একটি হোটেলে একটি সভা পরিকল্পনা করার সময়, আপনি বিক্রয় বিভাগটি আপনার গোষ্ঠীর প্রয়োজনীয়তাগুলি সঠিকভাবে ক্যাপচার করতে চাইবেন যাতে আপনার চার্জ করা না হয়। হোটেলে আপনার যোগাযোগ অন্যান্য মিটিংয়ের সাথে ভাগ করে নেওয়ার জন্য আপনার মিটিংয়ের জন্য একটি গ্রুপ সারসংকলন তৈরি করবে এবং হোটেলটিতে আপনার যা দরকার তা নিশ্চিত করবে। একটি গ্রুপ সারসংকলন এমন একটি প্রোফাইল যা আপনার সংস্থার উদ্দেশ্য হোটেলে মিটিংয়ের জন্য, অংশগ্রহণকারীদের সংখ্যা, ঘুমের কক্ষগুলির সংখ্যা এবং পার্কিং স্পেসগুলির সংখ্যা, ক্যাটারিং এবং অন্যান্য কার্যকরী প্রয়োজনগুলি সরবরাহ করে যা হোটেলটি সরবরাহের ক্ষেত্রে সহায়ক হবে। এই প্রোফাইলে আপনার ইভেন্টটি প্রায় 14 দিন আগে তৈরি করা উচিত যাতে আপনার টাইমলাইন অনুযায়ী অনুসারে উপযুক্ত হয়।
সভায় আপনার যা দরকার তা লিখুন এবং হোটেলের যোগাযোগের সাথে যোগাযোগ করুন যাতে আপনার প্রয়োজনগুলি পূরণের জন্য হোটেলটির সংস্থান রয়েছে। খাবার, স্ন্যাক্স, পার্কিং স্পেস, ব্রেকআউট রুম এবং রাতারাতি কক্ষগুলি আপনার সাথে যোগাযোগের সাথে ভাগ করা আইটেমগুলির উদাহরণ। এটি সভায় আপনার দৃষ্টিভঙ্গি এবং এটি সহজে চালানোর জন্য হোটেলের ভূমিকা সম্পর্কে প্রাথমিক ধারণা দেবে। এই তথ্যটি ক্যাপচার করার জন্য তিনি আপনার জন্য একটি আদর্শ ফর্ম সরবরাহ করতে পারেন।
আপনার হোটেল বিক্রয় পরিচিতি আপনার মিটিং প্রয়োজন কর্মীদের অবহিত টাইমলাইন সম্মান সঙ্গে অংশগ্রহণকারী মিটিং নিবন্ধনের জন্য উপযুক্ত তারিখ তৈরি করুন। ছাড় নিবন্ধন ফি বা সম্মেলন ব্যয় সহ, প্রাথমিক নিবন্ধন উত্সাহিত করার জন্য অনুপ্রেরণা ব্যবহার করুন। অংশগ্রহণকারীরা হোটেলে ব্যবহারের জন্য কী কী উপলব্ধ তা নিশ্চিত করুন এবং আপনার ফর্মের অতিরিক্ত ক্রিয়াকলাপের জন্য নিবন্ধন সহ বিবেচনা করুন। স্পা চিকিত্সা, অ-সভাপতিত্বকারী ডিনার এবং ভ্রমণ কার্যক্রমগুলি হ'ল হোটেলগুলি যদি তাদের সরবরাহ করার জন্য সংস্থান করে থাকে এবং আপনার মিটিংয়ের সুযোগটি পূরণ করে তবে তা অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন।
আপনি আপনার উপস্থিতিতে জনসাধারণের উপস্থিতি এবং হোটেলে কী প্রয়োজন হবে তা নিশ্চিত করার জন্য আপনার চূড়ান্ত নির্দিষ্ট তারিখ অতিক্রম করার পরে আপনার বিক্রয় যোগাযোগের সাথে যোগাযোগ করুন। সম্ভাব্য প্রতিযোগীদের কাছ থেকে প্রাপ্ত যোগাযোগের যেকোন অতিরিক্ত সংখ্যাকে আপনি অংশগ্রহণ করতে চান তবে সাইট-সাইটে নিবন্ধীকরণের ইচ্ছা, এবং সাইটে নিবন্ধীকরণের জন্য ঐতিহাসিক সংখ্যাগুলি বজায় রাখুন।
আপনার মিটিংয়ের দুই সপ্তাহ আগে আপনার গোষ্ঠীর সারসংকলনের একটি পর্যালোচনার অনুরোধ করুন। এই সময় দ্বারা, গ্রুপ সারসংকলন তৈরি করা হবে এবং বাকি হোটেলে ভাগ করার জন্য প্রস্তুত হবে। বিক্রয় নিশ্চিতকরণের দ্বারা সংগৃহীত সংখ্যাগুলি এবং ক্রিয়াকলাপগুলি আপনার নম্বর এবং ক্রিয়াকলাপের জন্য পরিকল্পিত ক্রিয়াকলাপগুলির সাথে মিলে নিশ্চিত করতে চান। আপনি পর্যালোচনা করছেন প্রতিটি লাইন আইটেম বুঝতে নিশ্চিত করার জন্য প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন। অবিলম্বে আপনার বিক্রয় যোগাযোগ মনোযোগ কোন বৈষম্য আনুন।
হোটেল থেকে আপনার চালান পর্যালোচনা করুন এবং মিটিং সমাপ্ত হওয়ার পরে আপনার গ্রুপের সারসংকলন এবং আপনার সংস্থার নিবন্ধীকরণের তথ্য পর্যালোচনা করার সাথে এটি মিলান। ত্রুটি এবং overcharges জন্য চেক করুন। যদি আপনি কোনটি খুঁজে পান তবে আপনার বিক্রয় যোগাযোগ এবং বিক্রয় ব্যবস্থাপকের সাথে যোগাযোগ করুন যাতে সেগুলি অনুসারে সংশোধন করা যায়।
পরামর্শ
-
আপনার রেকর্ড রাখতে আপনার মিটিংয়ের পূর্বে আপনার গোষ্ঠীর সারসংকলনের একটি প্রকৃত কপি অনুরোধ করুন। হোটেলে বিক্রয় বিভাগকে অগ্রিম প্রয়োজনের একটি ধারণা থাকতে নমুনা গোষ্ঠী পুনরায় শুরু করার ফর্মগুলি পর্যালোচনা করুন। যত তাড়াতাড়ি সম্ভব আপনার মিটিং উপস্থিতি প্রভাবিত করবে যে কোন বড় পরিবর্তন যোগাযোগ করুন।
