চেক সাইনারের জন্য অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ চেকলিস্ট সংস্থার মধ্যে পরিবর্তিত হয়। অপ্রয়োজনীয়তা এবং জালিয়াতি প্রতিরোধের জন্য প্রতিটি সংস্থাকে ঝুঁকি ব্যবস্থাপনায়ের জন্য একটি শব্দ পরিকল্পনা নির্ধারণ করতে হবে। কিছু সংস্থাগুলির জন্য, প্রক্রিয়াটি চেক সংকেত থেকে শুরু করে চেক স্টোরেজ থেকে দুই স্বাক্ষরকারীর প্রয়োজনীয়তা বা নির্দিষ্ট পরিমাণের বেশি চেকগুলির জন্য বিশেষ অনুমোদনের সাথে শুরু হয়। নিয়মিতভাবে নিয়মগুলি পর্যালোচনা করে তারা সর্বোত্তম অনুশীলনগুলিকে অন্তর্ভুক্ত করে।
লিখিত নীতি
অভ্যন্তরীণ নীতিগুলি বা নিয়ন্ত্রণগুলিকে লিখিতভাবে রাখুন যাতে সাংকেতিকভাবে সাইন ইন করার এবং অর্ডার প্রাপ্তির জন্য সংস্থার নিয়ন্ত্রণগুলি বানানো হয়। সমস্ত চেক লিখন লেনদেন এবং ঘটনা রেকর্ড করার জন্য নথি এবং রেকর্ড ধারণকারী নকশা সরঞ্জাম। সুবিধার্থে পর্যাপ্ত সঞ্চয়স্থান এবং কম্পিউটার প্রোগ্রামগুলির পর্যাপ্ত অনুমোদন সুরক্ষা আছে কিনা তা নিশ্চিত করুন।
খালি চেক স্টক
অনেক সংস্থার ব্যক্তি বা কাস্টোডিয়ান রয়েছে যাদের ফাঁকা চেক স্টকের জন্য কন্ট্রোল শীট রাখা দায়বদ্ধ। প্রক্রিয়াটি নিম্নোক্ত ধাপগুলি পূরণ করতে পারে: ফাঁকা চেকগুলির ডেলিভারি তারিখ রেকর্ড করা এবং প্রাপ্ত চেকের ক্রম নির্দেশ করে। নিয়ন্ত্রণ শীটে অনুপস্থিত চেক সংখ্যা লিখুন। ফাঁকা চেকের ব্যাচ গ্রহণকারী ব্যক্তি প্রতিটি চালানের জন্য তারিখ এবং সাইন করতে হবে। উপরন্তু, রেকর্ড অব্যবহৃত চেক তারিখ এবং ক্রম রেকর্ড স্টোরেজ। জারি শেষ চেক যাচাই করুন; এই চেক ক্রম অক্ষত রাখা নিশ্চিত করে।
স্বাধীন চেক এবং ভারসাম্য
চেক সাইনারের জন্য অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণের ক্ষেত্রে নির্দলীয় চেক এবং ব্যালেন্স সর্বোত্তম অনুশীলনের জন্য তৈরি হয়। এতে চেকের পরিমাণ নিশ্চিত করা, পুনর্মিলনের সঠিক পরিমাণ রয়েছে, ক্লার্কিক চেক সহ, রেকর্ডকৃত জবাবদিহিতা সহ সম্পত্তির তুলনা, কম্পিউটারাইজড নিয়ন্ত্রণগুলি সহ। উপরন্তু, অ্যাকাউন্টিং রিপোর্টের পর্যালোচনা পরিচালনা, যেমন বয়সী ট্রিল ব্যালেন্স রিপোর্ট এবং অন্যান্য স্বয়ংক্রিয় প্রতিবেদন।
প্রশাসনিক পর্যালোচনা
কখনও কখনও প্রতিষ্ঠানের কাজ ভাগাভাগি করার জন্য এটি ব্যবহারিক নাও হতে পারে; এই ক্ষেত্রে, প্রশাসককে চেক লিখন প্রক্রিয়াটির অখণ্ডতা নিশ্চিত করতে নিয়মিত পর্যালোচনাগুলি পরিচালনা করা উচিত। শুধুমাত্র যথাযথ ডকুমেন্টেশন দিয়ে চেক করুন এবং চেকটি স্বাক্ষরকারী ব্যক্তির অফিস থেকে চেকগুলি মেল করে তা নিশ্চিত করুন। যখন সম্ভব হয়, নগদ বিতরণ এবং অ্যাকাউন্ট প্রদেয় রেকর্ড বজায় রাখে এমন ব্যক্তির কাছে চেক ফেরত দেবেন না। নীতির বিষয় হিসাবে, "ক্যাশে" প্রদেয় চেকগুলি তৈরি করবেন না।
পৃথক অ্যাকাউন্ট
আপনার কোম্পানির জন্য সর্বনিম্ন দুটি পৃথক ব্যাংক অ্যাকাউন্ট স্থাপন করুন। প্রথম অ্যাকাউন্টে সমস্ত তহবিল এবং রসিদ আমানত। আপনি লিখছেন চেক আচ্ছাদন দ্বিতীয় অ্যাকাউন্টে শুধু যথেষ্ট তহবিল স্থানান্তর। বোর্ড সদস্য বা অন্য মনোনীত ব্যক্তির অ্যাকাউন্টে তহবিল স্থানান্তর করার অনুমোদন থাকা উচিত। উপরন্তু, Payroll জন্য একটি পৃথক অ্যাকাউন্ট তৈরি করুন; আবার, payroll পূরণ শুধুমাত্র প্রয়োজনীয় পরিমাণ স্থানান্তর।
স্বাক্ষর
কিছু বোর্ড চেক দুটি স্বাক্ষর প্রয়োজন হতে পারে। তবে, দুই স্বাক্ষর পেতে অসুবিধাজনক হতে পারে এবং ফাঁকা চেকগুলি অগ্রিম স্বাক্ষর করার প্রয়োজন হতে পারে। যদি নীতিটি আপনার সংস্থার জন্য কাজ করে না, তবে নির্দিষ্ট পরিমাণ ডলারের এক স্বাক্ষরকারীর প্রয়োজনে নীতিটি পরিবর্তন করুন। এছাড়াও, কর্মচারীদের জন্য সরাসরি আমানত সেট আপ করুন এবং তৃতীয় পক্ষের বেতন পরিষেবা ব্যবহার করুন।
