একটি পেশাদার চিঠি ঠিকভাবে পেশ করা একটি পেশাদার হিসাবে উপস্থিত হতে এবং একটি চিঠি একটি কঠিন শুরু করতে গুরুত্বপূর্ণ। ভুলভাবে সম্বোধন করা একটি ব্যবসায়িক চিঠি যে লেখক হয় অলস বা অশিক্ষিত। একটি ব্যবসায়িক চিঠি একটি বন্ধুর একটি চিঠি লেখার মত নয় এবং ভিন্নভাবে মোকাবেলা করা উচিত। ব্যবসায় অক্ষরগুলি সর্বদা একটি ফর্ম্যাট অনুসরণ করে যা একটি বা দুটি লেখার পরে প্রতিলিপি করা সহজ। আপনার কম্পিউটারে ব্যবসায়িক অক্ষর সংরক্ষণ করুন এবং ভবিষ্যতের অক্ষরের জন্য একটি টেমপ্লেট তৈরি করতে তথ্য প্রতিস্থাপন করুন।
টাইমস নিউ রোমান নামে একটি সহজ-পড়তে ফন্ট প্রকারের মধ্যে একটি 12-পয়েন্ট ফন্টে প্রেরকের ঠিকানা এবং প্রাপকের ঠিকানা লিখুন। মাইক্রোসফ্ট অফিসের মতো প্রোগ্রামগুলি একটি লেটার উইজার্ড এবং যথাযথ বিন্যাস সহ টেম্পলেট সরবরাহ করে। মাইক্রোসফ্ট অফিস ২010-এ "ফাইল" বোতামটি নির্বাচন করুন এবং তারপরে "নতুন" ক্লিক করুন এবং একটি নতুন অক্ষর তৈরি করুন বা একটি টেমপ্লেট খুলুন।
চিঠি লিখতে আপনার নাম ও ঠিকানা সহ কোম্পানির লাইটহেড ব্যবহার করুন। যদি কোন লটারহেড পাওয়া না যায় তবে রাস্তার ঠিকানা, শহর এবং জিপ কোড সহ চিঠির শীর্ষে বাম দিকে আপনার সম্পূর্ণ ঠিকানাটি লিখুন।
উপরের থেকে দুটি ইঞ্চি তারিখ বামে সংলগ্ন লিখুন। কোম্পানির লটারহেড ব্যবহার করে, তারিখটি লেটারহেডের নিচে প্রদর্শিত হবে। আপনার ঠিকানা টাইপ করলে, তারিখটি সরাসরি আপনার ঠিকানাটির নীচে চলে যায়। আপনি যদি কয়েক দিনের মধ্যে চিঠিটি লিখেন তবে চিঠিটি শেষ হওয়ার তারিখ লিখুন। মাস লিখুন এবং বছরের অন্তর্ভুক্ত। উদাহরণস্বরূপ, ২009 সালের 30 জুনে লেখা একটি চিঠি 30 জুন, ২009 তারিখের তারিখ হবে।
তারিখ নীচের প্রাপকের ঠিকানা লিখুন, ন্যায্য বামে। আপনি লেখার জন্য নির্দিষ্ট শিরোনাম এবং নাম অন্তর্ভুক্ত করুন। মার্কিন ডাক পরিষেবা বিন্যাসে ঠিকানা লিখুন।
ঠিকানা নীচের একটি অভিবাদন লিখুন। এটি সাধারণত প্রিয় (ঠিকানাটিতে ব্যবহৃত ব্যক্তি)। যদি আপনি তাদের ভালভাবেই জানেন তবেই ব্যক্তির প্রথম নামটি লিখুন, অন্যথায়, মিঃ, মিসেস, মিসেস বা ডা। ব্যবহার করুন যদি ব্যক্তির লিঙ্গ সম্পর্কে অনিশ্চিত হন তবে শুধুমাত্র ব্যক্তির প্রথম এবং শেষ নাম লিখুন। যদি আপনার কাছে রিসিভারের জন্য নির্দিষ্ট নাম না থাকে তবে অভিবাদন হিসাবে "কার কাছে এটি কনসার্ন করতে পারে" ব্যবহার করুন। অভিবাদন পরে একটি কোলন ব্যবহার করুন।
