ব্যবসায়ের বেশিরভাগ ব্যক্তি নিয়মিতভাবে ইমেল সংযুক্তি হিসাবে দস্তাবেজ জমা দেন। তবে, ডাক মেলিংয়ের জন্য একটি চমৎকার ফোল্ডার তৈরি করা ভাল। ব্যবসার উদ্দেশ্যে কোনও দলিল লেখার আপনার লক্ষ্য হল অন্যান্য পক্ষকে পেশাদার ভাষায় প্রয়োজনীয় তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা। এর অর্থ এই ভাষাটি উঁচু বা অস্পষ্ট হওয়া উচিত নয়। যদি যারা ডকুমেন্টটি পড়বে তারা সম্পূর্ণরূপে বুঝতে পারে না, প্রধান নথিটি ব্যাখ্যা করার জন্য বুলেটযুক্ত তথ্যটির একটি পৃথক পৃষ্ঠা তৈরি করার কথা বিবেচনা করুন।
আপনার নথির জন্য আপনার প্রয়োজনীয় তথ্য সংগ্রহ করুন। দস্তাবেজে স্পষ্ট তথ্য ফন্ট আকারে অন্যদের সহজেই পড়তে পারে। একটি ভাল চাক্ষুষ ছাপ তৈরি করতে ফন্ট মাপ এবং মুদ্রণ শৈলী সঙ্গে পরীক্ষা। আপনি এটি পাঠানোর আগে দস্তাবেজ পর্যালোচনা করতে বিশ্বাস করেন এমন কাউকে জিজ্ঞাসা করুন।
ডকুমেন্ট পাবেন যারা ব্যক্তির নাম, শিরোনাম এবং বিভাগ রাখুন। নথির লেখক, ইমেল ঠিকানা এবং ফোন যোগাযোগের নাম অন্তর্ভুক্ত করুন। কভার পৃষ্ঠার উপরের ডান দিকের কোণায় এই ধরনের তথ্য টাইপ করুন, অথবা নীচে এই তথ্যটি কেন্দ্র করুন।
নথি সরবরাহ তথ্য কি বলার একটি নির্বাহী সারসংক্ষেপ লিখুন। উদাহরণস্বরূপ, দস্তাবেজটি চুক্তিবদ্ধ কাজের জন্য একটি বিড। অর্ধেক পৃষ্ঠা বা তারও কম নির্বাহী সারসংক্ষেপটি সীমাবদ্ধ করুন। এই বিভাগটি লিখুন যেন পাঠকের কাছে নথিতে সরবরাহ করা কোনও তথ্য সম্পর্কিত কোন সূত্র নেই। সারাংশটি তথ্য প্রদান করা উচিত যে দস্তাবেজ গ্রহণকারী ব্যক্তিটিকে অন্যদের সাথে ভাগ করার প্রয়োজন হতে পারে।
প্রথম গুরুত্বপূর্ণ তথ্যের সাথে শুরু করে আপনি যে প্রকল্পটি আলোচনা করতে চান তার বিষয়ে অফার তথ্য। পাঠক এর আগ্রহ ব্যস্ত এবং প্রতিটি অনুচ্ছেদের মাধ্যমে এটি রাখা চেষ্টা করুন। ব্যবসা নথি খুব বেশি verbiage সঙ্গে বিরক্তিকর হতে ঝোঁক। আরও আকর্ষণীয় ফ্যাশন তথ্য উপস্থাপন subheadings তৈরি করুন।
আপনার শব্দ সঙ্গে একটি ছবি আঁকা। পাঠককে যে ভাষাগুলি ব্যবহার করার চেষ্টা করছেন তা কল্পনা করতে সাহায্য করুন যা কী ঘটবে তা বর্ণনা করে।
সতর্কতা
পাঠক শিক্ষার স্তরের উপর কোনও ব্যবসা নথি লিখুন। আপনি যদি কোনও নির্মাণ সাইট থেকে ময়লা উত্তোলন করার জন্য একটি খননকারী সংস্থাকে ভাড়া দেওয়ার পরিকল্পনা করেন তবে সেই ভাষাটি ব্যবহার করুন যা কোম্পানী তার দৈনন্দিন ক্রিয়াকলাপে ব্যবহার করবে, বৈজ্ঞানিক বিবরণের নয়।
