একটি অভিযোগ চিঠি একটি ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠানের সঙ্গে আপনার অভিযোগের স্থায়ী রেকর্ড হিসাবে কাজ করে। একটি ভাল লিখিত চিঠি স্পষ্টভাবে কোনও বিশেষ পণ্য বা পরিষেবা এবং প্রত্যাশিত রেজোলিউশানটির সাথে আপনার সম্মুখীন হওয়া সমস্যার উল্লেখ করে। আপনার চিঠি লেখার সময়, একটি শান্ত এবং পেশাদারী স্বন গ্রহণ। কোন হুমকি, অনাকাঙ্ক্ষিত rants, সীমাবদ্ধতা বা অনুপযুক্ত ভাষা এড়িয়ে চলুন। বেশিরভাগ ক্ষেত্রেই আপনি এমন ব্যক্তির কাছে একটি চিঠি লিখেছেন যিনি আপনার সমস্যার জন্য দায়ী নন, তবে এটি সমাধান করার জন্য সে সহায়ক হতে পারে।
একটি নির্দিষ্ট ব্যক্তির আপনার চিঠি ঠিকানা। "প্রিয় স্যার" বা "কার কাছে এটি চিন্তিত হতে পারে না" ব্যবহার করবেন না। কোম্পানি সুইচবোর্ড টেলিফোন করুন এবং উপযুক্ত ম্যানেজারের নাম এবং শিরোনাম জিজ্ঞাসা করুন। তার নামের সঠিক বানান নিশ্চিত করুন। আপনি যদি কোনও নাম সনাক্ত করতে না পারেন তবে একটি উপযুক্ত শিরোনাম যেমন "গ্রাহক পরিষেবা পরিচালক" ব্যবহার করুন।
কলম এবং কাগজ বা আপনার ওয়ার্ড প্রসেসিং প্রোগ্রামের খসড়া সংস্করণটি আপনার অভিযোগের সাথে সম্পর্কিত সমস্ত বিবরণ রেকর্ড করতে ব্যবহার করুন। পণ্য নাম এবং বর্ণনা, ক্রম নম্বর, ব্র্যান্ড নাম, মডেল নম্বর, মূল্য এবং ক্রয়ের তারিখের মতো তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন। আপনার অভিযোগ সম্পর্কিত সমস্ত নথি ফটোকপি। সমস্ত তথ্য পুনঃread করুন এবং আপনার অভিযোগ বৈধ কিনা তা নিশ্চিত করুন।
একটি ইতিবাচক নোট উপর চিঠি শুরু। প্রতিষ্ঠানের কিছু ইতিবাচক দিক নিয়ে আলোচনা করার জন্য প্রথম অনুচ্ছেদটি ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি ব্র্যান্ডের নাম বা কোম্পানির কর্মীদের সাথে কোন নির্দিষ্ট লেনদেনের প্রতি আপনার আনুগত্য উল্লেখ করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, "অতীতে, আমি আপনার দোকানে গিয়ে আস্বাদিত উপভোগ করেছি। অনেক বিক্রয় সহযোগী আমাকে নাম দিয়ে অভিবাদন জানান এবং আমার কেনাকাটা থেকে সন্তুষ্ট কিনা তা নিশ্চিত করতে তাদের পথ থেকে বেরিয়ে যান।"
দ্বিতীয় অনুচ্ছেদের মধ্যে আপনার অভিযোগ প্রকৃতির অবস্থা। আপনার অভিযোগ প্রক্রিয়া করার জন্য পাঠককে জানা প্রয়োজন এমন সমস্ত বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করুন। উদাহরণস্বরূপ, "আমার 30 দিনের গ্যারান্টি অনুসারে, আমি 7 মার্চ, ২011 তারিখে কেনা 3700.89 ডলারের মনিটরটি ফেরত দিচ্ছি। রসিদটির একটি ফটোকপি সংযুক্ত।" রসিদ বা অন্যান্য নথি মূল কপি পাঠাতে না।
স্পষ্টভাবে আপনার প্রত্যাশা রাষ্ট্র তৃতীয় অনুচ্ছেদ ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, "যেহেতু টোস্টারটি নির্মাতার দ্বারা নির্দেশিত হিসাবে সম্পাদন করে না, তাই আমি টাসারের ফিরতি জন্য 47.83 ডলারেরও বেশি অর্থ ফেরত দিয়েছি। আমি আপনার প্রতিক্রিয়ার জন্য চার সপ্তাহ অপেক্ষা করব। আমি যদি শুনতে পাই না আপনার কাছ থেকে, আমি বেটার বিজনেস ব্যুরোকে যোগাযোগ করব।"
পরামর্শ
-
আপনার নাম, ঠিকানা, টেলিফোন নম্বর এবং ইমেইল ঠিকানা অন্তর্ভুক্ত করুন। সংক্ষিপ্ত অনুচ্ছেদ লিখুন এবং অক্ষরের এক পৃষ্ঠায় দৈর্ঘ্য রাখুন। আপনার চিঠি proofread একটি বিশ্বস্ত বন্ধু বা আপেক্ষিক জিজ্ঞাসা করুন। বানান এবং ব্যাকরণগত ত্রুটির চেক করার পাশাপাশি, সেটি নিশ্চিত করা উচিত যে অক্ষরের স্বর যথাযথ।
