কিভাবে একটি সরবরাহকারী অডিট করা

গুণ সরবরাহকারীরা একটি সংস্থার একটি প্রয়োজনীয় অংশ কারণ তারা আপনার গ্রাহকদের পরিবেশন করার জন্য আপনি যে পরিষেবাগুলি ব্যবহার করেন সেগুলি ভাল এবং পরিষেবা সরবরাহ করে। সরবরাহকারীদের ব্যবসায় অনুশীলন আপনার প্রতিষ্ঠানের উপর সরাসরি প্রভাব ফেলে। আপনার যদি এমন সরবরাহকারী থাকে যা আপনার পণ্যগুলি সময়মত সরবরাহ করতে পারে না, এটি সরাসরি আপনার উপার্জনকে প্রভাবিত করে। একটি সরবরাহকারী অডিটিং একটি মান ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের একটি প্রয়োজনীয় অংশ। আপনি একটি নতুন সরবরাহকারীর অডিট করার সিদ্ধান্ত নিতে পারেন কারণ আপনি আপনার ব্যবসার প্রয়োজনগুলির জন্য তাদের ব্যবহার করার বিষয়ে বিবেচনা করছেন, অথবা অতীতে ঘটে যাওয়া ঘটনার কারণে আপনি বর্তমান সরবরাহকারীকে অডিট করার সিদ্ধান্ত নিতে পারেন।

অডিট পরিচালনা করার জন্য সময় নির্ধারণের জন্য আপনার সরবরাহকারীর সাথে যোগাযোগ করুন। আপনার সরবরাহকারীর প্রতিক্রিয়ায় মনোযোগ দিন, বিশেষ করে কিনা তারা আপনাকে একটি অডিট সম্পাদন করতে গ্রহণযোগ্য কিনা। আপনি সরবরাহকারীর সময় বিবেচনা করুন এবং উভয় পক্ষের উপকারিতা একটি অডিট সময় নির্ধারণ করার চেষ্টা করুন।

আপনার অডিট পরিকল্পনা বিকাশ করুন এবং আপনার সরবরাহকারীর মানের ইতিহাস পর্যালোচনা করুন। আপনার অডিট পরিকল্পনা নিরীক্ষা সম্পাদনের জন্য আপনার কারণে নির্ধারিত হয়। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি আপনার সরবরাহকারীর সাথে কিছু উত্পাদন সমস্যা অনুভব করেন তবে আপনাকে উৎপাদন এলাকাটির অডিট করার জন্য আরো বেশি সময় ব্যয় করতে হবে।

সময় আপনার সরবরাহকারীর সুবিধা পৌঁছাতে। এটা বিবেচনা আপনার সরবরাহকারী এর সময়সূচী রাখা গুরুত্বপূর্ণ। সর্বোপরি, আপনার অডিট পুনরায় লোড করা থেকে বিরত থাকার চেষ্টা করুন কারণ এটি আপনার কোম্পানিকে অস্বাভাবিক বলে মনে করে।

পার্কিং লট, ডাম্পস্টার এলাকা এবং সামনে অফিস এলাকায় মনোযোগ দিন যাতে তারা সুস্থ থাকে। আপনি পেশাদার এবং বিনয়ী ভাবে অভিবাদন করা হয়, তাহলে বিজ্ঞপ্তি নিন। এই সমস্ত জিনিস সরবরাহকারীর ব্যবস্থাপনা দলের নীতির প্রতিফলন।

সুবিধা একটি ট্যুর নিন। কোন সরঞ্জাম ত্রুটি বা নিরাপত্তা সমস্যা জন্য সন্ধান করুন। কত অস্থায়ী কর্মী এবং কত স্টাফ কর্মীদের সুবিধার্থে কাজ সম্পর্কে জানতে। সরবরাহকারী এর গ্রেপ্তার নীতি অডিট, এবং উত্পাদন এবং সমাবেশ প্রসেস পালন। আপনি সুবিধা ভ্রমণ এবং আপনার অডিট সম্পাদন যখন ম্যানেজার এর মনোভাব নথি।

সরবরাহকারী আপনাকে সঠিকভাবে চার্জ করছে কিনা তা নিশ্চিত করতে একটি বিদ্যমান সরবরাহকারীর চালান এবং মূল্য চুক্তিগুলি দেখুন। মূল্যের মধ্যে কোনও বৈষম্যের সন্ধান করুন, যেমন নির্দিষ্ট সময়সীমার আগে ভুল চার্জ এবং মূল্য পরিবর্তন। আনুমানিক বিবিধ চার্জ এবং ভুল গ্রেপ্তার এবং পরিবহন ফি সহ সরবরাহকারী চালানগুলিতে কোনও অসঙ্গতি অনুসন্ধান করার জন্য আপনার অ্যাকাউন্টগুলিকে প্রদেয় বিভাগের সাথে সহযোগিতা করুন।

একটি নতুন সরবরাহকারীর ব্যবসা পদ যাচাই করুন। একটি নতুন সরবরাহকারীর ব্যবহার করার কয়েক মাস পরে, আপনাকে সরবরাহকারীর চালান লাইনের নমুনা ব্যাচটি লাইন এবং ব্যবসায়িক চুক্তিতে মিলতে হবে কিনা তা দেখতে হবে। আপনি যদি অতিরিক্ত চার্জযুক্ত প্রমাণিত একটি বৈষম্য খুঁজে পান তবে আপনাকে ফেরত অনুরোধের জন্য সরবরাহকারীর সাথে যোগাযোগ করা উচিত।

আপনি পর্যবেক্ষণ করছেন জিনিস ভাল নোট নিন। এটি আপনার মূল্যায়ন লিখতে এবং পরিচালনা করার সময় উপস্থিত করার সময় এটি আপনাকে সহায়তা করবে। আপনার নোটগুলির জন্য প্রয়োজনীয় হিসাবে যতটা বিস্তারিত যোগ করুন যাতে আপনি কার্যকরভাবে কোনও সমস্যার সমাধান করতে সক্ষম হন।

আপনার মূল্যায়ন লিখুন। আপনার মূল্যায়ন কোন সুপারিশ অন্তর্ভুক্ত করুন এবং প্রমাণ সঙ্গে তাদের সমর্থন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার নতুন সরঞ্জামের সুপারিশ করা হয় তবে আপনার অডিট সম্পাদনার সময় আপনি লক্ষ্য করেছেন এমন ত্রুটিযুক্ত সরঞ্জামগুলি নথিভুক্ত করুন। মূল্যায়ন সঙ্গে সরবরাহকারী সরবরাহ করুন এবং আপনার সরবরাহকারী যে কোন উদ্বেগ আলোচনা।