যে ব্যক্তি ক্লায়েন্টকে অফিসে প্রবেশ করার সময় গ্রেফতার করে সেটি কোম্পানির একটি চিত্র উপস্থাপন করে। একটি অসংগঠিত, উদাসীন অভ্যর্থনাকারী সংস্থাটি অপ্রাসঙ্গিক এবং অসংযত হিসাবে উপস্থাপন করে। এদিকে, একজন সচেতন স্টাফ সদস্য দ্বারা উষ্ণভাবে শুভেচ্ছা জানিয়ে একজন ক্লায়েন্ট মূল্যবান বোধ করেন এবং কোম্পানির সাথে তার দীর্ঘ সম্পর্ক গড়ে তুলতে পারে। মনে রাখবেন যে নির্দিষ্ট ধরনের অফিসগুলিতে যেমন ডাক্তার বা থেরাপিস্ট অফিস, এবং সাক্ষাতকারের মতো গুরুত্বপূর্ণ মিটিংয়ের আগে দর্শকরা স্নায়বিক বোধ করতে পারে। একটি বন্ধুত্বপূর্ণ অভিবাদন তাদের আরামদায়ক রাখতে সাহায্য করতে পারেন।
প্রবেশদ্বার মুখোমুখি আপনার ডেস্ক অবস্থান, যাতে আপনি প্রবেশ হিসাবে তারা ক্লায়েন্ট দেখতে। প্রতিটি দিন শুরুতে অফিসটি সুদৃশ্য দেখাচ্ছে এবং সারা দিন ধরে এটি সংগঠিত রাখুন তা নিশ্চিত করুন। অবিলম্বে প্যাকেজ প্রদান বা দৃষ্টিশক্তি তাদের খুঁজে রাখুন। সঠিকভাবে দায়ের কাগজপত্র এবং আপনার অ্যাপয়েন্টমেন্ট বই অ্যাক্সেসযোগ্য রাখুন। উপযুক্ত কম্পিউটার প্রোগ্রাম চলমান যাতে আপনি সহজেই একটি ক্লায়েন্ট এর তথ্য সন্ধান করতে পারেন।
হাসা এবং ক্লায়েন্ট স্বাগত জানাই, প্রকৃত উষ্ণতা এবং উত্সাহ conveying। এমন একটি অভিবাদন ব্যবহার করুন যা আপনি তার প্রত্যাশিত সিগন্যালগুলি ব্যবহার করেন, যদি এটি হয় - তবে যদি আপনি জানেন যে এই ক্লায়েন্টটি আপনি প্রত্যাশিত হচ্ছেন। আপনি 9 মাস এ আপনার আইন দৃঢ়ের একজন ক্লায়েন্টের প্রত্যাশা করছেন এবং ব্যবসায়ের সভায় পোশাক পরা একজন ব্যক্তি হাঁটতে হাঁটতে হাঁটতে বলবেন, "হাই, আপনি কি জন? আপনার সাথে দেখা করার খুব ভাল লাগছে।" ক্লায়েন্টের পুরো নামটি কখনও উল্লেখ করবেন না - এই তথ্যটিকে গোপনীয় হিসাবে গণ্য করুন। যদি আপনি ক্লায়েন্ট জানেন না এমন আরো সাধারণ অভিবাদন ব্যবহার করুন, যেমন "শুভ সকাল, XYZ ফার্মে স্বাগতম। আজকে আমি কীভাবে আপনাকে সাহায্য করতে পারি?"
নিয়োগের ব্যবস্থা করে ক্লায়েন্টকে সহায়তা প্রদান করুন, তাকে কাগজপত্রটি পূরণ করতে হবে অথবা তাকে জানাতে হবে যে আপনি যে উপযুক্ত ব্যক্তির কাছে এসেছেন তা বলবেন। ক্লায়েন্টকে অপেক্ষা করতে হবে কতক্ষণ অপেক্ষা করতে হবে। তার কাছে কোন প্রশ্ন থাকলে তাকে জিজ্ঞাসা করুন এবং আপনার সেরা দক্ষতাকে উত্তর দিন। যদি আপনি উত্তর চেক করতে হবে, আপনি নিশ্চিত যে তাকে করতে হবে।
অপেক্ষা করার সময় ক্লায়েন্ট উত্সাহিত করা। ক্লায়েন্ট রিফ্রেশমেন্ট যেমন জল, কফি বা চা, উপলব্ধ থাকলে অফার করুন। যদি ক্লায়েন্ট অফারটি হ্রাস করে, তাহলে সে তার মন পরিবর্তন করলে আপনাকে জানাতে বলবে। যখন আপনি ক্লায়েন্টের সাথে কথা বলেন তখন হাসিখুশি হন এবং চোখের সাথে যোগাযোগ করুন, উষ্ণতা এবং উত্সাহ প্রকাশ করে।
যদি আপনি ফোনটি উত্তর দিতে চান তবে রাজনৈতিকভাবে এক মুহুর্ত অপেক্ষা করতে ক্লায়েন্টকে জিজ্ঞাসা করুন। যেমন একটি শুভেচ্ছা সঙ্গে ফোন উত্তর, "শুভ সকাল, এই XYZ ফার্ম থেকে Terri হয়। আপনি শুধু একটি মুহূর্ত ধরে রাখা যাবে?" তাকে ধরার জন্য এবং তাকে আশ্বাস দেওয়ার জন্য কলারকে ধন্যবাদ, আপনি তার সাথে সঠিক হবেন। তারপর অফিসে ক্লায়েন্ট উপস্থিত।
কর্মীদের ক্লায়েন্ট প্রবর্তনের জন্য আপনার অফিস এর প্রোটোকল অনুসরণ করুন। যত তাড়াতাড়ি ক্লায়েন্ট এসে পৌঁছেছেন স্টাফ সদস্যকে ডেকে আনুন, যদি আপনি জানেন যে স্টাফ সদস্য অন্য পরিদর্শকের সাথে সাক্ষাৎ করছেন না। অন্যথা, ক্লায়েন্টের অ্যাপয়েন্টমেন্ট শুরু হওয়ার সময় নির্ধারিত সময়ে ফোন দ্বারা উপযুক্ত কর্মী সদস্যকে ডাকা হবে।
আপনার অফিসে এটি গ্রহণযোগ্য পদ্ধতি যদি ক্লায়েন্টকে কর্মীদের কার্যালয়ে পাঠানো হয় এবং স্টাফ সদস্য নির্দেশ করে যে সে মিটিং শুরু করতে চায়। বিকল্পভাবে, ক্লায়েন্টের সাথে দেখা করার জন্য অপেক্ষারত এলাকায় স্টাফ সদস্যকে ডেকে আনুন। ক্লায়েন্ট এবং স্টাফ সদস্যের সাথে পরিচিত হন যদি তারা এখনো শেষ নাম বা প্রথম নাম ব্যবহার করে পূরণ না করে, আপনার কোম্পানির পছন্দ অনুসারে।
