কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমগুলির মধ্যে কম্পিউটার এবং সফ্টওয়্যার অ্যাপ্লিকেশন বা প্রোগ্রাম ব্যবহার করা, আর্থিক তথ্য রেকর্ডিং, রিপোর্টিং এবং বিশ্লেষণে সহায়তা করার জন্য সংস্থাগুলি অন্তর্ভুক্ত। এই সিস্টেমগুলি একই মৌলিক নীতি অনুসরণ করে যা ম্যানুয়াল সিস্টেম পরিচালনা করে। সফ্টওয়্যার অ্যাপ্লিকেশনগুলি লেজার, জার্নাল এবং অন্যান্য অ্যাকাউন্টিং সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করে প্রথাগত ম্যানুয়াল অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমগুলির মতো। তবে, কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং একটি কোম্পানির অ্যাকাউন্টিং প্রক্রিয়া কার্যকারিতা এবং দক্ষতা বৃদ্ধি করতে পারে।
কর্মপ্রবাহ
কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম একটি কোম্পানির আর্থিক তথ্য কার্যপ্রবাহ বৃদ্ধি। সাধারণ লেজারে আর্থিক লেনদেনগুলি ইনপুট করার জন্য কর্মচারীদের ব্যবহার করার পরিবর্তে, কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম বৈদ্যুতিনভাবে এই তথ্য আমদানি করতে পারে। নির্দিষ্ট নিয়ম এবং নির্দেশিকা অনুযায়ী তথ্য প্রক্রিয়া করার জন্য মালিক এবং পরিচালকরা অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার অ্যাপ্লিকেশনের অভ্যন্তরীণ পদ্ধতিগুলিও সেট আপ করতে পারেন। এই অ্যাকাউন্টেন্টদের তথ্য ইনপুট চেয়ে তথ্য রিপোর্টিং এবং বিশ্লেষণ আরো সময় ব্যয় করতে পারবেন।
নিরাপত্তা
ব্যবসার মালিক এবং পরিচালকরা তাদের আর্থিক তথ্যের জন্য আরো নিরাপদ পরিবেশ তৈরি করতে কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম ব্যবহার করতে পারেন। কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমগুলি মালিকদের এবং পরিচালকদের নির্দিষ্ট আর্থিক তথ্যের কর্মচারী অ্যাক্সেস সীমিত করার অনুমতি দেয়। এটি নিশ্চিত করে যে কর্মচারীরা তথ্য হস্তচালনা বা তাদের ব্যক্তিগত সুবিধা জন্য এটি ব্যবহার করতে পারে না। পাসওয়ার্ড, এনক্রিপশন কোড এবং অন্যান্য বৈশিষ্ট্যগুলি পরিচালকদের অনুপযুক্ত ব্যবহার থেকে নিরাপদ রাখতে সহায়তা করে। বড় প্রতিষ্ঠানগুলি তাদের অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণগুলি উন্নত করতে কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমগুলি ব্যবহার করতে পারে।
প্রতিবেদন
একটি কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম ব্যবহার করার সময় রিপোর্টিং প্রায়ই অনেক সহজ। কোম্পানি একটি বাটন ক্লিক করে খরচ রিপোর্ট, ট্রায়াল ব্যালেন্স এবং আর্থিক বিবৃতি তৈরি করতে পারেন। এগুলিও মালিকদের এবং পরিচালকদেরকে তাদের তথ্যটি দ্রুত সঠিক, প্রাসঙ্গিক এবং সময়মত নিশ্চিত করার জন্য আরও দ্রুত পর্যালোচনা করতে সহায়তা করে। কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম মালিক এবং ম্যানেজারকে অ্যাকাউন্টিংয়ের সময় জুড়ে একাধিক প্রতিবেদন তৈরি করার অনুমতি দেয়। একাধিক রিপোর্টিং কোম্পানির অ্যাকাউন্টিং বা আর্থিক তথ্য কোন অনিয়ম বিদ্যমান আছে কিনা তা নিশ্চিত করার জন্য একটি টাইমলায়ার পর্যালোচনা প্রক্রিয়া তৈরি করতে সাহায্য করতে পারে।
