"আমি সোমবার সকালে প্রথম জিনিস আমার ডেস্ক যে রিপোর্ট চাই!" বিরক্তিকর বস চলচ্চিত্র, টিভি শো, বই এবং সম্ভবত কয়েকটি বাস্তব ব্যবসায়িক পরিবেশের চেয়ে তার শেকল অধীনস্থ। একটি প্রতিবেদন সংকলনের ধারণা দ্বারা ভীত হওয়ার পরিবর্তে, এটি আপনার কাজের প্রদর্শনী করার সুযোগ হিসাবে স্বাগত জানাই। ব্যবসায়ের প্রতিবেদনগুলি গুরুত্বপূর্ণ দস্তাবেজ কারণ তারা প্রায়শই জটিল পয়েন্ট, সমস্যা বা গবেষণা পরিষ্কারভাবে এবং সংক্ষিপ্তভাবে ব্যাখ্যা করে। রিপোর্ট সরকারী কারণ তারা কমান্ড মনোযোগ। এবং যেহেতু আপনি প্রতিবেদনটি লেখেন, তাই আপনি এটি নির্ধারণ করতে পারেন।
একটি ব্যবসা রিপোর্ট কি?
একটি বাস্তব নথি। Businessdictionary.com একটি সংজ্ঞায়িত প্রতিবেদন যেমন "একটি বিবরণ, গ্রাফিক বা ট্যাবুলার ফর্মের আয়োজন করা তথ্য সম্বলিত একটি নথি, যা বিজ্ঞাপন, স্থিতিকাল, পুনরাবৃত্তিমূলক, নিয়মিত বা প্রয়োজনীয় ভিত্তিতে ভিত্তিতে প্রস্তুত।"
একটি ব্যবসা রিপোর্ট একটি নথি শুধুমাত্র তার গুরুত্ব জোর যে। আপনি যখন উপস্থাপনার সময় এবং পরে চতুর্থাংশের মধ্যে অর্জিত সম্পদের উপর একটি প্রতিবেদন দেওয়ার জন্য মিটিংয়ের এজেন্ডাতে থাকতে পারেন, তখন আপনার কাছে উল্লেখযোগ্য ব্যবসায়িক প্রতিবেদন থাকবে এবং আপনি উপস্থিতির জন্য একটি অনুলিপি বিতরণ করতে পারবেন। আপনি স্কুলে কি ভয়ঙ্কর বই রিপোর্ট মনে রাখবেন? বইটি পড়ার প্রথম ধাপ ছিল, তারপরে আপনি যা পড়েন তার একটি সারসংক্ষেপ লিখতে হয়েছিল। কখনও কখনও, আপনি এমনকি আপনার প্রতিবেদনের পুরো ক্লাস উপস্থাপন করতে হয়েছিল। কিন্তু আপনাকে সাহায্য করার জন্য, আপনার কাছে হস্তান্তরের জন্য আপনার হাতের বাস্তব প্রতিবেদন ছিল। একটি রিপোর্ট যে কিভাবে গুরুত্বপূর্ণ।
সময় একটি স্ন্যাপশট। একটি ব্যবসা প্রতিবেদন একটি ব্যবসার একটি নির্দিষ্ট দৃষ্টিভঙ্গি সম্পর্কে তথ্য এবং পরিসংখ্যান সংকলন। এটি সাধারণত একটি নির্দিষ্ট সময়ের উপর রিপোর্ট, সময় একটি স্ন্যাপশট। উদাহরণস্বরূপ, বার্ষিক প্রতিবেদনে গুরুত্বপূর্ণ আর্থিক তথ্য এবং ঘটনাগুলি বছরের জন্য একটি আর্থিক স্ন্যাপশট প্রদান করে, যখন একটি ত্রৈমাসিক প্রতিবেদন বছরে নির্দিষ্ট নির্দিষ্ট কভার জুড়ে।
অধিকাংশ প্রতিবেদন, নির্বিশেষে টাইপ বা উদ্দেশ্য, একটি নির্দিষ্ট সময়ের আবরণ। আর্থিক রিপোর্ট একটি নির্দিষ্ট সময়ের আবরণ। একটি কোম্পানির অর্থ বছরের-থেকে-বছরের এবং মাস-থেকে-মাস পর্যন্ত পরিবর্তিত হয়। এমনকি উপলব্ধ পণ্যগুলির একটি প্রতিবেদনটি নির্দিষ্ট সময়ের জন্য শুধুমাত্র সঠিক, যেমন নতুন পণ্যগুলি প্রবর্তিত হয় এবং পুরোনোগুলি বন্ধ করা হয়।
আনুষ্ঠানিক বা অনানুষ্ঠানিক। এর উদ্দেশ্য অনুসারে এবং কে এটি দেখতে পাবে, রিপোর্ট আনুষ্ঠানিক বা অনানুষ্ঠানিক হতে পারে। আনুষ্ঠানিক প্রতিবেদনগুলি দেখানো হবে এবং বস, সিনিয়র ম্যানেজমেন্ট, ক্লায়েন্ট, সম্ভাব্য ক্লায়েন্ট বা বিনিয়োগকারীদের এমনকি জনসাধারণের দ্বারা পর্যালোচনা এবং পর্যালোচনা করা হবে। সমস্ত রিপোর্টের মত, তারা টাইপস বা ভুল বানান ছাড়া সহজলভ্য এবং উপস্থাপিত হওয়া উচিত, বোঝার সহজ এবং অর্থের সঠিক।
ইনফরমাল রিপোর্ট কোন কম গুরুত্বপূর্ণ। তাদের ব্যয় প্রতিবেদনগুলি ফেরত দিতে হবে এমন কর্মীদের কাছে, তারা সর্বাধিক গুরুত্বের অধিকারী। সাধারণত অনানুষ্ঠানিক, এই রিপোর্টে একটি কোম্পানির ফর্ম মধ্যে প্রবেশ করা বিবরণ, তারিখ এবং ডলার পরিমাণ থাকে। কর্মচারীরা যদি পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে এবং অন-টাইম রিপোর্টটি সম্পূর্ণ না করে তবে তাদের সাম্প্রতিক ব্যবসায়িক সফরে তাদের দেওয়া বিমানের টিকিট, ট্যাক্সি এবং ক্লায়েন্ট খাবারের জন্য ফেরত দেওয়া যাবে না।
অন্যান্য নাম দ্বারা রিপোর্ট। অনেকে, যদি না সর্বাধিক, ব্যবসা রিপোর্ট এমনকি রিপোর্ট বলা হয় না। তারা মুনাফা এবং ক্ষতি বা আয় বিবৃতি বা ব্যালেন্স শীট মত অন্যান্য আর্থিক বিবৃতি হিসাবে বিবৃতি হতে পারে। বা, তারা বাজেট ওভারভিউ বা বিক্রয় অভিক্ষেপ হতে পারে।
ব্যবসা রিপোর্ট ব্যবহার করার কারণ
একটি চমৎকার প্রতিবেদন প্রস্তুত করার জন্য, এটি কীভাবে প্রতিবেদনটি ব্যবহার করা হবে তা বুঝতে সহায়তা করে।
সারাংশ করুন। রিপোর্ট একটি জটিল ধারণা, প্রক্রিয়া বা একটি পরিষ্কার, বোধগম্য উপায়ে কোম্পানির আর্থিক অবস্থা ব্যাখ্যা করতে সাহায্য করে। সংগৃহীত তথ্য, অথবা গবেষণা বছর, সংক্ষিপ্ত সংক্ষিপ্ত রিপোর্টে summed হতে পারে। অবশ্যই, গবেষণায় উদ্ভাসিত প্রতিটি বিশদ থাকতে পারে না, তবে প্রতিবেদনটি যারা গবেষণাটি পড়বে তাদের গবেষণা বা তথ্য সংক্ষিপ্ত বিবরণ প্রদান করবে।
সহজতর করা. যারা আপনার প্রতিবেদন পর্যালোচনা করবে তারা হয়তো এর পিছনে থাকা সমস্ত তথ্য এবং গবেষণা মূল্যায়ন করার সময়, ইচ্ছা বা দক্ষতা পাবে না। কোন ক্ষেত্রে, তারা তাদের নিজস্ব কাজ আছে। আপনার রিপোর্ট তাদের জানা প্রয়োজন কি দেয়।
নির্মল। যদি 10 জন ব্যক্তি আপনার সংগৃহীত সমস্ত তথ্য এবং গবেষণা ফলাফল পড়তে এবং পর্যালোচনা করতে পারে তবে তারা বিভিন্ন উপসংহারে আসবে। আপনার প্রতিবেদনটি নিশ্চিত করে যে তারা সমস্ত একই উপায়ে কাজ করছে কারণ আপনি তাদের সমস্ত একই তথ্য দিচ্ছেন।
পটান. বলুন আপনার কোম্পানী বিনিয়োগকারীদের নতুন ধারণা তহবিলের জন্য মূলধন স্থাপন করতে মনস্থ করতে চায়। আপনার রিপোর্টটি ব্যবসায়িক পরিকল্পনায় অন্তর্ভুক্ত করা হবে যা বিনিয়োগকারীদের সাথে ভাগ করা হবে। অন্য সহযোগীরা কোম্পানির মুনাফা এবং ক্ষতির বিবৃতি এবং অন্যান্য আর্থিক অবস্থা প্রতিবেদনগুলি সংকলন করবে, তবে আপনার প্রতিবেদনটি বিক্রয় বিক্রিয়া হবে যেখানে কোম্পানি বিশ্বাস করে যে অনির্বাচিত বাজারগুলি এবং তারা যে বিক্রয়গুলি অর্জন করতে পারে সেগুলি কোথায়। আর্থিক বিবৃতিগুলি গুরুত্বপূর্ণ, তবে আপনার প্রতিবেদনটি এমন একটি যা বাইরের উদ্যোক্তাদের বিনিয়োগের জন্য প্ররোচিত করতে পারে বা না।
একটি বিন্দু প্রমাণ। কঠিন সিদ্ধান্ত নেওয়ার সময় ব্যবসা রিপোর্টগুলি প্রায়শই ব্যবহার করা হয়, যেমন ডাউনসাইজ কিনা, যা লেআউটগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে পারে। কেউই সেই দিক থেকে যেতে চায় না, কিন্তু যখন তাদের সামনে রিপোর্ট আসে, তখন বেতনগুলির মতো খরচের তুলনায় মুনাফার ক্রমাগত হ্রাস দেখায়, এটি অবশ্যই পরিষ্কার করতে হবে। অথবা, ইতিবাচক দিক থেকে, প্রতিবেদনগুলি প্রদর্শন করতে পারে যে কোম্পানিটি উত্তেজনাপূর্ণ নতুন দিকগুলিতে প্রসারিত হওয়ার অবস্থান কিনা।
একটি সমস্যা সমাধান কর. আপনি সভাগুলোতে রয়েছেন যেখানে কোনও সমস্যা নিয়ে আলোচনার সমাধানগুলি সমাধান না করে ঘিরে ঘুরে বেড়ায়। কিন্তু, আপনি যদি বড় অভিক্ষেপ পর্দায় আপনার প্রতিবেদনগুলি ভাগ করেন তবে প্রত্যেকে একই সময়ে একই সমস্যাটি দেখছেন। একটি বাস্তব নথিটি দেখানো, টেবিল এবং গ্রাফগুলি যা দেখায় যে পরিস্থিতি কোথায় দাঁড়িয়েছে তা দেখায়, প্রত্যেকে একই উপাদানটিকে একসাথে বিশ্লেষণ করতে এবং একসঙ্গে সমাধান এনে দেয়।
ব্যবসা রিপোর্টের ধরন
একটি অসীম সংখ্যক ব্যবসায়িক প্রতিবেদন রয়েছে যা লেখা যেতে পারে, বিশেষত যেহেতু আপনি নিজের নিজস্ব কাস্টমাইজড প্রতিবেদনটি লিখতে এবং এটির শিরোনাম হিসাবে শিরোনামও লিখতে পারেন। সাধারণত, তবে, ব্যবসায়ের প্রতিবেদনগুলি চার ভাগে বিভক্ত: ব্যাখ্যামূলক, বিশ্লেষণাত্মক, অগ্রগতি এবং আইনী। অবশ্যই, তারা ওভারল্যাপ করতে পারেন এবং করতে পারেন। একটি অগ্রগতি প্রতিবেদন, উদাহরণস্বরূপ, ব্যাখ্যামূলক হতে পারে। কিন্তু এর প্রাথমিক উদ্দেশ্য একটি পরিস্থিতির উপর একটি আপডেট দিতে হয়।
ব্যাখ্যামূলক রিপোর্ট। কিছু ব্যবসায়িক প্রতিবেদন একটি পরিস্থিতি বা বিষয় ব্যাখ্যা করার জন্য লেখা হয় যাতে সবাই এটি বুঝতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যে গবেষণা করেছেন তা ব্যাখ্যা করার জন্য আপনি একটি ব্যাখ্যামূলক প্রতিবেদন লিখতে পারেন। আপনি যদি শুধুমাত্র আপনার গবেষণার ফলাফলগুলি দেখিয়ে একটি টেবিল উপস্থাপন করেন তবে আপনি প্রাকৃতিকভাবে গবেষণা, আপনার পদ্ধতি, নমুনা মাপ এবং আরও অনেক কিছু নিয়ে প্রশ্নগুলির সাথে জড়িত হবেন। সুতরাং, ফলাফলের কেবলমাত্র একটি টেবিলের পরিবর্তে, আপনি গবেষণাটি এবং আপনি কীভাবে এটি নিয়ে যান তার কিছু সময়ের মধ্যে আপনাকে টেলিফোন বা মেলডেড সার্ভেগুলি ব্যবহার করা, সময়ের সাথে সাথে ডেটা ট্র্যাকিং করা বা আপনার পদ্ধতি যাই হোক না কেন এটি নিয়ে আলোচনা করা উচিত। পরবর্তীতে, আপনি আপনার গবেষণার ফলাফলগুলি একটি টেবিল, ডায়াগ্রাম বা অন্য পদ্ধতি ব্যবহার করে ব্যাখ্যা করে যা ফলাফলগুলি পরিষ্কার করে। তারপর আপনি কয়েক বাক্যের মধ্যে ফলাফল সারসংক্ষেপ।
বিশ্লেষণাত্মক রিপোর্ট । এই ধরনের রিপোর্ট বিশ্লেষণ প্রদান করে, সম্ভবত দুটি পরিস্থিতিতে বা সম্ভাবনার তুলনা করে। শুধু ব্যাখ্যা করার পরিবর্তে, একটি বিশ্লেষণাত্মক রিপোর্ট অন্তত পাঠকের জন্য ফলাফল বিশ্লেষণ কিছু। আপনি আপনার পয়েন্টগুলি প্রদর্শনের জন্য আপনার বিশ্লেষণাত্মক রিপোর্টে ভিজ্যুয়াল ব্যবহার করতে পারেন, যেমন ডায়াগ্রাম বা ডেটা টেবিল।
অগ্রগতি প্রতিবেদন. স্কুল রিপোর্ট কার্ডের মতো, অগ্রগতি প্রতিবেদনগুলি কীভাবে ঠিক হচ্ছে তা দেখায়। তারা গবেষণা বা বিশ্লেষণ পাহাড় উপর ভিত্তি করে হয় না; তারা একটি প্রয়োজন যারা একটি আপডেট করছি। বার্ষিক প্রতিবেদনগুলি, আয় বিবৃতির মতো আর্থিক বিবৃতি এবং সময়ে সময়ে একটি বিন্দুগুলির স্ন্যাপশটগুলির প্রতিবেদনগুলি হল অগ্রগতি প্রতিবেদন।
আইনি রিপোর্ট। কোম্পানির আইন দ্বারা কম্পাইল এবং পোস্ট, ফাইল বা অন্য সত্তা পাঠানোর জন্য প্রয়োজনীয় যে কোনও প্রতিবেদনটি আইনি প্রতিবেদনগুলির একটি প্রকার। আইনি রিপোর্টগুলি কখনও কখনও সম্ভাব্য মামলা বা অন্যান্য আইনি সমস্যা থেকে কোম্পানির সুরক্ষার জন্য সম্পন্ন হয়। যদি কোনও ট্যাক্সের উদ্দেশ্যে কম্পাইল করা হয় বা সিকিউরিটিজ এবং এক্সচেঞ্জ কমিশন, আদালত বা অন্য সরকারী সত্তা দ্বারা এটির প্রয়োজন হয় তবে এটি আইনি বিভাগের অন্তর্গত।
সাধারণ প্রতিবেদন লেখার জন্য উদাহরণ
পার্ডু ইউনিভার্সিটির অনলাইন রাইটিং ল্যাব (ওডব্লিউএল) অনুসারে, বেশিরভাগ ব্যবসায়িক প্রতিবেদনগুলিতে সর্বজনীন বিন্যাস নেই। আপনি লিখছেন রিপোর্টের জন্য আপনার কোম্পানির একটি পছন্দসই বিন্যাস আছে কিনা তা দেখতে চেক করুন। যদি না হয় তবে আপনি উপযুক্ত দেখতে কোনও ভাবে এটি রচনা করতে পারেন। যাইহোক, ওডাব্লিউএল এর পরামর্শ আছে যা আপনাকে নিশ্চিত করতে সহায়তা করতে পারে যে আপনি সমস্ত ঘাঁটি আচ্ছাদিত করছেন এবং আপনি যা করতে পারেন তার সেরা প্রতিবেদন লিখছেন।
- সংক্ষিপ্ত রাখুন।
- আপনার শ্রোতা জানুন এবং তাদের লিখুন।
- শিরোনাম ব্যবহার করুন এবং গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্ট হাইলাইট।
- আপনার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ফলাফল, আর্গুমেন্ট বা পয়েন্ট প্রথম রাখুন।
- আপনার সিদ্ধান্তগুলি অন্তর্ভুক্ত করা বা পাঠকদের কাছে তা ছেড়ে দেওয়ার সিদ্ধান্ত নিন।
আপনার রিপোর্টের বিষয়বস্তু তার উদ্দেশ্য ও শ্রোতার উপর নির্ভর করে পরিবর্তিত হবে। একটি অভ্যন্তরীণ প্রতিবেদনের জন্য, শ্রোতা ইতিমধ্যে কোম্পানির সম্পর্কে জানেন, তাই আপনাকে সেগুলি সম্পর্কে তাদের পূরণ করতে হবে না। একটি পাবলিক রিপোর্ট, তবে, একাধিক শ্রোতাদের সঙ্গে, কোম্পানির সম্পর্কে কিছু পটভূমি তথ্য থেকে উপকৃত হবে।
শিরোনাম / শিরোনাম পৃষ্ঠা। প্রতিটি প্রতিবেদনের এটি প্রকাশ করবে কি ব্যাখ্যা করে একটি স্পষ্ট শিরোনাম প্রয়োজন। এটি চতুর হতে জায়গা নয়; স্বচ্ছতা মূল। একটি সংক্ষিপ্ত বা অনানুষ্ঠানিক প্রতিবেদনের জন্য, পৃষ্ঠার শীর্ষে একটি সহজ শিরোনাম, তারিখগুলি অনুসরণ করে, প্রযোজ্য হলে তা করবে। উদাহরণ স্বরূপ:
আয় এবং ব্যয়ের সারাংশ, প্রথম কোয়ার্টার 2018
আনুষ্ঠানিক প্রতিবেদনগুলির শিরোনাম পৃষ্ঠার প্রয়োজন যা শিরোনাম, তারিখ এবং লেখক অন্তর্ভুক্ত করে, উদাহরণস্বরূপ:
আয় এবং ব্যয় সংক্ষিপ্তসার
প্রথম কোয়ার্টার 2018
প্রস্তুতকারক
(তোমার নাম)
যদি কোনও নির্দিষ্ট ব্যক্তি বা গোষ্ঠীর জন্য প্রতিবেদনটি প্রস্তুত করা হয়, তবে আপনার নামের পরে এটি যোগ করুন, উদাহরণস্বরূপ:
জন্য
XYZ কোম্পানি, ইনকর্পোরেটেড।
ভূমিকা। আপনি যদি এটি মনে করেন তবে একটি ছোট ইতিহাস বা কোম্পানির সম্পর্কে বিশিষ্ট ব্যাকগ্রাউন্ড তথ্য দিয়ে শুরু করুন। তারপরে এই প্রতিবেদনটি কেন প্রস্তুত করা হয়েছিল তা সংক্ষেপে ব্যাখ্যা করুন। রিপোর্ট গবেষণা ফলাফল উপস্থাপন করা হয়, সংক্ষিপ্ত গবেষণা পদ্ধতি ব্যাখ্যা। একটি সংক্ষিপ্ত রিপোর্টের জন্য, এই কয়েক বাক্য হতে হবে। একটি আনুষ্ঠানিক রিপোর্ট একটি সম্পূর্ণ পাতা অন্তর্ভুক্ত হতে পারে। কিছু আনুষ্ঠানিক প্রতিবেদনগুলি একটি এক্সিকিউটিভ সারাংশের সাথে শুরু হয় যা প্রতিবেদনের একটি সংক্ষিপ্ত বিবরণ বা সারসংক্ষেপ দেয় যাতে এটি যদি কেউ পড়ে তবে সেগুলি এখনও প্রতিবেদনটি বুঝতে পারবে।
সুচিপত্র. একটি দীর্ঘ রিপোর্ট, পাতা সংখ্যা সঙ্গে বিভাগ এবং চাক্ষুষ তালিকা।
রিপোর্ট শরীরের। এখানে আপনি আপনার তথ্য, crux বা আপনার রিপোর্টের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য রাখুন। শুধুমাত্র পাঠ্যের পরিবর্তে চার্ট, চিত্র, টেবিল বা গ্রাফের মতো ভিজ্যুয়াল অন্তর্ভুক্ত করুন। ভিজ্যুয়ালগুলি আপনাকে তাদের কী জানতে চায় তা প্রদর্শন করে এবং তারা ইন্টারেক্টিভ, যা আপনার পাঠকদের মনোযোগ রাখে। টেবিল, গ্রাফ এবং অন্যান্য চাক্ষুষ উল্লেখযোগ্য নথিগুলি আপনি যা রিপোর্ট করছেন তার "প্রমাণ"। সর্বদা প্রথমে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য দিয়ে শুরু করুন।
ফলাফল। এই বিভাগটি ঐচ্ছিক এবং আপনার পাঠকদের উপর নির্ভর করে।আপনি তাদের কীভাবে ফলাফল ব্যাখ্যা করতে চান, বা রিপোর্টটি নিজের জন্য বলবেন? ****
উপসংহার। আনুষ্ঠানিক রিপোর্টগুলির ফলাফলগুলির সংক্ষিপ্তসার প্রয়োজন, তারা প্রত্যাশিত ছিল কিনা বা আশ্চর্যের মতো এসেছিল এবং ভবিষ্যতে সিদ্ধান্তগুলি কীভাবে প্রভাবিত করবে সেগুলির প্রয়োজন।
ব্যতিক্রম। বার্ষিক এবং ত্রৈমাসিক প্রতিবেদন আরো সৃজনশীল হতে পারে যে উদাহরণ। বিশেষত, যদি ব্যবসায় সাধারণ জনগণের কাছে পৌছায়, যেমন হাসপাতালের বার্ষিক বা ত্রৈমাসিক প্রতিবেদন, আপডেটগুলি জীবনের সুরক্ষিত কাহিনী বা কর্মচারীদের অত্যাধুনিক কৌশলগুলি সম্পাদনের মাধ্যমে সর্বাধিক বলা যেতে পারে। ব্যবসায়ীরা তাদের অগ্রগতিটি এই পদ্ধতিতেও যুক্ত করতে পারে, খুব কম গবেষণা বা নতুন, উদ্ভাবনী পণ্য আবিষ্কারের কর্মচারীদের সাক্ষাত্কারে।
শেষ পর্যন্ত, আপনি আপনার প্রতিবেদনটি কীভাবে লিখেছেন তা আপনার উপরে। শুধু এটি সংক্ষিপ্ত রাখুন, আপনার শ্রোতাকে আপনার মনের মধ্যে রাখুন এবং আপনার বার্তাটি স্পষ্টভাবে প্রকাশ করে এমন তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন। ঘাম নেই. আপনি কোন সময় আপনার বস এর ডেস্ক এটি পাবেন।
