ট্রান্সমিটাল অক্ষর, এছাড়াও কভার অক্ষর বলা হয়, ফ্যাক্সড দস্তাবেজ বা ইমেলের সাথে সংযুক্ত ফাইলগুলির বিষয়বস্তু বর্ণনা করার জন্য ফ্যাক্স এবং ইমেল সহ। Transmittal অক্ষর এছাড়াও একটি শেয়ার্ড ফ্যাক্স বা ইমেইল ঠিকানা পাঠানো হয়, যদি সঠিক ব্যক্তির দস্তাবেজ দেওয়া হয় তা নিশ্চিত করা। এই চিঠি সাধারণত সংক্ষিপ্ত এবং শুধুমাত্র প্রয়োজনীয় তথ্য বহন করে। কারণ ট্রান্সমিটাল অক্ষরগুলি ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের একটি ফর্ম, আপনাকে সঠিকভাবে লিখতে নির্দিষ্ট মান অনুসরণ করতে হবে।
নথির উপরের অংশে আপনার নাম বা কোম্পানির নাম, ঠিকানা, ফোন নম্বর এবং অন্যান্য যোগাযোগের তথ্য টাইপ করুন, এটি পৃষ্ঠাটির ডান দিকে সনাক্ত করুন। পরিবর্তে, আপনি পরিবর্তে কোম্পানী লাইটহেড উপর চিঠি লিখতে পারেন।
একটি লাইনটি এড়িয়ে যান এবং পৃষ্ঠার ডান দিকে আপনার তথ্য অনুসারে তারিখটি তালিকাভুক্ত করুন।
প্রাপকের নাম, ঠিকানা এবং, প্রযোজ্য হলে, অ্যাকাউন্টের নম্বর বা অন্যান্য সনাক্তকারী তথ্য, পৃষ্ঠার বাম দিকে, তারিখ থেকে দুইটি লাইন নিচে টাইপ করুন।
বিশেষ করে সেই ব্যক্তিকে চিঠি লিখুন যিনি এটি পাবেন। যদি আপনি ব্যক্তির নামটি জানেন না, "প্রিয় স্যার বা ম্যাডাম" লেখা যথেষ্ট হবে।
প্রথম বাক্য চিঠি লেখার জন্য আপনার কারণ তালিকা। রাজ্য যদি আপনি একটি পণ্য বা পরিষেবা সম্পর্কে একটি সারসংকলন, ব্যবসা প্রস্তাব, রিপোর্ট বা তথ্য পাঠাচ্ছেন।
আপনি দ্বিতীয় অনুচ্ছেদে পাঠানো নথির ব্যাকগ্রাউন্ড তথ্য দিন। এই তারিখগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে পারে যার মাধ্যমে পাঠকটি অবশ্যই নথিতে থাকা তথ্যের উপর কাজ করতে পারে অথবা যদি দস্তাবেজটিতে একাধিক পৃষ্ঠা থাকে তবে অন্তর্ভুক্ত পৃষ্ঠাগুলির সংক্ষিপ্ত ব্যাখ্যা। আপনি নথির বিষয়ে তার সাথে যে কোনো কথোপকথন বা চিঠিপত্রের পাঠককে স্মরণ করতে পারেন।
শেষ অনুচ্ছেদে তার সময়ের জন্য পাঠককে ধন্যবাদ এবং যদি তার কোন প্রশ্ন থাকে তবে তাকে আপনার সাথে যোগাযোগ করতে বলুন।
পৃষ্ঠার নীচে আপনার নাম, শিরোনাম এবং যোগাযোগের তথ্য, যেমন আপনার ইমেল ঠিকানা বা ফোন নম্বর টাইপ করুন। আপনার নাম উপরে আপনার স্বাক্ষর হস্তাক্ষর।
