ক্লায়েন্টদের সুসমাচার দিতে সবসময়ই আনন্দিত হয়, তবে সব খবর ভাল হতে পারে না। যখন এটি একটি ক্লায়েন্টকে নেতিবাচক ব্যবসায়িক চিঠি পাঠানোর সময়, বার্তা নিজেই না থাকলেও আপনার সম্পর্ককে ইতিবাচক রাখতে আপনি কী করতে পারেন তা গুরুত্বপূর্ণ।
একটি ধন্যবাদ দিয়ে শুরু করুন
একটি খারাপ সংবাদপত্র লেখার সময়, আপনাকে ক্লায়েন্টের সাথে সম্ভাব্য সর্বোত্তম সম্পর্ক বজায় রাখার জন্য ফোকাস করতে হবে, এটি দেখাচ্ছে যে সিদ্ধান্তটি ন্যায্য ছিল এবং খারাপ খবরটি যতটা সম্ভব স্পষ্ট এবং সংক্ষেপে বলে। খারাপ সংবাদ ঘোষণা করার আগে এবং কোনও সম্ভাব্য সমাধান দেওয়ার আগে ক্লায়েন্টকে তাদের ব্যবসার জন্য ধন্যবাদ জানান। এই বিভাগের লক্ষ্য হল ক্লায়েন্টকে জানাতে যে আপনি তাদের পৃষ্ঠপোষকতা মূল্যবান এবং আপনার ইতিবাচক সম্পর্ক বজায় রাখতে চান।
উদাহরণ:
"আমরা জানি ব্যাংকিংয়ের সময় আপনার কাছে অনেক বিকল্প আছে এবং আমরা কৃতজ্ঞ যে আপনি গত ছয় বছরের জন্য ফেক ফাইন্যান্সিয়াসের সাথে কাজ করার জন্য চয়ন করেছেন।"
খারাপ সংবাদ বার্তা মধ্যে Segue
আপনি খারাপ খবর চিনিতে চাইবেন না, উজ্জ্বলতা ব্যবহার করুন যা ঘটেছে তা বোঝা কঠিন বা প্রয়োজনের চেয়ে বেশি ব্যাখ্যা করা কঠিন করে। এছাড়াও, অত্যধিক ক্ষমাপ্রার্থী না। এর পরিবর্তে, কী ঘটেছিল তা সংক্ষেপে ব্যাখ্যা করুন, এটি কীভাবে ক্লায়েন্টকে প্রভাবিত করেছে এবং ক্ষমাপ্রার্থী। মনে রাখবেন যে আপনার ক্লায়েন্টের সময় মূল্যবান এবং তারা শুধুমাত্র জানতে চান কী হয়েছে এবং কেন।
উদাহরণ:
"গত রাতে, আমরা আপনার অ্যাকাউন্টকে প্রভাবিত করে এমন একটি ত্রুটি উন্মোচিত করেছি এবং আমাদের অনলাইন লেনদেনগুলি গত তিন মাসের মধ্যে সঠিকভাবে আমাদের সিস্টেমে প্রবেশ করা থেকে আটকানো থাকতে পারে। ফলস্বরূপ, আপনি আপনার অ্যাকাউন্টে ভুল ফি বা ব্যালেন্স লক্ষ্য করেছেন।"
একটি সমাধান প্রস্তাব করার চেষ্টা করুন
জিনিসগুলি ভুল হলে ক্লায়েন্টকে আঘাত হ্রাস করার জন্য কিছু ইতিবাচক অফার করা গুরুত্বপূর্ণ। কিছু ভাল করতে চেষ্টা করার জন্য একটি অসম্মানজনক ভাবে মিথ্যা বলবেন না বা অতিরঞ্জিত করবেন না - আপনার ইতিবাচক প্রধান হতে হবে না। উদাহরণস্বরূপ, যদি ক্লায়েন্টকে ক্রেডিট অস্বীকার করা হয়, তাহলে আপনি কোন ভুল ঘটেছে কিনা তা জানাতে চাইবেন না বা ক্লায়েন্টকে কনসোল করার চেষ্টা করবেন না যে তাদের ক্রেডিটটি ভাল, কেবলমাত্র আপনার কোম্পানীটি যা খুঁজছেন তা নয়।
উদাহরণ:
"আপনার আবেদনটি অস্বীকৃত ছিল বলে আমরা দুঃখিত, আপনার কয়েক মাসের মধ্যে পুনরায় আবেদন করার জন্য আপনাকে স্বাগতম, আপনার কোনও সময়ে আপনার ক্রেডিট পরিস্থিতি উন্নত হতে পারে। ইতিমধ্যে আমাদের কাছে আর্থিক সুবিধাগুলি রয়েছে যা আপনাকে উপকৃত হতে পারে।"
যেখানে উপযুক্ত, একটি রেফারাল করুন
আপনি যদি আপনার সম্পর্ক বন্ধ করতে থাকেন, আপনি ক্লায়েন্টকে একটি সম্মানজনক প্রতিযোগীকে উল্লেখ করতে পারেন অথবা তাদেরকে পরবর্তী সময়ে তাদের আবার নিতে পারেন তা অবহিত করতে পারেন।
উদাহরণ:
"যদিও আমি আপনার আইনি পরামর্শ হিসাবে দুঃখজনকভাবে আর সেবা করতে পারব না, আমার সম্মানিত সহকর্মী, জন বেককে আপনার মামলা নেওয়ার জন্য খুশি হতে হবে। আপনি 888-555-4848 এ কল করে বিনামূল্যে পরামর্শের সময় নির্ধারণ করতে তার সাথে যোগাযোগ করতে পারেন।"
এটা আপনার ফল্ট যখন
যদি খারাপ সংবাদটি আপনার কোম্পানির মধ্যে কোনও সমস্যাটির ফলস্বরূপ হয় তবে ক্লায়েন্টকে কীভাবে সমস্যাটি সংশোধন করা হচ্ছে তা জানাও, এমনকি যদি এটির অর্থ কেবলমাত্র কর্মচারীকে শাস্তি দেওয়া হয় বা আপনি আপনার সফটওয়্যারটি আপডেট করেছেন তাও বলে।
উদাহরণ:
"আমরা দুঃখিত যে আপনার অ্যাকাউন্টটি কর্মচারী ত্রুটির কারণে ক্ষণিকভাবে বন্ধ হয়ে গেছে। আপনার অ্যাকাউন্টটি পুনরায় খোলা হয়েছে এবং আমরা বন্ধের সাথে যুক্ত সমস্ত ফি ফেরত পাঠিয়েছি। আমরা এমন একটি সিস্টেম বাস্তবায়ন করছি যা অ্যাকাউন্ট বন্ধ করার জন্য অ্যাকাউন্ট বন্ধ করা আরও কঠিন করে তুলবে। দুর্ঘটনাক্রমে ভবিষ্যতে বন্ধ হচ্ছে থেকে। "
