নীতি পরিবর্তন অক্ষরগুলি লিখতে অসুবিধা হয় কারণ পরিবর্তনটি সাধারণত এটি ক্লায়েন্ট বা কর্মচারীর পক্ষে সহায়ক হয় না। নীতি-পরিবর্তন অক্ষর, নেতিবাচক সংবাদ conveying কোনো চিঠি মত, সতর্কতা অবলম্বন এবং বিবেচনা প্রয়োজন। যদি আপনি চিঠিটি সাবধানে লিখেন তবে এটি পরিবর্তনটির যুক্তিটি ব্যাখ্যা করতে পারে এবং এখনও ক্লায়েন্ট বা কর্মচারীদের সন্তুষ্টি বজায় রাখতে পারে।
আপনার কোম্পানী লটারহেড ব্যবহার করুন। কারণ এই চিঠিটি একটি নীতি পরিবর্তন সম্পর্কিত আইনি বিজ্ঞপ্তি, এটি সরকারী এবং আনুষ্ঠানিক হওয়া উচিত।
পূর্ণ তারিখ লিখুন। একটি লাইন স্থান ছেড়ে যান।
প্রাপকের নাম, সংগঠন এবং ঠিকানা টাইপ করুন। যদি এই চিঠিটি সমস্ত কর্মচারী বা সমস্ত ক্লায়েন্টের কাছে একটি ভর মেলিং হয় তবে আপনি প্রতিটি অক্ষরের নাম এবং ঠিকানা স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রবেশ করতে আপনার নাম-প্রক্রিয়াকরণের প্রোগ্রামে নাম এবং ঠিকানাটি বাদ দিতে পারেন অথবা মেল মার্জ বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করতে পারেন। অন্য লাইন স্থান ছেড়ে যান।
টাইপ করুন "প্রিয় মিঃ / এমএস। (নাম)" একটি কোলন অনুসরণ করে। যদি এটি একটি ভর চিঠি হয় তবে পরিবর্তে "প্রিয় মূল্যবান গ্রাহক" বা "প্রিয় কর্মচারী" হিসাবে একটি সাধারণ অভিবাদন ব্যবহার করুন। অন্য লাইন স্থান ছেড়ে যান।
নীতি পরিবর্তন করে এমন সমস্যার ব্যাখ্যা করে চিঠিটি শুরু করুন। প্রাপককে সন্তুষ্ট করতে যে কোনও তথ্য বা পরিসংখ্যান ব্যবহার করুন। সর্বদা একটি নেতিবাচক বার্তা প্রথমে সমস্যা আলোচনা করুন - যদি প্রাপক সমস্যাটি বুঝতে পারে তবে সেটি আপনার সমাধান গ্রহণের সম্ভাবনা বেশি হবে।
নির্দিষ্ট, স্পষ্ট ভাষায় নীতি পরিবর্তন ব্যাখ্যা। যখন নতুন নীতি কার্যকর হবে তখন ব্যাখ্যা করুন, নীতি অনুসরণ না করার ফলাফল, কর্মচারী বা ক্লায়েন্টের যে কোন বিবরণ পরিবর্তন করার প্রয়োজন হবে।
তার সময় এবং সহযোগিতার জন্য ক্লায়েন্ট বা কর্মচারী ধন্যবাদ। নীতি সম্পর্কে তার কোন প্রশ্ন থাকলে তার জন্য যোগাযোগের তথ্য সরবরাহ করুন।
টাইপ করুন "আন্তরিকভাবে," এবং তিন লাইন স্পেস এড়িয়ে যান। আপনার সম্পূর্ণ নাম এবং শিরোনাম টাইপ করুন। আপনার টাইপ করা নাম উপরে আপনার নাম সাইন ইন করুন।
আপনার রেকর্ডের জন্য চিঠিটির একটি অনুলিপি তৈরি করুন এবং আপনার আইনি বিভাগের জন্য অন্য কপি সরবরাহ করুন। মূল অক্ষর মেইল করুন। যদি নীতি পরিবর্তন গুরুত্বপূর্ণ হয় বা আইনের পরিবর্তন থেকে ফলাফল হয়, প্রত্যয়িত মেইল দ্বারা অক্ষর পাঠান যাতে প্রতিটি প্রাপক তাদের চিঠি পেয়ে গেলে আপনার রেকর্ড থাকবে।
পরামর্শ
-
চিঠি সংক্ষিপ্ত এবং নম্র রাখুন। নেতিবাচক সংবাদগুলি বেশি ব্যাখ্যা করবেন না, যা নীতি পরিবর্তনে অনিশ্চিত ত্রুটি তৈরি করতে পারে।
