JISC InfoNet রেকর্ড ব্যবস্থাপনাকে সমস্ত রেকর্ডগুলির সুষ্ঠু ব্যবস্থাপনা হিসাবে তাদের তথ্য বা তথ্য ধারণ করে বর্ণনা করে। অতীতে, এই রেকর্ডগুলি কাগজ বিন্যাসে সংরক্ষণ করা হয়েছিল এবং প্রতিটি বড় সংস্থার একটি নিবন্ধন ছিল, কখনও কখনও ক্লার্কদের একটি সেনা দ্বারা পরিচালিত হয়েছিল। আজ ইলেক্ট্রনিক রেকর্ড ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম গ্রহণ করা হয়েছে। ম্যানুয়াল এবং ইলেকট্রনিক রেকর্ড ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম উভয় পরিষ্কার সুবিধার পাশাপাশি অসুবিধা আছে।
তথ্য পুনরুদ্ধার এবং ভাগ
অনেক প্রতিষ্ঠান কাগজপত্রহীন হয়ে গেছে কেনার একটি নেতৃস্থানীয় কারণ হল একটি ইলেকট্রনিক সিস্টেম যা তথ্য পুনরুদ্ধার এবং ভাগ করার অনুমতি দেয়। যখন তথ্য কাগজ উপর রাখা এবং একটি রেজিস্ট্রি মধ্যে সংরক্ষিত হয়, এটি পুনরুদ্ধার একটি চ্যালেঞ্জ উপস্থাপন করে। তাছাড়া, তথ্য শুধুমাত্র এক সময়ে এক ব্যক্তির দ্বারা ব্যবহার করা যেতে পারে। ইলেকট্রনিক সিস্টেম এই সমস্যা সমাধান করার সময়, তারা অন্যান্য চ্যালেঞ্জ সঙ্গে আসা।
অবহেলা জন্য সরঞ্জাম খরচ এবং সম্ভাব্য
যখন কোন সংস্থা কাগজহীন হয়ে যায়, তখন কাগজে প্রচুর পরিমাণে তথ্য থাকে যা স্ক্যান করা এবং ডিজিটাল বিন্যাসে সংরক্ষণ করা হয়। এই ব্যায়ামের জন্য প্রয়োজনীয় হার্ডওয়্যার এবং সফটওয়্যারটি বেশিরভাগ অর্থ ব্যয় করে। প্রাথমিক খরচ একপাশে, ইলেকট্রনিক সিস্টেমগুলির সাথে একটি উল্লেখযোগ্য অসুবিধা হ'ল উভয় হার্ডওয়্যার এবং সফ্টওয়্যার অপেক্ষাকৃত ছোট সময়ের মধ্যে অপ্রচলিত হয়ে পড়ে। সফ্টওয়্যার প্রতি 2-3 বছরের মধ্যে পরিবর্তন যখন হার্ডওয়্যার হিসাবে 18 মাসের হিসাবে সামান্য পরিবর্তন প্রয়োজন হতে পারে।
ইলেকট্রনিক সিস্টেম এবং মানুষ ইস্যু
একটি ইলেকট্রনিক রেকর্ড ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম বাস্তবায়ন কর্মীর মনোভাব পরিবর্তন জন্য কল। কোনও সংস্থার যে কোনও মৌলিক পরিবর্তনটি এমন অনেক কর্মচারীকে সন্দেহের সাথে দেখে, যারা এই ধরনের পরিবর্তনগুলিকে কীভাবে প্রভাবিত করবে তা নিশ্চিত না। যখন ফাইলগুলি সংগঠিত করার পুরানো পদ্ধতিগুলি নতুন করে প্রতিস্থাপিত হয়, তখন কর্মচারী নিয়ন্ত্রণের ক্ষতি অনুভব করেন এবং নিয়োগকর্তার কাছ থেকে আশ্বাসের দ্বারা এটি সমাধান করা প্রয়োজন - এবং প্রয়োগ করা সিস্টেমের সাফল্যের দ্বারা সমর্থিত।
নিরাপত্তা এবং অন্যান্য সমস্যা
একটি বৈদ্যুতিন রেকর্ড ব্যবস্থাপনা সিস্টেম সম্ভব নিরাপত্তা সমস্যা আসে তোলে বৃদ্ধি তথ্য ভাগ সঙ্গে। যতক্ষণ না পর্যাপ্ত ব্যবস্থা নেওয়া হয়, গোপনীয় কোম্পানির তথ্য ভুল হাতে শেষ হয়ে যায়। তাছাড়া, সিস্টেমের অপ্রয়োজনীয় রেকর্ডগুলি (যেমন ডকুমেন্ট কপিগুলি) থাকা অবস্থায় রেকর্ডগুলি পরিচালনা করা একটি সমস্যা হতে পারে। যেখানে রেকর্ডগুলির একটি উল্লেখযোগ্য পরিমাণ প্রকৃতপক্ষে জাঙ্ক মেইল হয় সেগুলি খুঁজে পাওয়া অসম্ভব নয়।
