এজেন্ডাগুলি মিটিংয়ের জন্য উচ্চ-অক্টেন জ্বালানীর মতো হয় - তারা কোনো সিদ্ধান্ত প্রক্রিয়ার দক্ষতা এবং উত্পাদনশীলতা ব্যাপকভাবে উন্নত করতে পারে। একটি ভাল কর্মসূচী অর্ধেক একটি প্রকল্প সম্পূর্ণ করার জন্য প্রয়োজনীয় সভাগুলোগুলি কাটতে পারে এবং লক্ষ্য অর্জনের জন্য উপযোগী নয় এমন আলোচনার মধ্যে সভাগুলোতে সভাগুলো করার প্রবণতাকে হ্রাস করে।
একটি এজেন্ডা ভূমিকা
একটি এজেন্ডা লক্ষ্য গ্রুপ সদস্যদের মধ্যে সিদ্ধান্ত গ্রহণ প্রক্রিয়া সহজতর হয়। এটি একটি প্রযুক্তি আপগ্রেড বা বাজেট আলোচনার জন্য হতে পারে। এজেন্ডা চূড়ান্ত সিদ্ধান্ত ফোকাস মিটিং অংশগ্রহণকারীদের রাখা সাহায্য করে। এজেন্ডা এছাড়াও অনুসরণ এবং জবাবদিহিতা জন্য একটি চেকলিস্ট প্রদান করে সভায় সাফল্যের মূল্যায়ন করা আরও সহজ করে তোলে।
ফর্ম্যাট
এজেন্ডা প্রথম লাইন সভায় লক্ষ্য এবং উদ্দেশ্য বর্ণনা করা উচিত। কিছু এজেন্ডা ফর্ম্যাট প্রতিটি এজেন্ডা আইটেমের পরে উপ-লক্ষ্য সহ লক্ষ্যটি উল্লেখ করতে পছন্দ করে। উভয় বিন্যাস আলোচনা জন্য একটি কাঠামো স্থাপন। Agendas সহজ থেকে জটিল হতে পারে। তারা পূর্ববর্তী সভা থেকে সংযুক্তি এবং পড়া উপাদান বা এজেন্ডা অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন। সাধারণত ব্যবহৃত ফর্ম্যাটের ধরনটি আনুষ্ঠানিকতা এবং সভার দৈর্ঘ্য দ্বারা প্রতিষ্ঠিত হয়। থাম্ব একটি ভাল নিয়ম যে বিন্যাস মিটিং অংশগ্রহণকারীদের পোশাক মেলে উচিত; অর্থাৎ, স্যান্ডেল এবং শর্টস পূর্ণ একটি সভা একটি অনানুষ্ঠানিক এজেন্ডা দ্বারা পেতে পারে, যখন মামলাগুলি পূর্ণ একটি রুম একটি আনুষ্ঠানিক এজেন্ডা প্রয়োজন হতে পারে।
আনুষ্ঠানিক বনাম আনুষ্ঠানিক
সংক্ষিপ্ত বা অনানুষ্ঠানিক সভা একটি ইমেল বা একটি মিটিং অনুস্মারক মধ্যে subsumed করা যেতে পারে। এতে সভাপতিত্বের লক্ষ্যে এক লাইন থাকতে পারে এবং তারপরে তিন থেকে পাঁচটি সংক্ষিপ্ত আলোচনার পয়েন্ট থাকতে পারে। দীর্ঘ কর্মসূচী সাধারণত একটি সম্পূর্ণ পৃষ্ঠা, যা একটি শিরোনাম, মিটিং অবস্থান, তারিখ এবং সময়, লক্ষ্য এবং বিষয় বা আলোচনা পয়েন্ট অন্তর্ভুক্ত। লম্বা মিটিংগুলিতে প্রতিটি আলোচনা বিষয় এবং উপস্থাপকের নাম অন্তর্ভুক্ত হওয়া উচিত। উভয় এজেন্ডা ফরম্যাটের ফলোআপের জন্য "পরবর্তী পদক্ষেপ" এর জন্য একটি বিভাগের সাথে শেষ হওয়া উচিত। এই "পরবর্তী পদক্ষেপ" পরবর্তী সভায় এজেন্ডা বিষয়গুলির জন্য ভিত্তি হয়ে উঠবে।
