আপনার ব্যবসার জন্য একটি অভ্যন্তরীণ-নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা ডিজাইন পরিকল্পনা এবং কোম্পানির বিস্তারিত ক্রিয়াকলাপের বোঝার গ্রহণ করে। অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণগুলি বেশ কয়েকটি উদ্দেশ্যে পরিবেশন করে, তবে প্রধানগুলি নিশ্চিত করে যে ব্যবসাগুলি অভিপ্রায় হিসাবে কাজ করে এবং কর্মচারীদের জন্য অনুপযুক্ত পণ্য বা অর্থের সুযোগগুলি প্রতিরোধ করা হয়। অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণগুলি কোনও ব্যবসার মালিককে সবকিছু জানার শান্তি সরবরাহ করে যা অপারেশনের প্রতিটি দিককে ব্যক্তিগতভাবে তত্ত্বাবধান না করেই সঠিকভাবে কাজ করে।
আপনার ব্যবসার প্রতিটি প্রধান প্রক্রিয়ার পর্যালোচনা করুন: উৎপাদন, জায় ব্যবস্থাপনা, অ্যাকাউন্ট গ্রহণযোগ্য, অ্যাকাউন্টগুলি প্রদেয়, ব্যাংক পুনর্মিলন এবং অন্য কোনও প্রক্রিয়া যেখানে চুরি বা গোপনতা দ্বারা প্রতারণা চালানো সম্ভব। একটি ব্যক্তির জন্য দায়ী যে প্রক্রিয়া প্রতিটি অংশে নাম বা কাজের শিরোনাম রাখুন। আপনি যদি কোন প্রক্রিয়াটি কীভাবে কাজ করে তা নিশ্চিত না হন তবে "ক্ষেত্রটিতে" সময় কাটান এবং প্রক্রিয়াটি দেখুন বা দায়ীদের প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন।
নিয়ন্ত্রণের দুর্বলতার জন্য প্রতিটি প্রক্রিয়া প্রতিটি ধাপে মূল্যায়ন করুন যা কোম্পানির সম্পদ চুরি করার সুযোগ দেবে। এমন এলাকার উপর ফোকাস করুন যেখানে একক ব্যক্তি উভয়ের সম্পদ এবং তাদের জন্য অ্যাকাউন্টিংয়ের হেফাজত রয়েছে। উদাহরণস্বরূপ, যদি একজন কর্মচারী নগদ নিবন্ধনের উপর নিয়ন্ত্রণ রাখে এবং রাতের শেষে এটি পুনর্বিবেচনা করার জন্যও দায়ী, কর্মচারীর কাছে টাকা চুরি করার এবং পুনর্মিলনকে মিথ্যা প্রমাণ করে লুকিয়ে রাখার সুযোগ রয়েছে। আরেকটি উদাহরণ হচ্ছে একটি একক কর্মী যার অন্তর্মুখী মেইল খোলার জন্য দায়বদ্ধ এবং অ্যাকাউন্টে প্রাপ্ত প্রাপক চেকগুলি রেকর্ড করার জন্যও দায়ী।
আপনি যেখানে দুর্বল অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ মূল্যায়ন করেছেন সেগুলির জন্য পদ্ধতিগুলি পরিবর্তন করুন। যেখানেই সম্ভব রিপোর্টিং ফাংশন থেকে হেফাজতের ফাংশন আলাদা করুন। বিভিন্ন ব্যক্তিদের প্রতিটি কাজ করার জন্য আপনার যথেষ্ট কর্মচারী থাকতে পারে না, তবে আপনি যে কর্মচারীগুলিতে কাজ করেন তাদের বিকল্প ক্রিয়াকলাপগুলি যেখানেই সম্ভব অসঙ্গতিপূর্ণ ফাংশনগুলিকে পৃথক করতে হবে।
পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে নতুন পদ্ধতি নথি এবং তাদের সঙ্গে কর্মচারীদের পরিচিত। নতুন পদ্ধতির দক্ষতা কতটা কার্যকরী হিসাবে কর্মচারীদের কাছ থেকে প্রতিক্রিয়া। প্রক্রিয়াগুলি একটি ব্যবসা এবং কার্যক্ষম দৃষ্টিভঙ্গি থেকে বোঝার জন্য এবং নিয়ন্ত্রণের মতো নয় তা নিশ্চিত করা গুরুত্বপূর্ণ। মতামত অনুযায়ী পদ্ধতি সামঞ্জস্য কিন্তু সবসময় নিয়ন্ত্রণ উদ্দেশ্য মনে রাখা।
আপনি যদি ইতিমধ্যেই না, তাহলে একটি বাধ্যতামূলক অবকাশ নীতি বাস্তবায়ন করুন। ব্যবসার ক্রনিক-চুরি সমস্যাগুলির বেশিরভাগই অবিরত রাখতে অনুমতি দেয় কারণ অন্য কেউ কখনও চোরের কাজ সম্পাদন করে না।যখন কর্মচারীকে ছুটি নিতে বাধ্য করা হয় এবং অন্য কেউ তাদের জন্য ভর্তি হয়, তখন তারা অপরাধ গোপন রাখতে পারে না। এই নীতি চুরি প্রতিরোধ হিসাবে এটি ঘটতে যদি পাশাপাশি এটি উন্মোচন করতে পারেন।
পরামর্শ
-
অন্তত বার্ষিক আপনার অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ কার্যকারিতা মূল্যায়ন এবং প্রয়োজন হলে তাদের উন্নত।
সতর্কতা
শক্তিশালী অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ বাস্তবায়নের জন্য ভয় পাবেন না কারণ আপনি ভেবেছেন আপনার কর্মীরা আপনাকে বিশ্বাস করবে না। সৎ কর্মীদের একটি সঠিকভাবে পরিকল্পিত পরিবেশে কাজ করতে চান।
