টার্মিনাল ডিজিট ফাইলিং একটি ফাইলিং সিস্টেম যা তাদের সংগঠিত করতে ফাইলে দুইটি সংখ্যা ব্যবহার করে কাজ করে। তারপর প্রয়োজনীয় ফাইল pinpoint করার জন্য বিপরীত ক্রম সংখ্যা অনুসরণ করে। ফলস্বরূপ, ফাইলিংয়ের এই সংখ্যাসূচক ব্যবস্থা অনেক বড় স্কেল কোম্পানিগুলির জন্য কার্যকর। টার্মিনাল ডিজিট ফাইলিংয়ে চারটি প্রধান সুবিধা রয়েছে যা এটি অন্য ফাইলিং সিস্টেম থেকে আলাদা করে।
সহজ ব্যবস্থাপনা
টার্মিনাল ডিজিটের ফাইলিংয়ের সবচেয়ে বড় সুবিধা হল এটি পরিচালনা করার পক্ষে অপেক্ষাকৃত সহজ। যেহেতু ফাইলগুলি সংখ্যাসূচকভাবে আলাদা করা হয়েছে, তাই অল্প সময়ের মধ্যে ফাইলগুলি ট্র্যাক করার জন্য কর্মীদের পক্ষে এটি সহজ। ফাইলটি পাওয়া না হওয়া পর্যন্ত প্রতিটি ব্যক্তির বিপরীত ক্রম ট্র্যাক নম্বরগুলি করতে হবে।
বড় স্কেল কোম্পানি
টার্মিনাল ডিজিট ফাইলিং সিস্টেম ব্যবহার করে যদি কোন সংস্থাকে 10,000 টিরও বেশি ফাইল সঞ্চয় করতে হয় তবে আদর্শ। এই ফাইলিং সিস্টেমের নকশা হাজার হাজার ফাইল পরিচালনা এবং সংগঠন বজায় রাখার জন্য নিখুঁত। যদিও অন্যান্য সিস্টেম, যেমন বর্ণমালা বা রঙ কোডেড ফাইলিং, কেবল কয়েকটি ফাইল পরিচালনা করতে পারে, টার্মিনাল ডিজিট ফাইলিংয়ের পরিমাণ উল্লেখযোগ্যভাবে পরিচালনা করতে পারে। ফলস্বরূপ, ফাইলিং এই ফর্ম প্রায়ই বড় হাসপাতাল পছন্দ।
নিষ্পেষণ প্রতিরোধ করে
একটি অতিরিক্ত সুবিধা এটি ফাইলিং সিস্টেমের আশেপাশে ভিড় বাধা দেয়। যেহেতু টার্মিনাল-ডিজিট ফাইলিং 100 টি ভাগে বিভক্ত করে ফাইলগুলিকে ব্যাপকভাবে বিতরণ করে, তাই এটি আরও স্থান তৈরি করে এবং একাধিক কর্মীদেরকে ঘন ঘন ঘন ঘন ঘন ঘন ঘোরা থেকে আটকাতে সহায়তা করে। পরিবর্তে, সময় সংরক্ষণ করা হয় এবং একটি কোম্পানির কাজ প্রবাহ একটি বিকল্প ফাইলিং সিস্টেম, যেমন একটি বর্ণানুক্রমিক একটি সঙ্গে আরো মসৃণভাবে চালাতে পারেন।
সামাজিক নিরাপত্তা সংখ্যা
আরেকটি সুবিধা হলো সামাজিক নিরাপত্তা নম্বরগুলির মাধ্যমে ব্যক্তিদের নজর রাখা টার্মিনাল ডিজিট ফাইলিংয়ের জন্য আদর্শ। চূড়ান্ত একক থেকে সেকেন্ড ইউনিট থেকে প্রাথমিক ইউনিট থেকে পশ্চাদপদ কাজটি একজন ব্যক্তির ফাইলটি খুঁজে পাওয়া সহজ করে তোলে। এই সরকারী সংস্থাগুলির জন্য নিখুঁত ফাইলিং টার্মিনাল অঙ্ক করে তোলে।
