অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ নীতি এবং পদ্ধতি কোম্পানিগুলি ত্রুটি এবং জালিয়াতি প্রতিরোধে সহায়তা করার জন্য ব্যবহার করে, যা আর্থিক নথিতে চুরি, আত্মসমর্পণ, পক্ষপাত বা গণিত ত্রুটি অন্তর্ভুক্ত করতে পারে। আপনি আপনার ব্যবসায়ের সহায়ক অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ ইনস্টিটিউট করতে বা আপনার কর্মীদের অনুসরণ করার জন্য নীতিগুলি সেট করার জন্য একটি প্রত্যয়িত পাবলিক অ্যাকাউন্ট্যান্ট বা অর্থের ডিগ্রী থাকতে হবে না।
সহ-স্বাক্ষরকারী এবং অনুমোদিত সাইনার চেক করুন
ছোট ব্যবসার জন্য সর্বাধিক সাধারণ অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণগুলির মধ্যে একটি হল যে সহ-স্বাক্ষরিত চেকগুলির প্রয়োজন। এটি একজনকে নিজের কাছে একটি চেক লেখার বা অনুপযুক্ত অর্থ প্রদান অনুমোদন করতে বাধা দেয়। যদি আপনার ব্যবসা প্রতি মাসে অনেকগুলি চেক লিখে থাকে তবে আপনি এমন একটি নীতি সংস্থাপন করতে পারেন যা শুধুমাত্র $ 500 এর মতো নির্দিষ্ট ডলারের পরিমাণের চেকগুলিতে দুটি স্বাক্ষর প্রয়োজন। অনুমোদিত সাইনারের স্বাক্ষরগুলির সাথে আপনার ব্যাঙ্কের স্বাক্ষর কার্ডটি নিশ্চিত করুন। এটি ব্যাংককে চেক দেওয়ার আগে স্বাক্ষর পরীক্ষা করতে দেয়।
ব্যাংক পুনর্মিলন
অনেক ব্যবসায় তাদের সমস্ত অর্থপ্রদান এবং রসিদগুলি সাধারণ ব্যাটারির রেকর্ড করে, যা কোম্পানির আর্থিক লেনদেনগুলির একটি রেকর্ড। একটি লেজারের এন্ট্রি চেক লিখিত, নগদ অর্থ প্রদান এবং নগদ, বৈদ্যুতিন আমানত বা ক্রেডিট কার্ড পেমেন্ট উপর ভিত্তি করে পাওয়া যায়। গণিত ত্রুটি এবং জালিয়াতি এন্ট্রি স্পট করতে সহায়তা করার জন্য, আপনার ব্যাঙ্ক বিবৃতিটি আপনার সাধারণ ব্যাটারির সাথে তুলনা করে প্রতি মাসে একটি ব্যাংক পুনর্মিলন সঞ্চালন করুন। আপনার ব্যাংক বিবৃতিতে আপনি বৈদ্যুতিনভাবে তৈরি বা প্রাপ্ত সমস্ত আমানত অন্তর্ভুক্ত করবেন এবং আপনি যে সমস্ত অর্থ প্রদান করেছেন তা দেখান। এতে আপনার যে কোনও ব্যাংকের ফি দেওয়া হবে যা আপনাকে আপনার সাধারণ ব্যাটারীর অন্তর্ভুক্ত করার অনুমতি দেয়।
প্রক্রিয়াকরণ পদ্ধতি
কেনাকাটা করার সময় আপনি সবচেয়ে বেশি মূল্য পাবেন তা নিশ্চিত করতে, অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ তৈরি করুন যা কেনাকাটা করার জন্য নীতিগুলি সেট করে। এটি শুধুমাত্র অনুমোদিত বিক্রেতাদের ব্যবহার করে, ঠিকাদারদের কাছ থেকে প্রতিযোগিতামূলক বিড প্রয়োজন বা এক চয়ন করার আগে বিভিন্ন বিক্রেতাদের মূল্য যাচাই পরিচালনা করতে পারে। অফিস সরবরাহ সরবরাহ, আসবাবপত্র বা অন্যান্য সরঞ্জাম অর্ডার করার আগে এটিতে আপনার অফিস পরিচালককে বিভিন্ন অফিস দোকানে অনলাইন মূল্য পরীক্ষা করার প্রয়োজন হতে পারে।
প্রতিদান নীতি
উচ্চ পর্যটন, বাসস্থান, বিনোদন এবং খাবারের খরচ কমানোর জন্য একটি আনুষ্ঠানিক কর্মচারী ব্যয় নীতি তৈরি করুন। কনফারেন্স বা ট্রেড শোগুলিতে যোগ দেওয়ার সময় কর্মচারীরা তাদের নিজস্ব ভ্রমণ এবং বাসস্থান বুক করার অনুমতি দেয়, তারা কমপক্ষে খরচ বুকিংগুলি চয়ন করার পরিবর্তে ফ্লাইটগুলি এবং কক্ষগুলি তাদের সবচেয়ে পুরষ্কার পয়েন্ট উপার্জন করতে পারে। সমস্ত ভ্রমণ ব্যয় অগ্রিম সুপারভাইজার দ্বারা অনুমোদিত হতে হবে এবং সমস্ত ব্যয় ফেরত ফরম প্রাপ্তির প্রাপ্তি প্রয়োজন।
audits
তৃতীয় পক্ষের পর্যালোচনা কেনাকাটা, আর্থিক রেকর্ড, সময় পত্রক, ব্যয় প্রতিদান এবং অন্যান্য ব্যবসায়িক ক্রিয়াকলাপগুলি স্পট এবং ত্রুটি এবং জালিয়াতি হ্রাস করতে সহায়তা করে। অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষা এক কর্মচারী বা বিভাগের অন্য কাজ পর্যালোচনা করার অনুমতি দেয়। বাহ্যিক অডিটগুলি আপনার কর্মীদের কাজের পর্যালোচনা করার জন্য বাইরে ঠিকাদার বা সংস্থায় আনা হয়। এই মাসে বা চতুর্থাংশ আপনার বই পর্যালোচনা করার জন্য একটি প্রত্যয়িত পাবলিক একাউন্টেন্ট নিয়োগের অন্তর্ভুক্ত হতে পারে। একটি জায় পর্যালোচনা সম্পাদন আপনি চুরি, ওভার-ডেলিভারি বা ভাঙ্গন সঙ্গে একটি সমস্যা আছে কিনা তা স্পট করতে সাহায্য করতে পারেন।
