কার্যকরী যোগাযোগ এবং তথ্য বিনিময় প্রকল্প সফল উভয় সমালোচনামূলক হয়। সাফ যোগাযোগ নিশ্চিত করে যে প্রতিটি দলের সদস্য প্রকল্পে তার ভূমিকা এবং উদ্দেশ্য বুঝতে পারে। তথ্য ক্রমাগত বিনিময় সব দলের সদস্যদের অগ্রগতি সচেতন রাখে এবং অগ্রগতি প্রভাবিত হতে পারে যে কোন বিষয় হাইলাইট রাখে। কার্যকরী যোগাযোগ ব্যর্থতা ব্যয়বহুল বিলম্ব হতে পারে যা প্রকল্পের সাফল্যকে প্রভাবিত করে।
প্রকল্প পরিকল্পনা
TechRepublic দ্বারা রিপোর্ট হিসাবে প্রকল্প পরিকল্পনা সব প্রকল্পের যোগাযোগের কেন্দ্রীয়। পরিকল্পনাটি প্রতিটি দলের সদস্যকে জানতে দেয় যে প্রকল্পটি কী সরবরাহ করা উচিত এবং কে দায়ী। এটি মূল তারিখগুলি এবং প্রকল্প নির্ভরতা এবং জটিল উপাদানগুলিকে ছোট উপাদানগুলিতে সরবরাহ করে যা স্বতন্ত্র সদস্যরা আরও সহজেই বুঝতে পারে।
দৃষ্টি
যোগাযোগ নিশ্চিত করে যে প্রতিটি দলের সদস্য প্রকল্প ফলাফলের একই দৃষ্টিভঙ্গি ভাগ করে। "হিউস্টন বিজনেস জার্নাল" এর একটি 2002 সংস্করণে বর্ণিত হয়েছে যে, স্থপতি, একটি নির্মাণ সংস্থা এবং ডেভেলপার ক্লায়েন্ট কোম্পানিগুলির পরিচালকদের সাথে একক ভাগ করা লক্ষ্য অর্জনের মাধ্যমে প্রকল্প সাফল্য অর্জনের জন্য কীভাবে সহযোগিতা করেছিল - একটি ব্যবসায়িক পার্ক যা তার ব্যবহারকারীদের প্রয়োজনীয়তা পূরণ করবে।
যোগাযোগ পরিকল্পনা
একটি বড় প্রকল্প অনেক দলের সদস্য এবং যোগাযোগ চ্যানেল বিস্তৃত জড়িত। কার্যকরী যোগাযোগ এবং তথ্য বিনিময় নিশ্চিত করার জন্য, প্রকল্প পরিচালকের পরিকল্পনা থেকে শুরু করে প্রক্রিয়াটি পরিচালনার জন্য এটি গুরুত্বপূর্ণ এবং প্রকল্পটির বিভিন্ন পর্যায়ে বিভিন্ন তথ্যের জন্য কার কাছে প্রয়োজন তা সনাক্ত করা। কনসালট্যান্সি প্রজেক্ট পারফেক্ট অনুসারে প্রক্রিয়াটি ক্রমাগত চলছে, যারা বলে যে প্রকল্প পরিচালকরা যোগাযোগ সময়গুলিতে তাদের অধিকাংশ সময় ব্যয় করেন।
তথ্য ব্যবস্থাপনা
দলীয় সদস্যদের প্রকল্প ডকুমেন্টেশন সর্বশেষ সংস্করণ দ্রুত এক্সেস প্রয়োজন। একক প্রকল্প ওয়েবসাইট বা ডাটাবেস তৈরি করে, প্রকল্প পরিচালকরা সমস্ত তথ্যকে কেন্দ্র করে এবং পরিকল্পনা, সময়সূচী, সরবরাহকারী, মিটিং মিনিট এবং অগ্রগতি প্রতিবেদনগুলির মতো গুরুত্বপূর্ণ দস্তাবেজে নিরাপদ অ্যাক্সেস সহ টিম সদস্যদের প্রদান করতে পারে।
অবস্থা
TechRepublic সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ প্রকল্প যোগাযোগগুলির মধ্যে একটি হিসাবে স্ট্যাটাস রিপোর্ট সনাক্ত করে। স্ট্যাটাস আপডেট ভাগ করে নেওয়া নিশ্চিত করে যে সমস্ত দলের সদস্যগুলি কোনও জটিল সমস্যা বা অপ্রত্যাশিত পরিবর্তন সম্পর্কে সচেতন, যা প্রকল্প সময়সূচী বা খরচগুলিকে প্রভাবিত করতে পারে। তারা তারপর কোন প্রয়োজনীয় প্রতিকারমূলক ব্যবস্থা নিতে পারেন।
সরঞ্জামসমূহ
ইমেল, ভিডিও কনফারেন্সিং এবং টেলিকনফারেন্সিংয়ের মত যোগাযোগ সরঞ্জামগুলি প্রকল্প দলের সদস্যদের সহযোগিতা এবং তথ্য বিনিময় করার জন্য এটি সহজ এবং সুবিধাজনক করে, এমনকি বিভিন্ন স্থানে কাজ করার সময়ও। সামাজিক নেটওয়ার্কিং সরঞ্জাম এছাড়াও প্রকল্প পরিচালনার একটি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করা হয়। সদস্যগণ গুরুত্বপূর্ণ প্রকল্প সমস্যাগুলির সংক্ষিপ্ত বিবরণ আপডেট বা মন্তব্য পোস্ট করতে টুইটার বা ফেসবুকের মতো সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করতে পারেন।
