অনেক ব্যবসায় মালিকরা তাদের ক্রেতাদের বিচ্ছিন্ন করার বা আরও অপমান করার ভয় পাওয়ার জন্য সংগ্রহ চিঠি এবং আনুষ্ঠানিক ক্ষমা লেখার ভয় পায়। উভয় ক্ষেত্রেই, আপনাকে অবশ্যই একটি গুরুত্বপূর্ণ উদ্বেগ মোকাবেলা করতে হবে এবং একই সাথে গ্রাহকের সন্তুষ্টি বজায় রাখতে হবে। একবার সমস্যা-সমাধান অক্ষর লেখার বিষয়ে কিছু অন্তর্নিহিত নীতিগুলি বোঝার পরে, আপনি শিখবেন যে কিভাবে এই ধরণের অক্ষরগুলি এমনভাবে লেখা যেতে পারে যা সদ্গুণ তৈরি করে।
বিন্যাস এবং শৈলী
কোনও সমস্যা-সমাধান চিঠিটি একটি ব্যবসায়িক অক্ষর বিন্যাসে লিখিত ক্ষুদ্র রচনা হিসাবে মনে করা সহায়ক হতে পারে। একই ফরম্যাটটি অনুসরণ করুন, একই স্টাইলটি গ্রহণ করুন এবং একই 12-বিন্দু টাইমস নিউ রোমান ফন্ট ব্যবহার করুন যা আপনি কোনও ব্যবসায়িক অক্ষরে চান। আপনি যা করতে চান শুধুমাত্র শরীরের এবং বন্ধ বিভাগে ব্যবহৃত শব্দ। সর্বাধিক সমস্যা-সমাধান অক্ষর এছাড়াও পরিবেষ্টনের অন্তর্ভুক্ত। ক্লোজিং এর নিচে একটি লাইন "এনক্লোসার্স" টাইপ করে এটি চিহ্নিত করুন এবং তারপরে আপনি চিঠি সহ অন্তর্ভুক্ত প্রতিটি দস্তাবেজের নাম তালিকাভুক্ত করুন।
ইতিবাচক শব্দ জোর দেওয়া
স্বল্প, সরাসরি এবং ব্যক্তিগতকৃত অক্ষরগুলি ভুল বোঝাবুঝির সুযোগকে কমিয়ে দেয় এবং প্রায়শই কার্যকর হয়। উপরন্তু, একটি ইতিবাচক twist সঙ্গে শব্দ একটি ইতিবাচক প্রতিক্রিয়া উত্পাদন সম্ভবত। পার্ডু ইউনিভার্সিটি অনলাইন রাইটিং ল্যাব প্রস্তাব করে যে আপনি "দুর্ভাগ্যবশত," "অক্ষম", "সমস্যা" এবং "ব্যর্থতা" শব্দগুলি এবং বাক্যাংশগুলি এড়িয়ে চলুন, যা অপ্রীতিকর ঘটনাগুলি প্রকাশ করে। পরিবর্তে, আপনি যা করতে বা করবেন না তার চেয়ে আপনি যা করতে পারেন বা করতে ইচ্ছুক তা জোর করুন।
খোলা এবং বন্ধ বিবৃতি
সহজ, সরাসরি বিবৃতি সঙ্গে চিঠি খুলুন এবং বন্ধ। একটি উদ্বোধনী বক্তব্য যেমন "আপনার উদ্বেগ ব্যাখ্যা করার জন্য সময় দেওয়ার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ …" রেফারেন্সগুলি এবং সমস্যা চিহ্নিত করে। সম্পর্ক সংরক্ষণ করতে আপনার ইচ্ছা জোর যে একটি বিবৃতি দিয়ে বন্ধ। বিবৃতি যেমন "আমরা আপনার ব্যবসার মূল্যায়ন করি" বা "আমরা আপনার কোম্পানির কাছ থেকে উচ্চ মানের মানের গ্রাহক পরিষেবা সরবরাহ করার জন্য সুপারিশ করেছি" দুটি সাধারণ উদাহরণ।
শরীর
প্রথম শরীরের অনুচ্ছেদে, প্রাসঙ্গিক পটভূমি তথ্য এবং কোনও পূর্ববর্তী যোগাযোগ উল্লেখ করে যা আপনি গ্রাহকের উদ্বেগ বুঝতে পারেন। তৃতীয় পক্ষের অনুচ্ছেদে - সুষ্ঠু অঙ্গভঙ্গি এবং পদক্ষেপগুলি আপনি ইতিমধ্যে গ্রহণ করেছেন বা নিতে পরিকল্পনা সহ সমস্যাটির একটি স্পষ্ট, নির্দিষ্ট সমাধান অফার করুন।উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি প্রথম অনুরোধ সংগ্রহের চিঠি লেখেন তবে গ্রাহকের পূর্ববর্তী ভাল পেমেন্ট রেকর্ডটি নোট করুন, তবে গ্রাহকের প্রদেয় তারিখগুলি সম্পর্কে গ্রাহককে মনে করিয়ে দিন। সমাধান হিসাবে, বিকল্প পেমেন্ট ব্যবস্থা সেট আপ করতে গ্রাহকের সাথে কাজ করার প্রস্তাব করুন অথবা ফিরতি ফোন কলটির বিনিময়ে পেমেন্ট তারিখ প্রসারিত করুন।
