শিল্পের নির্বিশেষে প্রতিটি কোম্পানির প্রশাসনিক দক্ষতা রয়েছে যা কোম্পানির দক্ষতার সাথে চালানোর জন্য পরিচালিত করতে হবে। এই দায়িত্বগুলি প্রায়ই সম্পাদক, অভ্যর্থনাকারী, প্রশাসনিক সহকারী, নির্বাহী সহকারী বা অফিস ম্যানেজার দ্বারা সম্পাদিত হয়। ছোট কোম্পানিগুলিতে, যেখানে এই ধরনের ভূমিকা বিদ্যমান নাও হতে পারে, প্রশাসনিক কর্তব্যগুলি সম্পন্ন হওয়ার জন্য কর্মচারীদের একসাথে কাজ করতে হবে।
তথ্য সংরক্ষণ
যথাযথভাবে যথাযথ স্থানে গুরুত্বপূর্ণ দস্তাবেজগুলি দাখিল করা একটি প্রশাসনিক দায়িত্ব যা ফাইল ক্যাবিনেটগুলিতে ফাইলগুলি বা অনলাইন নথি-পরিচালন প্রোগ্রামগুলিতে নথি স্থাপন করে। সঠিক ফাইলিং সিস্টেম কর্মচারীদের আর্থিক রেকর্ড, ক্লায়েন্ট রেকর্ড এবং গবেষণা অ্যাক্সেস আছে তা নিশ্চিত।
তথ্য খুঁজা
ক্লায়েন্ট, ম্যানেজার এবং সহকর্মীদের জন্য অনলাইনে অনুসন্ধান, অফিস ফাইলিং সিস্টেমে বা বইগুলিতে একটি প্রয়োজনীয় প্রশাসনিক কর্তব্য যা ব্যবসার শুরু এবং প্রকল্পগুলি শেষ করতে প্রয়োজনীয় তথ্য সরবরাহ করতে সহায়তা করে। এই তথ্যটি প্রায়ই সংকলিত, সংক্ষেপিত, প্রয়োজনীয় ব্যক্তিদের কাছে বিতরণ করা হয় এবং একটি প্রতিবেদন বা স্প্রেডশীটে উপস্থাপিত হয়।
ফোন উত্তর
আপনি একটি বিজ্ঞাপন সংস্থা বা একটি লন্ড্রোমাট মালিক কিনা, পণ্য এবং পরিষেবা, অপারেশন ঘন্টা, তথ্য জন্য অনুরোধ বা মূল্য সম্পর্কে প্রশ্ন সঙ্গে গ্রাহকদের প্রশ্ন করতে হবে। এই কলগুলির উত্তর দেওয়া এবং গ্রাহকদের চাহিদাগুলি পালন করা একটি প্রশাসনিক দায়িত্ব যা কর্পোরেশনটির সাফল্য বা ব্যর্থতাকে প্রভাবিত করতে পারে। সম্ভাব্য গ্রাহকদের সঙ্গে অকার্যকর যোগাযোগ প্রতিষ্ঠানের একটি খারাপ ছাপ ছেড়ে দিতে পারেন। এই প্রশাসনিক দায়িত্ব সম্পাদনকারী ব্যক্তিটি গুরুত্বপূর্ণ, বিনীত এবং কোম্পানির সম্পর্কে জ্ঞানী।
অভিবাদন দর্শকদের
একজন ভিজিটর কোনও অফিসে প্রবেশ করলে একজন রিসেপশনিস্ট বা সেক্রেটারি সাধারণত "হ্যালো" বলার জন্য দরজার কাছে বসে আছেন, কাজের জায়গায় ভিজিটরকে স্বাগত জানায়, প্রশ্নগুলির সাথে সহায়তা করে এবং যথাযথ ব্যক্তি, অফিস বা বিভাগে তাকে নির্দেশ দেন। নির্ধারিত অ্যাপয়েন্টমেন্টের জন্য কোনও প্যাকেজ বা গ্রাহক আসছে এমন একটি বিতরণকারী ব্যক্তি কিনা, দর্শকদের শুভেচ্ছা জানাতে এটি একটি প্রয়োজনীয় প্রশাসনিক কর্তব্য।
সরঞ্জাম ও সরবরাহ কেনা
কাগজ, কলম এবং অন্যান্য অফিস সরবরাহ সঙ্গে স্টক সরবরাহ কক্ষ এবং ক্যাবিনেটের রাখা একটি প্রশাসনিক কর্তব্য। এই পদগুলিতে বরাদ্দকৃত কাজগুলি অন্যান্য কর্মচারীদের কাছ থেকে আদেশ, ট্র্যাকিং আদেশ, আগমনের সময় আইটেমগুলি ছড়িয়ে দেওয়ার এবং চালান পরিচালনা করে, সাধারণত অর্থ সংস্থার সাথে যুক্ত।
লিখিত যোগাযোগ তৈরি এবং পরিচালনা করুন
প্রতিবেদন, স্প্রেডশীট এবং ডাটাবেস তৈরির জন্য ইমেল এবং ব্যবসায়িক অক্ষর রচনা ছাড়াও প্রশাসনিক কর্তব্যগুলিও এই লিখিত যোগাযোগগুলির বিতরণ এবং পরিচালনা অন্তর্ভুক্ত করে। এই যোগাযোগ সহকর্মী কর্মচারী বা ক্লায়েন্টদের জন্য কিনা, পেশাগত, সংক্ষিপ্ত নথি তৈরি করার জন্য কার্যগুলি ওয়ার্ড প্রসেসিং এবং স্প্রেডশীট প্রোগ্রাম ব্যবহার করে সম্পন্ন হয়।
সভা প্রস্তুতি
কনফারেন্স রুম এবং মিটিং কক্ষ স্থাপন, ক্যাটারিং ব্যবস্থা তৈরি, অডিও ভিজুয়াল সরঞ্জাম অর্ডার এবং সেট আপ প্রশাসনিক দায়িত্ব বিভাগে পড়া। সংস্থাগুলি অফিস থেকে বা বাইরে কনফারেন্স বা ক্লায়েন্ট মিটিং আছে যখন এই মূল দায়িত্ব অপরিহার্য।
