কিভাবে একটি সম্মেলন কল পরিকল্পনা। কর্পোরেট বিশ্বের মধ্যে, মিটিং যোগাযোগের একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ। অংশগ্রহণকারীরা বিভিন্ন অফিসে, এমনকি বিশ্বের বিভিন্ন অংশে অংশগ্রহণের জন্য একটি কনফারেন্স কল নির্ধারণের সময় দ্বারা পরিচালনার একটি উপায়। যদিও কনফারেন্স কল যোগাযোগ করার সুবিধাজনক উপায় হতে পারে তবে সফলভাবে পরিকল্পনা করার জন্য আপনাকে কয়েকটি পদক্ষেপ নিতে হবে। একটি কনফারেন্স কল পরিকল্পনা করার জন্য এই টিপস অনুসরণ করুন।
আপনার সম্মেলন কল জন্য একটি তারিখ এবং সময় নির্ধারণ করুন। সময় পরিকল্পনা করার সময় বিভিন্ন সময় অঞ্চলে বসবাস যারা অংশগ্রহণকারীদের নিতে ভুলবেন না।আপনি আপনার সহকর্মীদের সাধারণত অফিসে আগে বা পরে একটি সময় জন্য একটি কনফারেন্স কল পরিকল্পনা করতে চান না।
আপনার কোম্পানির কনফারেন্স সেন্টারে কনফারেন্স কল নম্বরের ব্যবস্থা করুন, অথবা কনফারেন্স কলগুলি সহজলভ্য করে এমন অনলাইন সরবরাহকারীর সাথে যোগাযোগ করুন। এটি প্রায়শই সেটআপ এবং একাউন্ট এবং একটি ছোট ফি প্রদান করে থাকে তবে আপনার সংস্থা কনফারেন্সিং পরিষেবাগুলি সরবরাহ না করলে এটি একটি সুবিধাজনক বিকল্প।
তারিখ, সময় এবং প্রস্তাবিত বিষয় বিশদ একটি মিটিং অনুরোধ প্রস্তুত করুন। এই কনফারেন্স কল প্রতিযোগীকে আপনার কনফারেন্স কলটি মিটমাট করতে যথেষ্ট সময় দেওয়ার জন্য কয়েক সপ্তাহ আগে ইমেলের মাধ্যমে পাঠানো উচিত। নির্দিষ্ট ডায়ালিং নির্দেশাবলী এবং অংশীদারদের কলটি অ্যাক্সেস করতে হবে এমন যে কোনও PIN নম্বর অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না।
কনফারেন্স কল জন্য একটি এজেন্ডা তৈরি করুন। আপনার এজেন্ডাটি কনফারেন্স কলটি অর্জন করতে আপনি যা চান তা কভার করতে হবে, কলটির পরে কী প্রদান করতে হবে এবং পরবর্তী পদক্ষেপগুলির জন্য অংশগ্রহণকারীরা কীভাবে দায়বদ্ধ হবে।
এজেন্ডা এবং কোন সম্পূরক তথ্য পাঠান অংশগ্রহণকারীদের কল করার কয়েক দিন আগে পর্যালোচনা করতে হবে। আপনি স্প্রেডশীট বা প্রতিবেদনগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন যা আপনি যে বিষয়টির জন্য পরিকল্পনা করতে চান তার জন্য ব্যাকগ্রাউন্ড সরবরাহ করে।
কনফারেন্স কল করার আগে আপনি যে কোনও অংশগ্রহণকারীদের সাথে নিশ্চিতকরণের সাথে ব্যক্তিগতভাবে অনুসরণ করবেন না। এই ক্ষেত্রে একটি ফোন কল ভাল, যেহেতু অংশগ্রহণকারী মিটিংয়ের অনুরোধের সাথে আপনার ইমেল পেয়েছেন না।
