ডেটা সবসময় সহজেই অ্যাক্সেসযোগ্য হওয়া উচিত যাতে কর্মচারীরা যে কোনও সময়ে এবং যে কোনও স্থানে ডেটাতে কাজ করতে পারে। তথ্য অ্যাক্সেসিবিলিটি বাড়ানোর ক্ষেত্রে ইন্টারনেট একটি কার্যকর হাতিয়ার। অ্যাক্সেসের জন্য অনলাইন উপলব্ধ তথ্য থাকা - যখন একজন কর্মচারী ভ্রমণ করছেন, উদাহরণস্বরূপ - একটি প্রযুক্তি যা বৃহত পরিমাণে ডেটা পরিচালনা করার জন্য ব্যবহৃত হয়।
তথ্য অনুপ্রবেশ
তথ্য ব্যবস্থাপনা কৌশল অংশ তথ্য এমনকি ডাটাবেসের মধ্যে প্রবেশ করার আগে ঘটে। ডেটা অবশ্যই প্রথম এন্ট্রিতে সঠিক হওয়া উচিত, যার অর্থ মূলত ডেটা সংশোধনকারী ব্যক্তি সঠিকভাবে ডেটা রেকর্ড করতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, যখন গ্রাহক ফোনের মাধ্যমে একটি ঠিকানা পরিবর্তন প্রতিবেদন করে তখন গ্রাহক পরিষেবা প্রতিনিধির অবশ্যই গ্রাহকের সঠিকভাবে শুনতে হবে যাতে ঠিকানা সঠিকভাবে ডাটাবেসের মধ্যে প্রবেশ করা হয়। ত্রুটি এড়ানো জন্য একটি কৌশল গ্রাহকের কাছে তথ্য পুনরাবৃত্তি হয়।
তথ্য সংরক্ষণ
হারিয়ে যাওয়া তথ্যটি কোম্পানির সময় ব্যয় করে একটি ক্ষতিকর প্রভাব ফেলতে পারে কারণ এটি হারিয়ে যাওয়া তথ্য প্রতিস্থাপন করার চেষ্টা করে, আইবিএম অনুযায়ী। কোম্পানিগুলি প্রায়ই ব্যাকআপ পদ্ধতিগুলিতে নির্ভর করে যা গুরুত্বপূর্ণ তথ্য সঞ্চয় করে যাতে এই তথ্যটি হারিয়ে গেলে এই তথ্যটি পুনরুদ্ধার করা যায়।
তথ্য Cleansing
ডেটা সাফিং ভুল তথ্য ফিক্সিং, তথ্য সংহতকরণ এবং অপ্রাসঙ্গিক তথ্য মুছে ফেলার কাজ। ডেটা সাফিং উভয় স্বয়ংক্রিয় সফ্টওয়্যার প্রোগ্রাম এবং একটি ডাটাবেস প্রশাসক থেকে ম্যানুয়াল ইনপুট ব্যবহার করে। তথ্য পরিষ্কারকরণ ত্রুটিগুলি সরিয়ে দেয় এবং কোম্পানির উৎপাদনশীলতা এবং সঞ্চয় স্থান বাড়িয়ে তুলতে পারে, ডেটা সাফিং প্রক্রিয়া ব্যয়বহুল এবং সময় গ্রহণযোগ্য হতে পারে।
প্রতিস্থাপন তথ্য
পূর্বে উল্লেখিত সফ্টওয়্যার দ্বারা ডেটা কখনও কখনও ব্যাক আপ করা হয়। যখন কোনও কারণের জন্য ডাটা কোনও অংশে পরিবর্তিত হয় এবং ডেটা সঠিকভাবে কাজ করা বন্ধ করে দেয়, তখন ডেটাটি অতীতের ব্যাকআপ ডেটা দ্বারা প্রতিস্থাপিত হতে পারে। তারপরে, প্রোগ্রামাররা কোন পরিবর্তনগুলি ডেটা নষ্ট করে তা নির্ধারণ করতে পারে এবং ভবিষ্যতে এই ডেটা কীভাবে আরও ভালভাবে আপডেট করা যায় তা নির্ধারণ করতে পারে।
গ্রাহক তথ্য এন্ট্রি
কোম্পানিগুলি ওয়েবসাইটগুলি সেট আপ করতে পারে যা গ্রাহকদের সরাসরি ডেটা প্রবেশ করতে দেয়। এই সরাসরি ডেটা এন্ট্রি প্রয়োজনীয় ফর্মটি পূরণ করতে কর্মচারীকে স্টাফ করার প্রয়োজনীয়তা না করে কোম্পানির অর্থ সঞ্চয় করে। ভুল থাকলে গ্রাহকরা নিজেরাই তথ্য সংশোধন করতে পারেন। তবে, ইন্টারনেটের মাধ্যমে অনলাইন ডেটাবেসগুলি কীভাবে অ্যাক্সেস করবেন তা জানার জন্য সমস্ত গ্রাহক প্রযুক্তিবিদদের যথেষ্ট নয়।
দুবার পরখ করা
খুব গুরুত্বপূর্ণ যে তথ্য সবসময় চোখ দুটি জোড়া দ্বারা চেক করা উচিত। যখন একজন কর্মচারী ডেটা সম্পাদনা করে তখন সেই তথ্যটি পরিবর্তন করা হয়েছে তা বোঝানোর জন্য একটি ভিন্ন রঙ ব্যবহার করে সম্পাদনা করা উচিত। তারপরে, দ্বিতীয় কর্মচারী কোনও ত্রুটি না করে তা নিশ্চিত করতে ডেটা সম্পাদনাটি দেখতে পারেন।
ডেটা ম্যানেজমেন্ট পরামর্শদাতা
অনেক পরামর্শদাতা সংস্থা ডেটা মানের ব্যবস্থাপনা বিশেষজ্ঞ। এই সংস্থাগুলি কীভাবে একটি ডেটা ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়াগুলি পরিচালনা করে তা পরীক্ষা করে এবং এই প্রক্রিয়াগুলি কীভাবে উন্নত করা যায় সে সম্পর্কে সুপারিশগুলি সরবরাহ করে।
