইটেমের জন্য, কে দায়ী এবং কখন আইটেমটি সম্পন্ন হবে তা নির্ধারণ করুন। যদি কোন সংকট হয়, তাদের সনাক্ত করুন।

আপনার টেলিফোন কথোপকথনের পর, আপনার চিঠি লিখতে শুরু করুন। একটি তারিখ, addressee এবং একটি বিষয় লাইন অন্তর্ভুক্ত করুন। স্পষ্টভাবে এবং স্বল্প চিঠি লিখুন। চিঠি বাস্তবিক এবং সঠিক হতে হবে। মন্তব্য, ফটকা এবং আবেগ ছেড়ে দিন। একটি নিয়ম হিসাবে, বিস্ময়কর পয়েন্ট ব্যবহার করবেন না। ভয় বা ঠাট্টা করার চেষ্টা করবেন না। মনে রাখবেন, চিঠিটি বিচারক বা জুরিতে পড়তে শেষ হতে পারে, এবং আপনি অযৌক্তিক বা অযৌক্তিক হিসাবে আসতে চান না।

চিঠিটি দিয়ে শুরু করুন "এই চিঠিটি তারিখ সম্পর্কিত আমাদের টেলিফোন কথোপকথন নিশ্চিত করা ___"তারপর সঠিকভাবে বর্ণনা করুন যে কোনটি কী বলেছে তা উল্লেখ করে কী আলোচনা করা হয়েছিল। নিশ্চিত করুন যে আপনি সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ তথ্য অন্তর্ভুক্ত করেছেন, যার মধ্যে রয়েছে কর্মের আইটেমের জন্য দায়ী হওয়া, সম্পন্ন হওয়ার সময় এবং কোনও সংঘর্ষ।" যত তাড়াতাড়ি সম্ভব লিখিতভাবে আমাকে অবহিত করুন যদি উপরে বর্ণিত কিছু ভুল হয়। "তারপর চিঠিতে স্বাক্ষর করুন।

আপনি স্বাক্ষরিত অক্ষরের একটি অনুলিপি তৈরি এবং রাখা নিশ্চিত করুন, তারপরে এটি মেল করুন। চিঠির বিষয়টি যদি সমালোচনামূলক হয় এবং আপনার বিশ্বাস থাকে যে অ্যাড্রেসি চিঠিটি গ্রহণ করতে অস্বীকার করতে পারে তবে তারপরে প্রত্যয়িত মেলের মাধ্যমে চিঠি পাঠান। আপনার যদি অ্যাড্রেসির ইমেল ঠিকানা থাকে তবে ইমেলটি ঠিক আছে।